Früher mussten Betriebe neue Software meist kaufen. Heute wird als Alternative – oder manchmal sogar als einzige Option – das Abonnieren von "Software as a Service"-Lösungen (SaaS) angeboten. Doch was sind die Vor- und Nachteile?
Lange Zeit war es für Handwerksbetriebe selbstverständlich, neue Software zu kaufen und lokal auf eigenen Geräten zu installieren. Für Office-Pakete, Abrechnungs- und handwerksspezifische Software wurden dann meist mehrere Hundert oder sogar Tausend Euro fällig. Doch durch die Weiterentwicklung von Cloud-Lösungen haben viele Softwareanbieter die Verteilung und Abrechnung ihrer Produkte umgestellt: Mittlerweile dominieren SaaS-Lösungen den Markt, die sich zu überschaubaren monatlichen Preisen abonnieren lassen. Doch wie funktioniert "Software as a Service"? Und was sind die Vor- und Nachteile für Handwerksbetriebe?
Überall flexibel arbeiten
SaaS ist ein Modell, bei dem eine Software sowie alle Daten zentral gehostet und den Kunden über das Internet bereitgestellt werden. Anstatt die Software auf eigenen Computern oder Servern zu installieren, greifen Nutzer über einen Webbrowser oder per App darauf zu. Ein besonderer Vorteil von SaaS ist deshalb die Möglichkeit, die Software und eigene Daten standortunabhängig per Internet zu nutzen. Diese Flexibilität erleichtern die Koordination von Arbeitsabläufen und die Zusammenarbeit im Team. Darüber hinaus sorgt SaaS dafür, dass die Software immer auf dem neuesten Stand ist: Denn Updates werden vom Anbieter übernommen, sodass betriebseigene Mitarbeiter überall mit neuesten Funktionen und aktuellen Sicherheitsstandards arbeiten, ohne sich selbst darum kümmern zu müssen.
IT-Investitionen sparen
Ein weiterer Vorteil von SaaS ist die Kostenersparnis: Statt teure Lizenzen für eine Software zu erwerben, zahlen Handwerksbetriebe nur eine monatliche oder jährliche Abogebühr. Dies erlaubt eine bessere Kalkulation der Ausgaben und schont das Budget. Außerdem sparen sich Handwerker so den Kauf und die Einrichtung einer eigenen IT-Infrastruktur mit Servern, Datenbanken oder Netzwerken. Positiv ist auch die Zeitersparnis: Weil der SaaS-Anbieter sich um Aktualisierungen, Sicherheit und Wartung kümmert, haben Betriebe mehr Zeit fürs Kerngeschäft und brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten. Ein zusätzlicher Pluspunkt ist die Skalierbarkeit: Ganz nach Bedarf können Betriebe Funktionen oder Nutzer hinzufügen oder reduzieren. Diese Flexibilität ermöglicht es, die Software optimal an die individuellen Anforderungen des Betriebs anzupassen.
Handwerksunternehmen, die auf Software-as-a-Service setzen, sollten aber auch potenzielle Nachteile berücksichtigen: So entsteht eine Abhängigkeit vom Anbieter, weil eigene Daten nicht auf einer lokalen Festplatte lagern, sondern in fremden Rechenzentren. Dies kann bei technischen Störungen oder einer Insolvenz des Anbieters problematisch sein. Auch in punkto Sicherheit müssen Betriebe dem Anbieter komplett vertrauen. Darüber hinaus ist für den Zugriff auf betriebliche Daten und cloudbasierte Dienste immer ein funktionierender Internetanschluss notwendig. Bei Ausfällen von DSL oder Glasfaser ist es deshalb ratsam, dass ein alternativer Zugang per mobilem Internet bereitsteht – etwa in Form einer SIM-Karte mit ausreichend Datenvolumen in Verbindung mit einem 4G- oder 5G-Router (ab etwa 50 Euro).
Bei der Umstellung auf SaaS sollten Betriebe der eigenen Datensicherheit von Anfang an eine hohe Priorität einräumen. Empfehlenswert sind deshalb Anbieter, die strenge Sicherheitsstandards einhalten und alle Daten DSGVO-konform verarbeiten. Genauso wichtig ist ein zuverlässiger und gut erreichbarer Kundenservice, damit Probleme schnell gelöst werden können.
Fazit
Für Handwerksbetriebe, die eine hohe Flexibilität, wenig IT-Aufwand und geringe Anfangskosten wünschen, kann SaaS eine sinnvolle Option sein. Von diesen Vorteilen profitieren vor allem kleine und mittlere Betriebe. Größere Betriebe mit speziellen Anforderungen oder besonders hohen Sicherheitsbedürfnissen sollten hingegen auch den Kauf von Softwarelösungen in Betracht ziehen. In jedem Fall ist es dabei wichtig, die Kosten und den Nutzen beider Optionen abzuwägen und die Entscheidung auf die individuellen Bedürfnisse des Betriebs abzustimmen.
Die Vor- und Nachteile
Gekaufte Software
Vorteile:
Einmalkosten: Nach dem Kauf fallen keine regelmäßigen Zahlungen an. Die Software gehört dem Betrieb und kann uneingeschränkt genutzt werden.
Kontrolle: Betriebe haben die volle Kontrolle über Installation, Nutzung und Aktualisierung der Software. Es gibt keine Abhängigkeit von externen Anbietern.
Datensicherheit: Da die Software lokal installiert ist, liegen die Daten im eigenen Netzwerk und lassen sich individuell schützen.
Nachteile:
Kostenhöhe: Der Kauf von Software kann eine erhebliche Investition darstellen, insbesondere für kleinere Betriebe.
Updates: Betriebe sind selbst für die Wartung und regelmäßige Updates verantwortlich, was zusätzliche Ressourcen und technisches Know-how erfordern kann. - Zugriff: Lokale Software ist oft an einen bestimmten Rechner gebunden, was den Zugriff von unterwegs erschwert.
Software as a Service (SaaS)
Vorteile:
Budgetfreundlichkeit: Statt einer hohen Einmalzahlung fallen regelmäßige, planbare Kosten an. Dies schont das Budget und erleichtert die Finanzplanung.
Flexibilität: SaaS-Lösungen lassen sich leicht anpassen und skalieren, je nach den aktuellen Bedürfnissen des Betriebs. Neue Funktionen können jederzeit hinzugefügt oder reduziert werden. - Mobilität: SaaS kann über jedes internetfähige Gerät genutzt werden, was die Mobilität und Flexibilität im Arbeitsalltag erhöht.
Updates: Der Anbieter kümmert sich um Updates und Wartung, sodass Betriebe immer mit der neuesten Version und aktuellen Sicherheitsstandards arbeiten.
Nachteile:
Abokosten: Obwohl die Anfangsinvestitionen geringer sind, summieren sich die regelmäßigen Zahlungen über die Zeit und können langfristig höher ausfallen als der Kauf einer Softwarelizenz.
Abhängigkeit: Nutzer sind auf die Zuverlässigkeit und den Support des Anbieters angewiesen. Bei Problemen oder Ausfällen kann dies den Betrieb beeinträchtigen.
Datensicherheit: Alle Daten werden in der Cloud gespeichert. Deshalb sollten Betriebe einen Anbieter wählen, der strenge Sicherheitsvorkehrungen trifft und Daten DSGVO-konform verarbeitet.
Zugriff: Für die Nutzung von SaaS-Lösungen ist eine stabile Internetverbindung erforderlich.
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