In fünf Schritten zu mehr Digitalisierung im Handwerksbetrieb
Julian Wiedenhaus von plancraft erklärt in fünf Schritten, wie man die Möglichkeiten der Digitalisierung geschickt einsetzt, um Arbeitszeiten zu erfassen, Rechnungen zu schreiben oder Angebote zu erstellen - damit der unübersichtliche Zettelkram ein Ende hat.
Julian Wiedenhaus (Foto) hält eine gründliche Bestandsaufnahme für unverzichtbar, bevor die Digitalisierung beginnen kann. Foto: © plancraftIn vielen Handwerksbetrieben gehören handgeschriebene Stundenzettel und Notizen, die zwischen Baustelle und Büro verloren gehen, zum Alltag. Doch der enorme Verwaltungsaufwand kann schnell zur Belastung werden, besonders in Zeiten des Fachkräftemangels. Mit einer durchdachten Digitalisierungsstrategie lassen sich Betriebsabläufe optimieren und effizienter gestalten.
Arbeitszeiten lassen sich direkt per Smartphone auf der Baustelle erfassen und sofort ins System übertragen. Angebote sind mit wenigen Klicks erstellt, und die interne Kommunikation wird durch zentrale Plattformen deutlich vereinfacht. Teams können schnell Rückfragen klären, Materialien bestellen oder Aufgaben per App zuweisen.
Vorsicht bei Apps wie WhatsApp im dienstlichen Einsatz
Apps wie WhatsApp mögen für die interne Kommunikation im Team auf den ersten Blick eine einfache Lösung sein, doch in puncto Datenschutz sind sie problematisch.
Die Nutzungsbedingungen beschränken sich auf den privaten Gebrauch, es besteht Zugriff auf Kontakte, und die Datenverschlüsselung ist oft nicht gesichert. Es ist daher ratsam, datenschutzkonforme Alternativen zu prüfen.
Wichtig: Digitalisierung bedeutet dabei nicht, analoge Prozesse eins zu eins ins Digitale zu übertragen. Vielmehr geht es darum, die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen, um Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten.
Schritt eins bei der Digitalisierung: die richtige Motivation
Die Digitalisierung des Betriebs erfordert Vorbereitung, Verständnis und den Willen, sich auf den Weg zu machen. Daher ist wichtig, dass das Vorhaben aus eigenem Antrieb heraus geschieht und nicht, weil andere es auch machen. Sonst ist Scheitern vorprogrammiert. Hilfreich ist es, sich bewusst zu machen: Digitalisierung ist kein Hexenwerk und kann bereits nach kurzer Zeit große Erfolge vorweisen.
Schritt zwei: Prozesse verstehen
Bevor die Digitalisierung beginnen kann, ist eine gründliche Bestandsaufnahme unverzichtbar. Denn generell lässt sich sagen: Es gibt viele Prozesse, die digitalisiert werden können. Daher sollte zunächst geklärt werden, welche Prozesse besonders fehleranfällig und zeitaufwendig sind.
Damit klar wird, wo bei der Digitalisierung angesetzt werden kann, bietet die folgende Checkliste eine praktische Orientierungshilfe. Sie unterstützt dabei, einen Überblick über die bestehenden Prozesse zu erhalten und Schwachstellen gezielt zu identifizieren.
Checkliste:
✔ Dokumente: Viele Betriebe nutzen Programme wie Word und Excel, um Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen zu erstellen. Obwohl diese Tools hilfreich sein können, sind sie oft zeitaufwendig und nicht speziell auf die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben zugeschnitten. Alternativ gibt es mittlerweile gute Software-Anbieter, die sich explizit auf das Handwerk spezialisiert haben.
✔ Zeiterfassung: Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt in einigen Betrieben noch über handschriftliche Stundenzettel, die mühsam gesammelt und ausgewertet werden müssen. Eine digitale Zeiterfassung spart Zeit und Nerven, ermöglicht einen schnellen Überblick über die geleisteten Stunden und erleichtert die Lohnabrechnung.
