Immer mehr Firmen stellen ihren Mitarbeitern für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte – aber auch für private Fahrten – ein Fahrrad oder ein E-Bike zusätzlich zum Gehalt zur Verfügung. (Foto: © Microgen/123RF.com)
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September 2022
Bei der Suche nach qualifiziertem Personal, um ihre Belegschaft an den Betrieb zu binden und als Benefit angesichts der steigenden Preise, können Handwerker mit steuerfreien Extras zum Gehalt punkten. Ein Überblick.
Betriebe müssen angesichts des Fachkräftemangels alles dafür tun, um sich im Ort, in der Region und je nach Branche auch überregional einen Ruf als attraktiver Arbeitgeber aufzubauen. Nicht nur, um neue Mitarbeiter und Auszubildende zu finden, sondern auch um ihre gut eingearbeitete Belegschaft nicht an die Industrie oder andere Wirtschaftsbereiche zu verlieren. Immer wichtiger dabei werden flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und eine moderne Arbeitsorganisation.
Aber auch das Finanzielle spielt eine wichtige Rolle. Befragt nach der Bewältigung des Fachkräftemangels im eigenen Betrieb sagten in einer Umfrage der Handwerkskammer für München und Oberbayern mehr als die Hälfte aller Betriebe, dass sie auf die eigene Ausbildung setzen, um die Herausforderung des Fachkräftemangels zu bestehen. Am zweithäufigsten wurden mit 45 Prozent "finanzielle Anreize" genannt.
Viele Firmen setzen im Rahmen ihrer Möglichkeiten auf steuerfreie Extras, die dem Arbeitnehmer höhere Nettozahlungen einbringen, ohne dass dann beim Arbeitgeber höhere Lohnnebenkosten anfallen. Auch wenn Geld und Geschenke längst nicht mehr so wie früher die Hauptrolle für die Bindung an ein Unternehmen spielen, spricht es sich doch rum, ob der Arbeitgeber ein E-Bike spendiert, ob er sich am Monatsticket für Bus und Bahn beteiligt, Gesundheitskurse anbietet oder bei notwendigen Überstunden Pizza für das Team bestellt.
Durch die Anhebung des Grundfreibetrags haben viele Arbeitnehmer 2022 insgesamt zwar wieder etwas mehr Netto vom Brutto. Allgemein fällt die Entlastung zudem deutlich geringer aus als in den Vorjahren, hat die Datev eG errechnet. Grund hierfür seien die stabilen Werte der Krankenkassen- und der Kinderfreibeträge. Für kinderlose Verheiratete sorgt die Anhebung des Kinderlosenzuschlags zur Pflegeversicherung in den unteren Einkommensklassen bis zu einem Monatsgehalt von 2.000 Euro sogar dazu, dass die Abzüge – wenn auch sehr in geringem Maß – steigen. ➨ Mehr dazu in diesem Beitrag: Mehr Netto vom Brutto, aber nicht für jeden
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Die Kosten für typische Arbeitskleidung, zum Beispiel Schutzkleidung im Handwerk, können Arbeitgeber sowohl komplett als auch zum Teil steuerfrei erstatten. Das Finanzamt verlangt allerdings, dass die Berufs- oder Arbeitskleidung im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geregelt ist, dass es gesetzlich vorgeschriebene Schutzkleidung ist und/oder es sich um berufstypische Kleidung handelt, wie es beispielsweise bei Schornsteinfegern, Köchen, Konditoren, Fleischern oder Ärzten der Fall ist.
Die Regeln sind recht streng. Strittig ist seit Jahren die Frage, ob der schwarze Anzug von Bestattern auch als typische Arbeitskleidung gilt. Die Finanzgerichte lehnen das bislang ab, weil die Anzüge auch privat getragen werden könnten. Beim Bundesfinanzhof ist dazu ein Verfahren anhängig.
Bei der Betrieblichen Altersvorsorge gab es zum Jahreswechsel eine entscheidende Änderung. Arbeitnehmer, die über eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einer Entgeltumwandlung verfügen, haben jetzt ein gesetzliches Anrecht auf einen Zuschuss vom Arbeitgeber – unabhängig davon, wann er den Vertrag abgeschlossen hat.
Bislang galt der verpflichtende Arbeitgeberzuschuss nur für Neuverträge, seit 1. Januar 2022 müssen auch Bestandsverträge unterstützt werden. Arbeitgeber müssen nun einen Zuschuss von 15 Prozent zu jeder bAV zuzahlen, wenn diese in Form einer Entgeltumwandlung über eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds erfolgt. Die Handwerkskammern stehen ihren Mitgliedern bei Fragen zu diesem Thema zur Seite.
