E-Rechnung im Handwerk: Warum viele Unternehmen durch die komplexen Anforderungen verunsichert sind und wie Vereinfachungen helfen könnten. Interview mit Michael Kaiser von Papierkram.de.
Dr. Michael Kaiser ist Geschäftsführer von Papierkram.de. Im Interview mit dem Deutschen Handwerksblatt spricht er über die komplexen Anforderungen, die die E-Rechnung vor allem an kleine und mittlere Unternehmen stellt. Vieles davon sei für Laien kaum nachzuvollziehen, kritisiert der Unternehmer.
Deutsches Handwerksblatt (DHB): Herr Kaiser, Sie sagen, dass viele Unternehmen Angst vor der E-Rechnung haben. Warum ist das Ihrer Meinung nach so und welche Fragen sind noch ungeklärt?
Michael Kaiser: Vor allem die komplexen bürokratischen Anforderungen und das erforderliche technische Verständnis bereiten vielen Unternehmern Kopfzerbrechen. Ohne IT-Kenntnisse ist es kaum möglich, die Menge an Standards und Formaten wie EN16931, UN/CEFACT CII, UBL oder XRechnung zu erfassen.
Die Informationsquellen des Bundes helfen wenig, da sie sich hauptsächlich an Lieferanten öffentlicher Auftraggeber richten. Die vielen Pflichtangaben verunsichern zusätzlich und auch die Manipulationssicherheit ist ein großes Thema. "Mal schnell" eine Rechnung schreiben, ist nicht mehr so einfach. Gerade im Handwerk kommen Einschränkungen bei den möglichen Maßeinheiten in den Rechnungsposten hinzu, die von den Betrieben erstmal verstanden werden müssen.
DHB: Ihre Kritik daran ist, dass das Format zu kompliziert ist und für viele Unternehmen nicht praxistauglich ist. Insbesondere für KMUs, da z.B. verschiedene XML-Formate angewendet werden können. Was genau kritisieren Sie und was würden Sie verbessern?
Michael Kaiser: Die Vielzahl an Formaten und Standards wie UBL, UN/CEFACT CII und ZUGFeRD macht E-Rechnungen technisch anspruchsvoll und erschwert den reibungslosen Austausch zwischen Systemen. Das erhöht die Fehleranfälligkeit und führt oft zu Ablehnungen von E-Rechnungen – nicht zuletzt, weil die meistgenutzte Prüfsoftware der KoSIT (Standardisierungsgremium des Bundes) für den deutschen XRechnung-Standard Fehlermeldungen ausgibt, die für Laien kaum nachvollziehbar sind. Da E-Rechnungen künftig für alle Unternehmen verpflichtend werden, wäre ein einfaches XML-Format sinnvoll.
Der XRechnung-Standard verlangt außerdem Angaben, die im B2B-Bereich oft nicht relevant oder schlicht nicht vorhanden sind – etwa die E-Mail-Adresse des Empfängers oder die Leitweg-ID. In der Praxis heißt das: Unternehmen müssen entweder Umwege gehen oder können die Anforderungen nicht erfüllen, was den Rechnungsprozess verzögert und fehleranfällig macht. Zwar wurde die Verwendung von E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber bereits "erprobt", doch die technische Infrastruktur und die Informationsquellen des Bundes hätten pünktlich zum1. Januar 2025 auf die Nutzung im B2B-Bereich angepasst werden müssen. Stattdessen wimmelt es online vor widersprüchlichen und veralteten Angaben von KoSIT, Innen- und Finanzministerium. Ein zentrales, übersichtliches und verbindliches Informations-Portal ist dringend nötig.
DHB: Sie sagen, dass es ein hohes Fehlerpotenzial gibt, weil die Anforderungen an E-Rechnungen oft noch unklar sind. Was genau meinen Sie damit? Wo können Fehler entstehen?
Michael Kaiser: Statt eines einfachen, erweiterbaren XML-Schemas existieren neben zwei komplexen XML-Spezifikationen auch Hybrid-Formate wie ZUGFeRD. Hinzu kommen länderspezifische Erweiterungen wie die deutsche XRechnung. Das sorgt für Verwirrung, erhöht die Fehleranfälligkeit und den Integrationsaufwand. Teilweise sind die Formate auch untereinander nicht kompatibel.
