Abmahnung: Schnell, konkret und schriftlich

Sie haben es mit gutem Zureden versucht und mit deutlichen Ermahnungen. Aber alles hat nichts genutzt: Ihr Geselle kommt trotzdem immer wieder zu spät zur Arbeit. Jetzt wollen Sie ihn abmahnen. Worauf Handwerksunternehmer dabei achten müssen!

Die Abmahnung ist quasi die gelbe Karte, die der Chef seinem Mitarbeiter zeigt – bevor er die rote Karte ziehen muss. Sie ist was anderes als eine bloße Ermahnung, die nicht den Zweck hat, eine Kündigung vorzubereiten und keine arbeitsrechtlichen Folgen hat – im Gegensatz zur Abmahnung. Sie hat mehrere Aufgaben.

Die Abmahnung tadelt ein konkretes Verhalten des Arbeitnehmers

Er hat etwas falsch gemacht und soll sein Verhalten in Zukunft ändern. Im Juristendeutsch heißt das "Rüge- und Hinweisfunktion". Mit der Abmahnung spricht der Arbeitgeber aber auch eine deutliche Warnung aus: Der Mitarbeiter muss mit schweren Konsequenzen, nämlich der Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen, wenn er sein Verhalten nicht ändert. "Außerdem dokumentiert sie den konkreten Fehler des Arbeitnehmers. Deshalb sollten Sie eine Kopie der Abmahnung auch unbedingt in die Personalakte legen", erklärt Matthias Herold, Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Bei Abmahnungen kann man viele Fehler machen

Das hat für den Arbeitgeber üble Folgen. Muss (oder will) er seinem Mitarbeiter irgendwann kündigen, schauen sich die Arbeitsgerichte die vorherigen Abmahnungen genau an. Und haben Sie dabei die Formalien missachtet, wird das Gericht eine verhaltensbedingte Kündigung nicht akzeptieren. Das kann Sie teuer zu stehen kommen. Rechtsanwalt Herold: "Voraussetzung  für eine verhaltensbedingte Kündigung ist in der Regel eine ordnungsgemäße Abmahnung. Macht der Arbeitgeber hier Fehler, muss er später dafür büßen. Denn wenn die Kündigung unwirksam ist, müssen Lohn oder Gehalt nachgezahlt werden."

Abmahnen darf jeder Vorgesetzte

Am besten ist es aber, wenn es der Betriebsinhaber oder Geschäftsführer übernimmt. Damit sollte er aber nicht zu lange warten. Hat Ihr Mitarbeiter seine Pflichten verletzt, sollten Sie so schnell wie möglich reagieren – wenn es geht am nächsten Tag, aber auf jeden Fall innerhalb einer Woche. Ist eine zu lange Zeit vergangen, kann der Arbeitnehmer nämlich damit rechnen, dass sein Fehlverhalten keine Konsequenzen mehr haben wird. Auch das Gegenteil macht keinen Sinn: Wer am Montag abmahnen und am Dienstag kündigen will, kann dieses Vorhaben vergessen. Das ist schlicht nicht erlaubt. Denn Ihr Mitarbeiter muss die Gelegenheit bekommen, sein Verhalten zu ändern. Allerdings hat eine Abmahnung kein Haltbarkeitsdatum. Es gibt keine bestimmte Frist, nach der sie ihre Wirkung verliert. Das Bundesarbeitsgericht geht bei leichten Pflichtverletzungen davon aus, dass eine Abmahnung nach zwei Jahren gelöscht werden kann.

Abmahnungen sollten einen guten Grund haben

Arbeitgeber müssen immer das mildere Mittel wählen. Bei kleinen Fehlern ist eine Abmahnung übertrieben. Dafür reicht ein klärendes Gespräch. Ändert sich danach nichts, sollten Sie eine Abmahnung erwägen. Bevor Sie zur Tat schreiten, sollten Sie aber auf jeden Fall Ihren Mitarbeiter anhören. Er hat dabei die Gelegenheit, sein Verhalten zu erklären. Seinen Standpunkt kann er dann vor Gericht nicht mehr zurücknehmen. Deshalb sollte unbedingt ein Zeuge bei dem Gespräch dabei sein. Das ist in manchen Tarifverträgen sogar vorgeschrieben.