Zusatzleistung!Nur echte Zusatzleistungen des Arbeitgebers sind steuerlich begünstigt. Gehaltsextras gelten nur dann als "zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn" erbracht, wenn die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird, wenn Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird, die Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und der dieser nicht erhöht wird, wenn die Leistung wegfällt (BMF-Schreiben vom 5. Februar 2020).
Bei Betriebsfeiern darf der Arbeitgeber pro Mitarbeiter und Feier 110 Euro springen lassen. In dem Freibetrag können auch Kosten für eine Übernachtung enthalten sein. Wichtig ist, dass die Feier allen Mitarbeitern offensteht. Möglich sind zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr, also beispielsweise eine Weihnachtsfeier und ein Sommerfest. Es muss nur das in den 110-Euro-Freibetrag eingerechnet werden, was die Teilnehmer konsumieren können. Also Essen, Getränke und zum Beispiel Auftritte eines Musikers.
Die Raummiete oder eventuell das Gehalt eines Eventplaners müssen nicht eingerechnet werden. Wenn auch Ehepartner oder Kinder zu der Feier eingeladen sind, dann werden die Kosten, die durch ihre Angehörigen entstehen, dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet.
Chefs können ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellen. Dafür fallen selbstverständlich Steuern an (geldwerter Vorteil). Weil das Thema sehr komplex ist, hier nur ein kurzer Hinweis: Zwei Methoden gibt es, eine pauschale Versteuerung nach der 1-Prozent-Methode (beziehungsweise 0,5 oder 0,25 Prozent für E-Fahrzeuge) oder nach tatsächlicher Nutzung per Fahrtenbuch. Mehr dazu lesen Sie in unserer Rubrik Mobilität
Ein steuerfreies Taschengeld für den Urlaub können Arbeitgeber jedes Jahr über die sogenannte Erholungsbeihilfe spendieren. Bis zu 156 Euro im Jahr kann ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter (freiwillig) als Erholungsbeihilfe zahlen.
Zusätzlich kommen 104 Euro für den Ehepartner oder Lebenspartner hinzu, außerdem 52 Euro pro Kind. Für einen verheirateten Mitarbeiter mit zwei Kindern sind das 364 Euro im Jahr – steuerfrei! Der Arbeitgeber zahlt pauschal 25 Prozent Steuern. Für die Erholungsbeihilfe entfallen sämtliche Sozialabgaben.
Immer mehr Firmen stellen ihren Mitarbeitern für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte – aber auch für private Fahrten – ein Fahrrad oder ein E-Bike zusätzlich zum Gehalt zur Verfügung. Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung muss bis 2030 nicht versteuert werden.
Bei der Steuererklärung erfolgt auch keine Anrechnung auf die Entfernungspauschale – im Gegensatz zum steuerfreien Jobticket. Die Steuerbefreiung gilt allerdings nicht bei dem per Gehaltsumwandlung finanzierten E-Bike-Leasing. Ausgenommen sind auch Elektrofahrräder, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug eingeordnet werden (schneller als 25 km/h). Für die Bewertung des geldwerten Vorteils müssen hier die Regelungen der Dienstwagenbesteuerung angewendet werden.
Was gilt bei angestellten Ehepartnern? Auch angestellte Ehepartner oder Kinder über 15 dürfen steuerfreie Gehaltsextras, beispielsweise den steuerfreien Sachbezug von 50 Euro oder ein Smartphone, erhalten. Wichtig ist wie immer bei Ehegattenarbeitsverträgen der Fremdvergleich. "Kein Chef und keine Chefin würde einem 450-Euro-Jobber ein Fahrzeug zur 100-prozentigen privaten Nutzung überlassen. Daher wird das Finanzamt sich querstellen, wenn ein Ehepaar das privat genutzte Auto als Dienstauto für den geringfügig angestellten Ehegatten auf der Steuererklärung angeben will", betont der Lohnsteuerhilfeverein VLH.
Die Kosten für eine Fort- und Weiterbildung können dann steuerfrei übernommen werden, wenn die Maßnahme ganz eindeutig im Interesse des Arbeitgebers liegt. Ein Spanischkurs als Belohnung ist da nicht drin. Es sei denn, der Mitarbeiter hat für die Firma einen längeren Montageaufenthalt auf Mallorca in Aussicht. Der Arbeitgeber muss Rechnungsempfänger sein oder die Kostenübernahme vor der Fortbildung schriftlich zusichern.