DHB: Gegenüber der klassischen Rechnung müssen jetzt mehr Daten erfasst werden. Welche zusätzlichen Daten sind das?
Michael Kaiser: Der deutsche XRechnung-Standard verlangt Pflichtangaben, die im B2B-Bereich oft nicht relevant oder schlicht nicht vorhanden sind – etwa die Leitweg-ID oder die E-Mail-Adresse des Empfängers. Zudem müssen sich Unternehmen bei den Einheiten der Rechnungsposten oder Begründungen für Rabatte und Aufschläge an lange Listen halten – Anforderungen, die für viele kaum umsetzbar sind.
DHB: Außerdem kritisieren Sie, dass die E-Rechnung nicht manipulationssicher ist. Während sich Änderungen an PDFs oft forensisch nachweisen lassen, könnten strukturierte E-Rechnungen von jedem mit einem einfachen Texteditor verändert werden, so Ihre Kritik. Ist das der Bundesregierung bewusst und was müsste Ihrer Meinung nach hier geändert werden?
Michael Kaiser: Bei XML-basierten E-Rechnungen braucht es nicht viel, um Beträge oder Bankdaten zu verändern – es reicht ein Texteditor und ein Taschenrechner für Manipulationen. Das stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Gerade dort, wo Authentizität und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen entscheidend ist, kann das schwerwiegende Folgen haben. Für Unternehmen und Behörden wird es deutlich schwieriger, sicherzustellen, dass Rechnungen manipulationsfrei sind.
Es fehlt eine einfache, kostengünstige und standardisierte Lösung zur Signatur von E-Rechnungen, so wie es zum Beispiel im Elster-Portal gelöst ist. Eine solche Lösung kann die Authentizität und Integrität von Rechnungen sicherstellen und das Risiko von Manipulationen erheblich verringern. Inwieweit die Regierung dieses Problem auf dem Schirm hat, ist schwer zu sagen. Zumindest auf den einschlägigen Websites und Texten des BMF dazu wenig zu finden. Grundsätzlich gilt, dass der Unternehmer die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung sicherstellen muss, das ist in der Praxis allerdings leichter gesagt als getan, insbesondere beim zwischen kleineren Unternehmen üblichen E-Mail-Versand von Rechnung.
DHB: Welche Fallstricke kommen außerdem auf Unternehmen zu?
Michael Kaiser: Die Kompatibilität von Software wird zukünftig eine Herausforderung. Durch den sechs-Monats-Release-Zyklus des XRechnung-Standards muss die Software über acht Jahre bis zu 16 Versionen unterstützen. Es ist außerdem unklar, inwieweit Rechnungsempfänger verpflichtet sind, Rechnungen zu validieren, um den Umsatzsteuervorabzug zu ermöglichen.
DHB: Warum braucht es, wie Sie sagen, eine Vereinfachung der Prozesse und wie können diese aussehen?
Michael Kaiser: Die Standards müssen für Firmen jeder Größe praktikabel sein. Es braucht kostengünstige Lösungen zur Signatur von E-Rechnungen und eine Infrastruktur zur Validierung, die für alle zugänglich und verständlich ist. Gleichzeitig sollten die Pflichtangaben wieder auf die von Papierrechnungen bekannten Punkte reduziert werden.
DHB: Sehen Sie auch Vorteile in der E-Rechnung?
Michael Kaiser: Sehr viele sogar. Die Umstellung der Rechnungsübermittlung auf ein strukturiertes Format ist grundsätzlich ein guter und wichtiger Schritt. Langfristig kann das zu viel mehr Effizienz in Geschäftsprozessen beitragen. Die Automatisierung von Prozessen kann Zeit sparen und manuelle Fehler reduzieren. Rechnungen können digital erstellt, versendet und dann automatisiert vom Empfänger bearbeitet werden. Damit kommen Lieferanten schneller an ihr Geld und bei den Rechnungsempfängern reduzieren sich die Kosten.
Auch aufwendige Freigabeprozesse können so deutlich optimiert werden, in vielen Fällen können sie dann in Zukunft sogar komplett ohne menschliche Eingriffe erfolgen. Außerdem entlasten reduzierte Verwaltungs-, Papier- und Portoausgaben Unternehmen - das freut die Umwelt, wenn Papierrechnungen vermutlich bald endgültig der Vergangenheit angehören.
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