DSGVO: Abmahnung muss raus aus der Personalakte

Der Arbeitgeber muss unzulässige oder überholte Abmahnungen aus der Personalakte entfernen. Der Mitarbeiter kann das nach den neuen Datenschutzregeln verlangen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Das aktuelle Datenschutzrecht

Arbeitnehmer können sich auf den datenschutzrechtlichen Anspruch auf Datenlöschung nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) berufen, um eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernen zu lassen. Das gilt selbst dann, wenn das Arbeitsverhältnis schon beendet ist und die Akte nur in Papierform vorliegt. Das sagt das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt. Erstmals wendete ein Gericht hier den datenschutzrechtlichen Löschanspruch nach Art. 17 der DSGVO an.

Der Fall

Der Marktleiter eines Supermarktes kündigte, nachdem es arbeitsrechtliche Streitigkeiten zwischen ihm und seinem Chef gegeben und dieser ihm eine Abmahnung erteilt hatte. Die Abmahnung wurde in der – nur in Papierform geführten – Personalakte aufbewahrt.

Nach seiner Kündigung verlangte der Ex-Mitarbeiter, seine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen, da diese unzulässig ergangen sei. Der Arbeitgeber weigerte sich, weil er der Ansicht war, dass diese rechtmäßig erteilt worden sei.

Das Urteil

Die Richter stellten sich auf die Seite des Arbeitnehmers. Das Unternehmen muss die Abmahnung aus der Personalakte löschen. Das Gericht leitet den Anspruch direkt aus der DSGVO her. Bei einer Abmahnung handelt es sich um personenbezogene Daten. Die Angaben in der Abmahnung sind personenbezogene Daten im Sinne von Artikel 4 DSGVO: "alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen". Die Tatsache, dass die Daten – also die ganze Personalakte und auch die Abmahnung – in Papierform vorliegen und nicht in digitaler Form, hält das Gericht nicht für erheblich.

Denn auch in Papierform geführte Personalakten enthalten Daten, die "strukturiert gespeichert und nach bestimmten Kriterien zugänglich gemacht werden". Nach Art. 17 DSGVO muss der Arbeitgeber die erhobenen Daten – also die Abmahnung – löschen, wenn der Zweck der Erhebung entfallen ist. Die Richter erklärten, dass mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses der ursprüngliche Zweck der Abmahnung, nämlich die Warnfunktion mit der Folge einer möglichen Kündigung, in jedem Fall entfallen ist. Es bestehe für den Arbeitgeber kein Grund mehr, die Abmahnung in der Personalakte zu behalten.

Löschen heißt Entfernen

Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Löschung seiner Daten. "Löschen" bedeutet in diesem Fall, dass der Arbeitgeber die Abmahnung physisch aus der Personalakte entfernen muss. Das Recht auf Löschung wird auch nicht durch das Bundesdatenschutzgesetz eingeschränkt, meint das Gericht. Das Entfernen der Abmahnung sei mit keinerlei Aufwand für den Arbeitgeber verbunden.

Praxistipp: Bislang hatten Mitarbeiter nur Anspruch auf Entfernen der Abmahnung im bestehenden Arbeitsverhältnis. Nach dessen Beendigung entfalle meist das Rechtsschutzbedürfnis, da die Abmahnung ja nicht mehr schaden könne, sagte die Rechtsprechung. Der datenschutzrechtliche Löschanspruch nach Art. 17 DSGVO hat die Rechtslage geändert. Danach muss der Arbeitgeber jegliche Daten löschen, sobald der Zweck der Datenerhebung entfallen ist. 

Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt, Urteil vom 23. November 2018, Az. 5 Sa 7/17