Mit digitalen Zeiterfassungssystemen können Betriebe nicht nur die Transparenz erhöhen, sondern auch Zeit und Nerven sparen. Doch worauf sollte man bei der Einführung eines digitalen Systems achten?
Herkömmliche Stundenzettel haben einen großen Nachteil: Die Nutzung ist für alle Beteiligten sehr zeitaufwendig. Denn nach dem Schreiben und Sammeln der einzelnen Zettel fällt für die Mitarbeiter im Büro auch noch das Abtippen und Prüfen der einzelnen Einträge an. Dabei können sich in jedem Schritt Fehler einschleichen – vor allem bei unleserlichen Aufzeichnungen. Außerdem wird undokumentierte Mehrarbeit weder erfasst noch bezahlt. Darüber hinaus entstehen Ungenauigkeiten, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erst zum Feierabend oder als grobe Schätzung vor dem Wochenende aufschreiben.
Mit der Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung können Betriebe nicht nur die Exaktheit und Transparenz deutlich erhöhen, sondern auch Zeit und Nerven sparen. Denn alle Zeiten werden künftig zeitnah und minutengenau digital erfasst. Außerdem sind Übertragungsfehler in die eigene Branchen- und Lohnabrechnungssoftware deutlich minimiert.
Aufzeichnung per Browser oder App
Doch wie funktioniert die digitale Zeiterfassung? Den wichtigsten Schlüssel tragen die meisten Mitarbeiter immer bei sich: ein Smartphone oder Tablet mit Internetzugang. Darüber lassen sich alle Arbeits- und Fahrtzeiten sowie Pausen ganz einfach per Browser oder App erfassen. Bei einer Eingabe per Browser spielen Gerät und Betriebssystem keine Rolle. Spezielle Apps zur Zeiterfassung sind hingegen meist an bestimmte Plattformen gebunden – zum Beispiel Android oder iOS. Darüber hinaus gibt es am Markt auch spezielle Hardware-Lösungen zur Dateneingabe, die kein Smartphone oder Tablet voraussetzen. Diese sind allerdings deutlich teurer in der Anschaffung und die Mitarbeiter müssen das zusätzliche Gerät unterwegs immer dabeihaben. Für einzelne Branchen existieren am Markt auch interessante Komplettlösungen, die neben der digitalen Arbeitszeiterfassung viele weitere Funktionen beinhalten, zum Beispiel Aufmaß, Angebots- und Auftragserstellung.
Bedienung mit Online-Übertragung
Die Bedienung der digitalen Zeiterfassung gestaltet sich meist einfach: Der Mitarbeiter muss dazu lediglich die Aufzeichnung der entsprechenden Zeiten mit einem Klick starten oder stoppen. Zusätzlich lassen sich weitere Informationen eingeben, zum Beispiel Angaben zum Kunden, zum Projekt oder zu ausgeführten Arbeiten. Die digitalen Stundenzettel enthalten dann automatisch alle Details, wie Soll- und Arbeitsstunden, Überstunden, Zeitabweichungen und Pausen. Wenn das System auch über eine GPS-Lokalisierung verfügt, lassen sich Arbeitszeiten und Standortdaten optimal nachvollziehen und abgleichen. Die Übermittlung aller Daten an das Zeiterfassungssystem erfolgt entweder direkt vom Einsatzort per Internetverbindung, alternativ nach der Rückkehr in die Firmenzentrale über eine Schnittstelle. Ein gemeinsamer Nachteil aller Online-Eingabesysteme: Wenn kein Internet per Mobilfunkkarte oder WLAN zur Verfügung steht, ist eine sofortige Übermittlung der Daten nicht möglich. Dann muss die Synchronisierung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
Bei einer Umstellung auf digitale Stundenzettel sind die Investitionskosten nicht zu vernachlässigen: So gibt es Kauflösungen, die pro Mitarbeiter zwischen 100 und 1.500 Euro liegen. Um die Liquidität des eigenen Betriebs zu schonen, bieten sich hingegen deutlich kostengünstigere Miet- oder Abo-Lösungen an. Hier fallen monatlich in der Regel zwischen fünf und 20 Euro pro Mitarbeiter an, wobei größere Betriebe von Rabattstaffeln profitieren.
Bei der Auswahl eines digitalen Zeiterfassungssystems sollten Handwerker darauf achten, dass der Funktionsumfang den eigenen Bedürfnissen entspricht. So ist für einige Betriebe zum Beispiel ein System mit GPS-Ortung sinnvoll, um täglich eine wegeoptimierte Planung zu realisieren. Andere Betriebe benötigen diese Option nicht, wünschen sich dafür aber eine Lösung, die unabhängig vom Smartphone-Betriebssystem genutzt werden kann. Wenn das Zeiterfassungssystem dann noch alle Daten direkt mit der eigenen Lohn- oder Branchensoftware austauschen kann, profitieren Betriebe von einer besonderen Zeitersparnis.
Gute Auswertungsmöglichkeiten
Auch wenn die Umstellung auf ein mobiles Zeiterfassungssystem zunächst Geld kostet und etwas Einarbeitungszeit erfordert – der Aufwand kann sich schnell lohnen. Denn Betriebe haben durch eine digitale Zeiterfassung nicht nur die komfortable Möglichkeit, ihre Rechnungen schneller zu stellen, sondern können auch alle Löhne termingerecht und exakt abrechnen. Außerdem wird mit einem Klick sichtbar, welche Projekte im Zeitplan sind und bei welchen Aufträgen der Durchführungsstatus von der Kalkulation abweicht. Über das Zeitkonto der einzelnen Mitarbeiter ist auch direkt ersichtlich, wo Mehrarbeit oder Überstunden angefallen sind. Einige digitale Zeiterfassungssysteme bieten darüber hinaus umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten.
Einen umfassenden Überblick über den Markt der digitalen Arbeitszeiterfassung bietet das unabhängige Online-Portal www.mobile-zeiterfassung.info mit rund 200 Software-Lösungen für alle Branchen.
Funktionsumfang Welche Daten soll die Softwarelösung erfassen? Zum Beispiel: Arbeits- und Pausenzeiten, Tätigkeiten, Fahrzeuginformationen, GPS-Daten, Aufmaß, eingesetztes Material?
Datenübermittlung Auf welchem Weg soll die Übertragung erfolgen? Zum Beispiel: per Internet, SMS, Mail oder über spezielle Schnittstellen?
Eingabemethode Welche Geräte sollen Mitarbeiter zur Arbeitszeiterfassung nutzen? Zum Beispiel: Smartphone, Tablet oder spezielle Hardware?
Identifikation Wie sollen sich Mitarbeiter bei der Arbeitszeiterfassung legitimieren? Zum Beispiel: per Fingerabdruck, Chipkarte, Barcode oder PIN-Eingabe?
Komplexität Ist die Lösung zur digitalen Arbeitszeiterfassung selbsterklärend? Oder sind Mitarbeiter-Schulungen notwendig?
Schnittstellen Gibt es eine Schnittstelle zur eingesetzten Lohn- oder Branchensoftware? Lassen sich alle Daten komplett übernehmen und auswerten?
Kosten Gibt es eine kostenlose Testversion? Lohnt sich für den eigenen Betrieb langfristig der Kauf oder die Miete der benötigten Hard- und Software?
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