Ein Führerschein ist in den allermeisten Fällen Privatsache. Deshalb können die Kosten dafür auch nicht steuerfrei ersetzt werden. Benötigt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem Handwerksbetrieb allerdings einen Führerschein der Klasse C1/C1E für Fahrzeuge von 3,5 bis 7,5 Tonnen, dann können Arbeitgeber die Rechnung für die Fahrerlaubnis steuerfrei erstatten. Das geht aber nur für die Kosten oder Mehrkosten für die Klasse C.
Die tägliche Arbeit auf der Baustelle, in der Werkstatt oder am Computer belastet jeden Körper. Stress, Termindruck oder einseitige Arbeitshaltungen beanspruchen. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern durch Gesundheitsförderung und Prävention etwas Gutes tun.
Betriebliche Maßnahmen zur Gesundheitsförderung und zur Vermeidung berufsspezifischer Erkrankungen, von Rückenschule bis Ernährungsberatung, sind steuerlich befreit – und zwar bis zur Höhe von 600 Euro jährlich.
Es muss sich allerdings um bestimmte und zertifizierte Maßnahmen handeln. Dazu zählen Kurse zur Entspannung und Stressbewältigung, Rückenkurse, Ernährungsberatung oder Raucherentwöhnung und Fortbildungen im Bereich Gesundheit und Arbeitsgestaltung.
Kursangebote Auf der Internetseite des GKV-Spitzenverbandes und den Internetseiten der Krankenkassen können Arbeitgeber zertifizierte Kursangebote finden. Auch das Bundesgesundheitsministerium informiert zum Thema Prävention.
Betriebe mit Interesse an betrieblicher Gesundheitsförderung können sich an eine Krankenkasse wenden – idealerweise an eine Krankenkasse, bei der ein Teil der Belegschaft versichert ist. Die Krankenkassen haben auf ihren Internetseiten auch Listen oder Links zu zertifizierten Angeboten oder bieten selbst ein betriebliches Gesundheitsmanagement an.
Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern alternativ auch einen Fitnessraum im Betrieb einrichten (steuer- und beitragsfrei) oder unter strengen Voraussetzungen die Mitgliedschaft im Fitnessstudio ermöglichen. Letzteres ist allerdings deutlich komplizierter und wird von Steuerexperten selten empfohlen.
Zuschüsse des Arbeitgebers für die Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) zwischen Wohnung und Arbeit (erste Tätigkeitsstätte) sind steuerfrei. Das verbilligte oder kostenlose Jobticket, also die Monats- oder Jahresfahrkarte, muss zudem bei der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze nicht berücksichtigt werden.
Zuschüsse für das Pendeln mit Bus und Bahn sind aber nur dann steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. Bei einer Entgeltumwandlung greift die Steuerbefreiung nicht. Nicht steuerfrei sind Arbeitgeberbegünstigungen von Taxifahrten oder Flügen.
Unternimmt der Arbeitnehmer aber private Fahrten mit dem Jobticket, bleibt dieses trotzdem steuerfrei.
Die Regelung gilt auch für Minijobber. Mit dem Jobticket können Arbeitgeber also ihren 450-Euro-Kräften einen Zuschuss – ein steuerfreies Gehaltsextra – gewähren, der den Minijob nicht "gefährdet".
Achtung: Der Wert des steuerfreien Jobtickets mindert die Entfernungspauschale.
Zur Hochzeit, zum Geburtstag, zum Firmenjubiläum oder der Geburt eines Kindes (also zu einem besonderen persönlichen Anlass) kann der Arbeitgeber ein großzügiges Geschenk machen.
Die Vorgabe des Finanzamts ist, dass kein Bargeld geschenkt wird und dass die 60-Euro-Grenze nicht überschritten wird, weil sonst die gesamte Leistung steuerpflichtig wird. Versandkosten zählen mit zum Wert des steuerlichen Vorteils. Soll das Geschenk einmal größer ausfallen, dann gibt es die Möglichkeit, dass der Chef die pauschale Lohnsteuer für den Mitarbeiter übernimmt. Das kann man mit dem Steuerberater klären.
Wenn ein Mitarbeiter kurz nach der Hochzeit ein Kind bekommt, darf man ihm zweimal im Jahr ein solches Geschenk machen. "Da es sich um völlig getrennte Ereignisse handelt, entsteht hier kein geldwerter Vorteil für den Mitarbeiter und dieser kann die Freude an den Geschenken voll auskosten", sagt Personalexpertin Birgit Ennemoser, Autorin des Datev-Ratgebers "Gehaltsextras". Weihnachten oder Ostern gelten übrigens nicht als persönlicher Anlass, da diese Feiertage für alle gelten.
