Reisekosten: Die neuen Regeln

Der Gesetzgeber hat die Abrechnung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Reisekostenrecht vereinfacht. Das sind die neuen Regeln:

Die "erste Arbeitsstätte" wird ersetzt. Der Fiskus hat die "regelmäßige Arbeitsstätte" durch den Begriff "erste Tätigkeitsstätte", erklärt Thomas Nöthen, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer von der Kanzlei DHPG in Euskirchen. Die Unternehmen dürfen diese "erste Tätigkeitsstätte" ihrer Mitarbeiter bestimmen.

Gefälligkeiten kommt das Finanzamt schnell auf die Schliche

Maßgeblich dafür sind dabei vor allem dienst- oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen, also Arbeitsverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen. Pro Dienstverhältnis kann es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte geben. Auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit kommt es künftig nicht mehr an. Wichtig ist, dass Arbeitgeber keine Vereinbarungen aus Gefälligkeit treffen. "Finanzbeamte kommen Ungereimtheiten schnell auf die Schliche", warnt Thomas Nöthen.

Für Leiharbeiter gibt es Ausnahmen

Fehlt eine Regelung durch den Arbeitgeber, gilt als erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer normalerweise tätig ist oder aber zwei volle Arbeitstage je Woche beziehungsweise mindestens ein Drittel seiner wöchentlichen Arbeitszeit verbringt. Für einige Berufsgruppen sieht die Finanzverwaltung keine erste Tätigkeitsstätte vor, da sie an täglich wechselnden Einsatzorten arbeiten. Dazu zählen Kraftfahrer und Leiharbeiter. Ihre Anfahrt beginnen schon am Wohnsitz. Sie dürfen vom ersten Kilometer anstelle der Entfernungspauschale unbeschränkt Werbe- oder Reisekosten geltend machen.

Auch eine Fortbildung gilt als Dienstreise

Als Dienstreise gilt, wenn jemand aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seines Arbeitsplatzes und außerhalb seiner Wohnung tätig ist. Angenommen wird das auch bei wechselnden Tätigkeitsstätten, wie sie etwa bei Handelsvertretern oder Kraftfahrern. Auch eine betriebliche Ausbildung oder Fortbildung gilt als eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit und somit als Dienstreise.

Bei der Pendlerpauschale ändert sich Einiges

Neu geregelt wurde auch die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale). Nur noch Fahrten von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte lassen sich in der persönlichen Einkommensteuererklärung über die Pendlerpauschale abrechnen. Für alle weiteren beruflichen Fahrten kann man die tatsächlichen Kosten oder pauschale Kilometersätze absetzen. Hiervon profitieren vor allem Arbeitnehmer mit verschiedenen Einsatzstellen. Autofahrer können die Pauschale in Höhe von 30 Cent je Kilometer nicht nur für die einfache Entfernung, sondern für die tatsächliche Fahrtstrecke, also die Hin- und Rückfahrt, geltend machen.

Dienstwagenfahrer dürfen sich freuen

Dienstwagenfahrer können sich ebenfalls freuen: Im Zuge der Neuregelungen muss nur noch die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte als geldwerter Vorteil versteuert werden. Die übrigen Geschäftsfahrten zu Filialen und Niederlassungen des Arbeitgebers bleiben künftig steuerfrei. Gewährt der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss für den privaten Pkw, sei erhöhte Vorsicht geboten, betont Steuerberater Nöthen. "Der Zuschuss darf den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung als Pendlerpauschale ansetzen könnte."

Verpflegungspauschale wird neu geregelt

Wer aus beruflichen Gründen auf Reisen ist, kann sich meist nicht so günstig verpflegen wie in den eigenen vier Wänden. Mit Verpflegungspauschalen legen die Finanzbehörden den Mehraufwand fest, der typischerweise über das hinausgeht, was ein Arbeitnehmer für seine Verpflegung an der ersten Tätigkeitsstätte aufwendet. Arbeitnehmer können den beruflich bedingten Mehraufwand in der eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen oder sich als Reisespesen vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen.

Diese Verpflegungspauschalen wurden neu gestaffelt. Der Arbeitgeber kann nach wie vor mehr als die gesetzlichen Verpflegungspauschalen auszahlen. DHPG-Berater Nöthen: "Verdoppelt der Arbeitgeber etwa die Auszahlungsbeträge, dann kann er dem Arbeitnehmer diesen Mehrbetrag auch ohne weitere Nettoabzüge auszahlen. Dazu muss die Firma den Mehrbetrag mit 25 Prozent pauschal besteuern und die Steuer übernehmen.

Neue Staffelung bei Verpflegungspauschalen

Ab sofort gibt es für Inlandsreisen nur noch zwei Verpflegungspauschalen statt bisher drei:

• Eintägige Dienstreise mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden: 12 Euro 
• Mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung: Für den An- und Abreisetag: 12 Euro
• Für alle Tage mit einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden: 24 Euro 

Davon profitieren vor allem Kurzreisende, die ein bis zwei Tage unterwegs sind. Sie erhalten bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden künftig mit zwölf Euro doppelt so viel wie früher. Reisekostenabrechnungen werden grundsätzlich einfacher. Die kleine Verpflegungspauschale für Abwesenheiten bis acht Stunden entfällt. Bei mehrtägigen Dienstreisen müssen die genauen Abwesenheitszeiten am An- und Abreisetag  nicht mehr dokumentiert werden. Es gibt immer zwölf Euro je An- und Abreisetag.

Mahlzeiten vom Chef

Auf Dienstreisen wird man mitunter zum Essen eingeladen. Diese Mahlzeiten werden 2014 grundsätzlich mit einem Wert von 4,80 Euro für das Frühstück sowie 9,60 Euro für Mittag- und Abendessen als steuerpflichtiger Sachbezug in der Lohnabrechnung angesetzt.

Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, weil er etwa mehr als acht Stunden unterwegs war, muss der Arbeitgeber diese für den jeweiligen Reisetag anteilig um den Sachbezugswert kürzen. Hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch darauf, kann die Mahlzeitengestellung individuell in der Lohnabrechnung oder vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Bei Vollverpflegung während einer Dienstreise wird der steuerfreie Verpflegungsmehraufwand gegebenenfalls vollständig gekürzt und der Arbeitnehmer darf keine Werbungskosten mehr in seiner Steuererklärung ansetzen. Ein übersteigender Kürzungsbetrag muss nicht als geldwerter Vorteil erfasst werden.

Allzu opulente Mahlzeiten rufen die Finanzämter auf den Plan. Übersteigt der Preis einer Mahlzeit den Betrag von 60 Euro (bisher 40 Euro), dann werten die Finanzbehörden das Essen als nicht angemessen. Die Besteuerung erfolgt in diesem Fall nach den individuellen Steuersätzen des Arbeitnehmers in der Lohnabrechnung.    

Quelle: dhpg.de