Im Zuge ihrer Wachstumsstrategie hat die Nord-Ostsee Automobile GmbH & Co. KG ihre komplette Finanzbuchhaltung umgestellt und wappnet sich so für die Zukunft.
Es sind keineswegs nur junge Unternehmen, die beständig vor der Herausforderung stehen, ihre Systeme dem Geschäftsmodell anpassen zu müssen. Als ein über 100 Jahre altes Traditionsunternehmen tritt die Nord-Ostsee Automobile GmbH & Co. KG heute mit der Vision an, "der coolste AMG und Mercedes-Benz Partner" zu sein. Sehr erfolgreich, denn inzwischen zählt das Unternehmen mehr als 1000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 16 Centern.
Und während an allen Centern reihenweise schicke Fahrzeuge parken und für den Service Kolleginnen und Kollegen bereitstehen, gibt es an zwei Standorten ebensolche, die für die Finanzbuchführung zuständig sind. "Dass wir da nicht mit der Suche nach Rechnungsordnern anfangen können, wenn ein Kunde anruft und Fragen zu einem Beleg hat, ist klar", sagt Monika Frühling, Team-Leiterin Finanzmanagement der GmbH & Co. KG. Bedingt durch Größe und Komplexität des Unternehmens seien Papier-Dokumente mit der Hauspost früher schon mal eine Woche unterwegs gewesen: "Das ist natürlich nicht mehr zeitgemäß."
Ein Partner für alle Fibu-Fälle
Doch ein historisch gewachsenes Finanzbuchführungssystem mit einer Vielzahl von Vor- und Nachsystemen wechselt man nicht mal so eben. Den zwingenden Anlass es dennoch zu tun, lieferte im Jahr 2019 die Verschmelzung der Herbert Mühle GmbH auf Nord-Ostsee Automobile GmbH & Co. KG, wodurch auf einmal vier größere Standorte in der Metropolregion Hamburg zur Gruppe stießen.
"Wir benötigen eine Vielzahl von Systemen, da wir an die Vorgaben mehrerer Hersteller gebunden sind; deren Anbindung an die Finanzbuchführung war eine der großen Herausforderungen, die unser Partner, die DATEV eG, zu bewältigen hatte", erklärt Frühling. "Unsere eigene schwierigste Hausaufgabe war die Erarbeitung der Überleitungstabelle, da wir mit der Umstellung auch den Kontenrahmen gewechselt haben."
Den Sonderkontenrahmen SKR 93 für Daimler-Vertragspartner galt es auf den herstellerübergreifenden Kfz-Branchenkontenrahmen SKR 51 zu transferieren. Damit hielt auch eine gänzlich andere Systematik Einzug in die Buchhaltung des Autohauses. Die Zuordnung zu einzelnen Geschäftsbereichen erfolgt flexibel über Kostenstellen. So arbeiten sie nun mit einem schlanken übersichtlichen Kontenrahmen, der die Vorgaben heutiger bzw. auch möglicherweise zukünftig vertretener Kfz-Marken berücksichtigt.
"Heute lässt sich das gesamte Unternehmen in den ersten sechs Ziffern der 12-stelligen Kostenstellen-Systematik abbilden", sagt Frühling. Während die Stellen eins und zwei die Marken beschrieben, definierten Stelle drei und vier das jeweilige Center, fünf und sechs schließlich die Geschäftssparten Neu- oder Gebrauchtwagen, Werkstatt oder Teiledienst. Die Kostenstellen-Nutzung bietet so die notwendige Flexibilität, den Expansionskurs des Unternehmens zu unterstützen. Neue Marken oder Standorte lassen sich gegebenenfalls einfach und mit Bordmitteln hinzufügen.
Die Erzeugung von GuV oder Bilanz funktioniere heute auf Knopfdruck, so die Finanzchefin. Die DATEV-Lösung sei hier viel komfortabler als die Vorgängersoftware, die lediglich Summen- und Saldenlisten geliefert habe – "der Rest war Excel", erinnert sich Frühling.