Manche Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern an, einen Werbeaufkleber vom Betrieb auf ihr Privatfahrzeug zu machen, und zahlen dafür bis zu 21 Euro im Monat beziehungsweise 255,99 Euro im Jahr. Das ist der Maximalbetrag, den das Einkommensteuerrecht erlaubt. Dabei muss man sich aber an strenge Vorgaben halten, sonst unterliegt die Zahlung der Lohnsteuer. So hat auch das Finanzgericht Münster entschieden (Az. 1 K 3320/18 L).
Etliche Firmen zahlten ihren Mitarbeitern in der Vergangenheit den Maximalbetrag allein dafür, dass sie mit der Kennzeichenhalterung Werbung machten. Das reicht dem Fiskus nicht aus. Wer eine solche Regelung mit seinen Mitarbeitern plant, sollte sich vorab an seinen Steuerberater wenden, denn die Anforderungen sind streng.
Der Unternehmer hat freie Hand, wenn er seinem Team einen Arbeitgeberzuschuss für die Betreuung der nicht schulpflichtigen Kinder gewähren will. Er kann so viel erstatten, wie er möchte – Sozialabgaben und Steuern fallen auf die Leistung prinzipiell nicht an. Wichtig ist hier, dass der Nachwuchs nicht zu Hause betreut wird, sondern in einer Kita, im Hort oder bei der Tagesmutter.
Dem Arbeitgeber muss jedes Jahr die Originalrechnung vorgelegt werden. Dieser muss die Rechnung zum Lohnkonto nehmen. So soll verhindert werden, dass die Kosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung doppelt geltend gemacht werden.
Das Aufladen von Elektrofahrzeugen im Betrieb des Arbeitgebers ist lohnsteuerfrei. Das gilt auch, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Ladevorrichtung etwa an dessen Wohnort zur Nutzung überlässt.
Spendiert der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Mahlzeiten oder stellt er zum Beispiel in einer Kantine ein Essen verbilligt zur Verfügung, zählt das zum Arbeitsentgelt. Bei der Lohnabrechnung werden solche Mahlzeiten aber mit Sachbezugswerten berücksichtigt.
Die Werte werden jedes Jahr an die Verbraucherpreise angepasst. Der Wert für ein Mittag- oder Abendessen liegt 2022 bei 3,57 Euro (oder jeweils 107 Euro im Monat). Für ein Frühstück liegt der Wert bei 1,87 Euro (monatlich 56 Euro). Insgesamt beträgt der Monatswert für Verpflegung 270 Euro.
Um ein großes Bauvorhaben zu planen, müssen die Mitarbeiter länger arbeiten; bei einer ganztägigen Schulung ist keine Zeit für eine große Mittagspause. Zu solchen Anlässen darf der Arbeitgeber seinem Team ein Essen spendieren und zum Beispiel Pizza für alle bestellen. Die Kosten pro Mitarbeiter dürfen 60 Euro nicht übersteigen, dann sind die Mahlzeiten steuer- und sozialversicherungsfrei.
Der Sachbezugswert für Miete beziehungsweise Unterkunft beträgt in diesem Jahr 241 Euro im Monat.
Bei einer schweren Krankheit, einem Unfall, einem Brand oder einer Kur, darf der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter mit 600 Euro steuerfrei zur Seite stehen. Gibt es im Betrieb mehr als fünf Mitarbeiter gibt es ein paar formale Anforderungen an die Notstandsbeihilfe, die der Steuerberater kennt.
Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern kostenfrei Wasser, Kaffee und Kekse zum Verzehr im Betrieb zur Verfügung stellen. Das ist in unbegrenzter Höhe steuerfrei. Selbst ein Korb voller trockener Brötchen, Croissants oder Laugengebäck sollte das Finanzamt durchgehen lassen.
Obstkörbe zum Beispiel, die der Chef zum Verzehr am Arbeitsplatz bereitstellt, gelten als Aufwendungen "für Leistungen zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung" und sind pro Kalenderjahr bis zu 600 Euro je Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei (Paragraf 3 Nummer 34 EStG.).
Aber: Belegte Brötchen wertet der Fiskus als Sachbezug.
Die Chefin beziehungsweise der Chef kann den Mittagstisch in einer Gaststätte oder sogar im Supermarkt mitfinanzieren.
Restaurant-Schecks bis zur Höhe von 6,67 Euro (2022) bleiben für den Mitarbeiter abgabenfrei, wenn der Arbeitgeber 3,10 Euro pauschal mit 25 Prozent versteuert oder der Mitarbeiter diesen Betrag selbst zahlt.
