Betriebsprüfung der DRV: Antworten auf die wichtigsten Fragen

Betriebsprüfung: Schon das Wort führt bei so manchem Firmenchef zu Schweißausbrüchen. Aber man kann sich gut vorbereiten und dann klappt´s auch mit dem Prüfer.

Betriebsprüfung oder Wurzelbehandlung beim Zahnarzt? So mancher Betriebsinhaber würde die Letztere vielleicht vorziehen. Rechtsanwalt Raik Pentzek, Fachanwalt für Sozialrecht beantwortet die häufigsten Fragen zu Sozialversicherungsprüfungen.

Warum prüft die Deutsche Rentenversicherung Unternehmen?

Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) prüft Unternehmen laut §28 p Sozialgesetzbuch IV. Daneben gibt es noch Regeln in der Beitragsverfahrensordnung. Diese Regeln sagen, wie die Prüfung beim Arbeitgeber ablaufen soll.

Wer führt die Prüfungen durch?

Meistens prüft die Deutsche Rentenversicherung des Bundes, manchmal die Rentenversicherungen der Länder. Entscheidend ist dabei die Arbeitgeber-Betriebsnummer der Agentur für Arbeit: Wenn die Prüfziffer auf 0 bis 4  endet, ist die DRV zuständig. Bei den Prüfziffern, die auf 5 bis 9 enden, sind die Rentenversicherungen der Länder dran. Bei Verdacht auf Schwarzarbeit wird das Hauptzollamt aktiv.

Wie oft wird geprüft?

Normalerweise prüft die Rentenversicherung alle vier Jahre jeden Betrieb (§28 p Absatz 1 Sozialgesetzbuch IV). Manchmal gibt es auch zusätzliche Prüfungen, zum Beispiel auf Antrag des Arbeitgebers oder wenn es einen Verdacht auf Straftaten gibt.

Wie erfahre ich von der Prüfung?

Die Rentenversicherung gibt dem Betrieb normalerweise mindestens 14 Tage vorher Bescheid. Oft kommt die Information aber noch früher. Nur bei Verdacht auf Schwarzarbeit oder illegale Beschäftigung kann die Prüfung ohne Ankündigung beginnen.

Kann ich mich auf frühere Prüfungen verlassen?

Nein, leider nicht. Auch wenn bei früheren Prüfungen alles in Ordnung war, heißt das nicht, dass es jetzt wieder so sein muss. Die Prüfer können sogar schon geprüfte Zeiträume nochmal prüfen, wenn die Zeit dafür nicht abgelaufen ist.  

Nach ständiger Rechtsprechung der Sozialgerichte begründen auch Betriebsprüfungen der DRV, die ohne Beanstandungen bleiben, keinen Vertrauensschutz (so das Bundessozialgericht, Az. B 12 R 25/18 R. Das Urteil verlangt aber auch, dass die Prüfer auch über eine beanstandungsfreie Prüfung einen verwaltungsrechtlichen Bescheid erlassen. Damit sollen Arbeitgeber bei nachfolgenden Prüfungen oder späteren Beanstandungen Rechtssicherheit und Vertrauensschutz erhalten). 

Vertrauensschutz gibt es ausnahmsweise auch dann, wenn der Bescheid der DRV zur Betriebsprüfung ausdrücklich Ausführungen zum Sachverhalt enthält. In der Praxis kann es auch ausreichend sein, anderweitige Unterlagen vorzulegen. Dies ist jedoch sehr stark vom Einzelfall abhängig.

Was wird geprüft?

Die Prüfer schauen, ob der Arbeitgeber alle Beiträge und Abgaben richtig berechnet und bezahlt hat. Das sind zum Beispiel Beiträge für Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung. Auch andere Zahlungen werden geprüft. Die Prüfer schauen sich Stichproben an, nicht alles. Seit 2022 prüfen sie auch, wie Ehepartner, Lebenspartner und Kinder des Arbeitgebers beschäftigt sind. Auch Geschäftsführer von GmbHs werden geprüft.

Nach § 10 Abs. 2 BVV ist der Arbeitgeber verpflichtet, Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden dem Prüfer der Rentenversicherung vorzulegen. Die DRV überprüft dann, ob der Arbeitgeber eigenständig alle sozialrechtlichen Pflichten erfüllt hat. Häufig führen die Prüfungen zu hohen Nachforderungen von Sozialbeiträgen, etwa wenn Scheinselbstständigkeit der Mitarbeiter festgestellt wird.

Muss ich bei der Prüfung mitmachen?

Ja, der Arbeitgeber muss bei der Prüfung mithelfen. Die Prüfer dürfen alle Unterlagen über Löhne und die Finanzbuchhaltung ansehen.

Sie können Fragen stellen, auch zu Dingen, für die bisher keine Beiträge gezahlt wurden (etwa über das Buchungskonto "Fremdleistungen"). Es werden dann umfangreiche Fragebögen an den Auftragnehmer (Sub-Unternehmer) und an den Auftraggeber übermittelt. Hier sollte man unbedingt vor der Beantwortung fachkundigen Rat einholen. Fehler haben weitreichende negative Folgen für den Auftraggeber.

Muss die Prüfung in meinem Betrieb stattfinden?

Nein, wenn ein Lohnbüro oder Steuerberater die Löhne abrechnet, kann die Prüfung dort stattfinden. Oft läuft die Prüfung auch nur digital.

Kann die Rentenversicherung einfach so entscheiden?

Nein, bevor die Rentenversicherung eine Entscheidung trifft, muss sie dem Arbeitgeber die Chance geben, Stellung zu nehmen. Mit der DRV findet regelmäßig eine Schlussbesprechung statt. Teilweise wird auch eine förmliche Anhörung erteilt.

Was kann nach einer Prüfung passieren?

Am Ende gibt es einen Bescheid. Darin steht, ob der Arbeitgeber noch Geld nachzahlen muss. Falls er nicht alle gesetzlichen Sozialbeiträge und Abgaben gezahlt hat, fordert die Krankenkasse das resltiche Geld ein. Der Arbeitgeber kann gegen den Bescheid Widerspruch einlegen, muss aber trotzdem erstmal zahlen.

Manchmal muss der Arbeitgeber auch Säumniszuschläge von zwölf Prozent jährlich zahlen, wenn er absichtlich falsch gehandelt hat. Das gilt in Fällen, in denen er etwa  vergleichbare Sachverhalte unterschiedlich behandelt (zum Beispiel Subunternehmer und Arbeitnehmer für ähnliche Tätigkeiten), bei Scheinselbständigkeit, unrichtiger Abrechnung typischer Lohnbestandteile (beispielsweise Zuschläge für Sonn- und Feiertag), fehlende sozialrechtliche Auswertung der Prüfberichte der Finanzbehörden, Fälle von Schwarzarbeit. Für die Säumniszuschläge ist ein vorsätzliches Handeln erforderlich.

Wie lange kann die Rentenversicherung Geld nachfordern?

Normalerweise kann die Rentenversicherung vier Jahre lang Geld nachfordern. Die Frist beginnt am Ende des Jahres zu laufen, in dem die Beiträge fällig waren. Wenn der Arbeitgeber vorsätzlich falsch gehandelt hat, kann die Rentenversicherung sogar 30 Jahre lang Geld nachfordern.

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