Das dicke Plus – keine Buchung ohne digitalen Beleg
Dabei sei das noch nicht der Hauptvorteil: "Das Wichtigste für uns ist die vollständige unternehmensweite Integration, die dafür sorgt, dass wir jederzeit von jedem Standort aus auf jede Ausgangs- wie Eingangsrechnung zugreifen können", sagt Frühling, "egal, ob ein Kunde anruft, der eine Mahnung erhalten hat und Näheres zu den Rechnungspositionen besprechen will, oder das Controlling nachvollziehen möchte, weshalb in einem Bereich ungewöhnlich hohe oder niedrige Kosten aufgetaucht sind“. In beiden Fällen ermöglicht ein Blick auf die digitalen Belege eine sofortige Auskunft. Ein weiterer Vorteil des vollständig digitalisierten Prozesses sei die unkomplizierte Organisation von Vertretungslösungen oder Homeoffice in Corona-Zeiten.
Hierin unterscheidet sich das Autohaus im Übrigen nicht von Unternehmen anderer Branchen: Durchgängige kaufmännische Prozesse sind ab einer bestimmten Masse an Belegen unerlässlich. "Sie sind als Unternehmen dann einfach viel schneller handlungsfähig", so die Finanzexpertin der Nord-Ostsee Automobile GmbH & Co. KG.
Optimal aufgestellt mit durchgängig digitalen kaufmännischen Prozessen
Der Nutzen ist dabei umso größer, je weiter die Integration fortgeschritten ist. So werden von den rund 200.000 monatlichen Belegen der Nord-Ostsee Automobile heute 90 Prozent digital erzeugt und anschließend in DATEV verarbeitet, auch das Lohnsystem der DATEV ist angebunden.
Für alle Unternehmen, gleich welcher Branche, gilt überdies und ganz unabhängig von Spezifika: Sie können nur mithilfe durchgängiger kaufmännischer Prozesse der sich durchsetzenden Erwartung entsprechen, jederzeit zu ihren Rechnungen, Mahnungen, Bestellstati oder Angeboten auskunftsfähig zu sein. Diesen Anspruch formulieren Lieferanten, wie Kunden, Finanzpartner wie die öffentliche Hand gleichermaßen.
Um ihn zu erfüllen, bedarf es nicht nur einer professionellen Finanzbuchführungssoftware, sondern insbesondere auch der notwendigen Integration sämtlicher eingesetzter Programme. Passende und geprüfte Lösungen von DATEV-Softwarepartnern listet der IT-Dienstleister auf dem DATEV Marktplatz unter www.datev.de/marktplatz/ auf. Inzwischen gibt es fast 250 solcher Lösungen, beispielsweise von branchenspezifischen Anbietern oder zu speziellen Vor- oder Nachsystemen und Funktionen. Darüber hinaus sind in vielen weiteren IT-Programmen Schnittstellen zu DATEV-Lösungen eingebaut.
Alles richtig gemacht: Homeoffice-fähig rechtzeitig vor Corona
Last but not least wird ein professionelles Dokumentenmanagementsystem im Hintergrund benötigt, das sämtliche Daten und Dokumente archiviert und für die Be- und Verarbeitung in den jeweiligen Systemen zur Verfügung stellt. Nord-Ostsee Automobile GmbH & Co. KG setzt als Dokumenten-Management-System Enaio des Anbieters Optimal Systems mit DATEV Beleganzeige ein.
Dabei haben die IT-Unternehmen TA Triumph-Adler und DATEV gemeinsam im Rahmen der Systemeinführungen und als Teil der Digitalisierungsstrategie von Nord-Ostsee Automobile GmbH & Co. KG den durchgängig digitalen Workflow "Rechnungseingang mit Übergabe vollständig vorkontierter Belege nach DATEV" sowie die Aufrufmöglichkeit über „Digitalbeleg“ aus DATEV heraus umgesetzt. "Ein Feature, das uns gerade in einer Zeit, in der Vertretungsbedarf, spontanes Homeoffice und flexibles Arbeiten an der Tagesordnung sind, unschätzbare Dienste erwiesen hat", sagt Frühling, "Einsatz auf den Punkt sozusagen“.
Informationen zu branchenspezifischen DATEV-Lösungen für die Kfz-Branche gibt es hier.
Informationen zu DATEV-Lösungen für alle Handwerksunternehmen gibt es hier
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