Wichtig ist, dass der Scheck nur für Essen oder für Lebensmittel eingesetzt wird, die sofort in der Pause verzehrt werden können. Der Fiskus setzt bei solchen Bons voraus, dass pro Tag nur ein Gutschein eingesetzt wird. Wenn im Monat maximal 15 Essen mitbezahlt werden, erspart sich der Unternehmer das Einlösen der Marken überwachen zu müssen. Ein Restaurantbesuch am Wochenende ist ausgeschlossen.
Die steuerfreie Sachbezugsgrenze ist zum Jahreswechsel von 44 Euro monatlich auf 50 Euro gestiegen. Alle Beschäftigten, auch Auszubildende oder Minijobber, können diesen Betrag steuerfrei on top bekommen. Allerdings haben sich gleichzeitig zum neuen Jahr die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Gutschein- oder Prepaidkarten deutlich verschärft. Als Sachbezug gelten Gutscheine und Geldkarten, mit denen sich nur Waren oder Dienstleistungen kaufen lassen. Außerdem müssen sie bestimmte Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen, damit sie nicht als Barlohn gelten.
Je mehr ein Gutschein jetzt dem Zahlungsmittel Geld ähnelt, desto wahrscheinlicher ist er steuer- und sozialversicherungspflichtig. "Gutscheine und Geldkarten bleiben nur noch dann lohnsteuerfrei, wenn sie in bestimmten Geschäften, Ladenketten, Shoppingcentern oder bei Akzeptanzstellen mit einer festgelegten Produktpalette eingesetzt werden können", erklärt der Bund der Steuerzahler. Auch infrage kommen Gutscheine für Bücher, Zeitungen und Hörbücher. Gutscheine und Geldkarten, die überall einsetzbar sind, sogenannte Open-Loop-Karten oder Karten, die ohne Einschränkung bei einem Onlinehändler eingelöst werden können, gelten jetzt nicht mehr als steuerfreies Lohnextra.
Immerhin: "Die von Arbeitgebern getragenen Gebühren fürs Bereitstellen (wie Set-up-Gebühr) und Aufladen von Gutscheinen und Geldkarten sind jetzt kein geldwerter Vorteil mehr", berichtet Steuerberaterin Claudia Lobmeier von der Kanzlei Ecovis. Der Vorteil für Mitarbeiter bei Gutscheinen ist, dass sie den erhaltenen Betrag nicht im gleichen Monat ausgeben müssen. Sie können das Geld also für eine größere Anschaffung sammeln.
Wichtig ist wie bei den meisten steuerfreien Extras, dass der Sachbezug zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt wird. Der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin darf den Gutschein also nicht im Gegenzug zu einem Gehaltsverzicht oder als Gehaltsumwandlung erhalten.
Außerdem werden alle Sachbezüge in einem Monat zusammengerechnet und nicht ausgeschöpfte Beträge dürfen nicht auf andere Monate übertragen werden.
Mitarbeiter können das betriebliche iPad, den Laptop oder den Computer und Drucker sowie das Smartphone zu Hause nutzen. Alles bleibt steuer- und sozialabgabenfrei, selbst wenn der Meister, Geselle oder Azubi die Technik nur privat gebraucht.
Die Geräte müssen allerdings entweder im Eigentum des Betriebes bleiben oder vom Betrieb beispielsweise geleast sein. Der Mitarbeiter darf sie jedenfalls nicht geschenkt bekommen. Das wäre wieder lohnsteuerpflichtig, pauschal mit 25 Prozent.
Viele Arbeitgeber beteiligen sich an den Umzugskosten, wenn der neue Mitarbeiter den Wohnort wechseln muss. Der Arbeitgeber hat mehrere Möglichkeiten, den Bewerber zu unterstützten. Er kann zum Beispiel die Umzugskosten steuerfrei übernehmen, maximal aber bis zur Höhe der Umzugskostenpauschale. Die liegt seit April 2021 bei 870 Euro und ab April 2022 bei 886 Euro. Der Arbeitgeber kann auch doppelte Mietzahlungen für einen gewissen Zeitraum steuerfrei erstatten oder eine Zwischenunterkunft finanzieren.
Das sogenannte Werkzeuggeld, das der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zahlt, um die Abnutzung ihrer eigenen Werkzeuge zu entschädigen, ist steuerfrei. Betroffen sind Handwerkzeuge, die zur leichteren Handhabung, Be- und Verarbeitung eines Gegenstandes dienen. Dem Arbeitnehmer können für die gestellten Werkzeuge pauschal bis zu einem Betrag von 410 Euro im Jahr lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei ohne Einzelnachweis erstattet werden.
Birgit Ennemoser
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