Sammeln Sie Beweise!

Wenn Sie später kündigen und es zum Prozess kommt, müssen Sie Ihre Vorwürfe belegen können. Schreiben Sie deshalb die Vorfälle auf – am besten mit Ort, Datum, Uhrzeit. Auch Fotos, Gesprächsnotizen oder Beschwerden von Kunden können Sie als Beweise verwenden. Sie müssen die Abmahnung übrigens nicht unbedingt schriftlich verfassen.  Aber es ist auf jeden Fall besser: Sie haben dadurch den Vorgang schwarz auf weiß. Wollen Sie trotzdem mündlich abmahnen, sollten Sie auch dabei auf jeden Fall einen Zeugen dabei haben. Ihr Mitarbeiter darf übrigens eine Gegendarstellung schreiben – die müssen Sie dann ebenfalls in die Personalakte legen.

Abmahnungen sollten konkret werden

In der Abmahnung muss die Pflichtverletzung genau beschrieben werden (Datum, Uhrzeit) – ebenso, wie die Konsequenz, die im Wiederholungsfall droht. Es reicht übrigens nicht, ganz allgemein arbeitsrechtliche Konsequenzen anzukündigen. Sie müssen für den Wiederholungsfall die Kündigung androhen. Dabei sollten Sie auf keinen Fall mehrerer Fehler in einer Abmahnung zusammenfassen. Können Sie nur eine einzige davon vor Gericht nicht belegen, wird die komplette Abmahnung – und damit die Kündigung – unwirksam.

Abmahnungen sollten sich nicht zu oft wiederholen

Häufige Abmahnungen verlieren ihre Warnfunktion. Juristen empfehlen deshalb als Faustregel, bei leichteren Vertragsverstößen höchstens dreimal ohne Folgen abzumahnen. In schweren Fällen sollten Sie bereits bei der ersten Wiederholung die Kündigung aussprechen. Für eine Kündigung ist der abgemahnte Fehler verbraucht. Sie benötigen eine weitere Pflichtverletzung als Grund für den Rausschmiss. In Ausnahmefällen können Sie aber auch direkt kündigen. Bei  schwerem Fehlverhalten – zum Beispiel einer Straftat – können Sie Ihren Mitarbeiter auch direkt vor die Tür setzen.

Für eine Abmahnung sollten Sie immer objektive Gründe haben, schlichte Antipathie wird kein Gericht der Welt hinnehmen, betont Experte Herold.

Welche Spielregeln vor Gericht gelten!

Sie sollten verhältnismäßig handeln

Wenn Ihr Geselle seit 20 Jahren tadellos für Ihren Betrieb arbeitet und einmal deutlich zu spät kommt, können und sollten Sie ihn dafür natürlich nicht direkt abmahnen. Wer so lange gute Arbeit abliefert, dem sollten Sie auch mal einen Fehltritt verzeihen.

Antipathie

Dass Sie Ihren Mitarbeiter nicht mögen, reicht als Grund natürlich ebenfalls nicht aus.

Der Fehler muss die Firma betreffen

In seiner Freizeit kann Ihr Mitarbeiter tun und lassen, was er möchte – wenn sein Verhalten nicht den Interessen des Betriebs schadet.

Gängige Gründe für eine Abmahnung

Immer wieder abgemahnt werden Arbeitnehmer wegen dem Vortäuschen einer Krankheit, unentschuldigtem Fehlen, Arbeitsverweigerung, ständigem Zu-spät-Kommen und Rauchen oder Alkoholtrinken, wenn es im Betrieb verboten ist. Auch ein unfreundliches Verhalten gegenüber den Kunden, der eigenmächtige Urlaubsantritt oder ein unerlaubter Nebenjob reichen als Abmahngründe – ebenso wie die Beleidigung des Chefs oder der Kollegen und natürlich mangelhafte Arbeit.

Sind Sie unsicher, ob es für eine Abmahnung reicht oder Sie sogar direkt kündigen können, wenden Sie sich am besten an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.