Nach einem Systemwechsel der Steuersoftware oder einer Datenauslagerung müssen Unternehmen die alten Programme künftig nicht mehr zehn Jahre sondern nur noch fünf Jahre aufbewahren.
Das Archivieren elektronisch gespeicherter Steuerunterlagen wird erleichtert. Unternehmen müssen bei einem Wechsel der Steuersoftware nicht mehr wie bisher zehn Jahre lang die alten Datenverarbeitungsprogramme in Betrieb halten.
Sie können künftig fünf Jahre nach dem Wechsel abgeschafft werden. Die Betroffenen müssen die entsprechenden Steuerunterlagen allerdings auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger speichern.
Paragraf 147 Absatz 6 der Abgabenordnung (AO-E) wird entsprechend geändert.
Hintergrund: Unternehmen haben bei einer Außenprüfung verschiedene Mitwirkungspflichten: die Finanzverwaltung kann entweder
die Einsicht in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Daten sowie die Nutzung dieses Datenverarbeitungssystems oder
die maschinelle Auswertung dieser Daten durch den Steuerpflichtigen oder
einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen.
Diese drei alternativen Datenzugriffsrechte bedeuten aktuell einen hohen bürokratischen Aufwand für die Unternehmen, da die Datenverarbeitungssysteme über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung aufrecht erhalten werden müssen.
Zeitnahe Betriebsprüfung
In Zukunft reicht es also, wenn der Betroffene fünf Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung nur noch einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält.
Neben der Entlastung der Unternehmen soll dies auch ein Anreize für die Finanzverwaltung sein, Betriebsprüfungen zeitnah anzugehen, schreibt die Bundesregierung, die diese Änderung mit dem dritten Bürokratieentlastungsgesetz einführt.
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