✔ Arbeitsanweisungen: Arbeitsanweisungen werden häufig auf Papier ausgedruckt und verteilt oder mündlich übermittelt. Solche Vorgehensweisen sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Digitale Lösungen ermöglichen eine schnelle und klare Weitergabe von Arbeitsanweisungen an das Team.
✔ Mitarbeiterkommunikation: Dienste wie WhatsApp oder E-Mail werden häufig für die Kommunikation mit den Mitarbeitenden genutzt. Diese Methoden sind jedoch oft unübersichtlich und bergen datenschutzrechtliche Risiken. Professionelle Lösungen schaffen mehr Sicherheit und Struktur.
✔ Projekt- und Einsatzplanung: Einsatz- und Projektpläne werden in vielen Betrieben noch auf Papier oder mit allgemeinen Kalender-Apps erstellt. Diese Methoden können schnell unübersichtlich und ineffizient werden, besonders bei Änderungen oder parallelen Projekten.
Schritt drei: Recherchieren und Vergleichen
Julian Wiedenhaus empfiehlt, das Team früh mit einzubeziehen Foto: © plancraftGezielte Recherche nach Softwarelösungen, die den spezifischen Anforderungen des Handwerksbetriebs entsprechen, ist essenziell. Hierfür sollte unbedingt genügend Zeit eingeplant werden. Besonders hilfreich sind Programme, die Aufgaben wie Auftragsverwaltung, Projektplanung und mobile Kommunikation zwischen Baustelle und Büro nahtlos integrieren.
Cloudbasierte Lösungen bieten zusätzliche Vorteile: Sie sind ohne aufwändige Installation einsetzbar, ermöglichen den Zugriff von überall und erhalten regelmäßig automatische Updates.
Mitarbeitende auf der Baustelle und im Büro können so jederzeit in Echtzeit auf aktuelle Daten zugreifen und unkompliziert in neue Prozesse eingearbeitet werden. Ein unverbindlicher Beratungstermin bei der auserwählten Softwarelösung kann helfen, sicherzustellen, dass alle Anforderungen des Betriebs abgedeckt sind.
Schritt vier: Den richtigen Zeitpunkt wählen
Neue Systeme sollten zunächst in einem Pilotprojekt getestet und anschließend im gesamten Betrieb ausgerollt werden. Hierfür eignen sich tendenziell ruhigere Zeiten. Die Auftragslage ist in den Wintermonaten gedämpfter? Dann ist jetzt die passende Zeit für die Testphase.
Schritt fünf: Das Team mit ins Boot holen
Wichtig bei der Digitalisierung des Betriebs ist es, dass allen Mitarbeitenden klar wird: Digitalisierung ist nicht dazu da, ihnen das Leben schwerer zu machen, sondern zu vereinfachen. Durch weniger Büroarbeit, bleibt letztlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, die Zeit auf der Baustelle.
Ein offener Diskurs mit allen Beteiligten ist hierfür unabdingbar. Die Mitarbeitenden sollten zudem aktiv in den Prozess eingebunden werden. Regelmäßiges Feedback von allen Beteiligten hilft dabei, die Nutzung der Software kontinuierlich zu verbessern und optimal an die Bedürfnisse des Betriebs anzupassen.
Ein Gastbeitrag von Julian Wiedenhaus, CEO und Gründer von plancraft *
*Während des Studiums half Julian Wiedenhaus gemeinsam mit Alexander Noll in der Zimmerei von Nolls Vater aus. Sie sollten dort die Betriebsprozesse verbessern. Da dies mit den verfügbaren Programmen nicht ging, entstand in der WG-Küche die Idee, eine eigene Software zu entwickeln. 2020 wurde plancraft dann offiziell gegründet. Mittlerweile arbeiten bereits über 10.000 Handwerker und Handwerkerinnen mit der Software, die unter anderem Rechnungen, Preiskalkulation, Baustellendokumentation und Zeiterfassung vereint.
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Text:
Julian Wiedenhaus /
handwerksblatt.de
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