Ein gutes Forderungsmanagement ist für Unternehmen entscheidend, um am Markt bestehen zu können. Das Ziel ist klar: Zahlungsausfälle verhindern und überfällige Geldbeträge schnell eintreiben.
Es ist ein Geben und ein Nehmen – zumindest im Idealfall. Denn eine geschäftliche Beziehung folgt einem einfachen Prinzip: Eine Seite erbringt eine Leistung, während die andere Seite diese bezahlt. Doch ein Geschäftspartner kann auch unzuverlässig sein, beispielsweise wenn er bestellte Waren nicht fristgerecht liefert oder Dienstleistungen nicht pünktlich oder gar nicht zahlt. Tritt Letzteres ein, können offene Rechnungen Ihren Betriebsablauf stören und finanzielle Schäden verursachen. Mit wenigen organisatorischen Schritten können Sie solchen negativen Folgen entgegenwirken.
Alles fängt mit verbindlichen Aufgaben sowie Zuständigkeiten innerhalb des Forderungsmanagements an. Hierbei sollten die Verantwortlichkeiten zwischen Vertrieb und Rechnungswesen von der Geschäftsführung geregelt werden. Dazu gehört auch die regelmäßige Besprechung der bestehenden Außenstände, der planvolle Umgang mit diesen und die Überprüfung der bisherigen Maßnahmen. In diesem Zusammenhang ist auch ein gründliches Berichtswesen ratsam, welches die derzeitige Höhe des Forderungsbestands dokumentiert.
Gute Vorbereitung ist wichtig
Um den finanziellen Spielraum abzustecken, sollten Zahlungsverzögerungen sowie -ausfälle immer innerhalb der eigenen Finanz- und Liquiditätsplanung berücksichtigt werden. So trifft es Sie im Ernstfall nicht unvorbereitet und Sie können riskante Geschäfte noch vor Vertragsabschluss erkennen. Dienstleistungen sind in diesem Zusammenhang auch niemals ohne eine offizielle Bestellung oder einen schriftlichen Vertrag zu erbringen. Denn juristisch sind Sie nur auf der sicheren Seite, wenn Ihnen Zahlungen verbindlich zugesichert wurden.
Für das Umsatzwachstum sind die Neukundengewinnung und die Bindung von Bestandskunden von hoher Bedeutung. Trotzdem empfiehlt es sich, die Bonität von potenziellen Neukunden vorab bewerten zu lassen sowie einmal jährlich alle Kunden auf ihre Zahlungsfähigkeit zu überprüfen. Schließlich sollten Sie unnötige Risiken vermeiden und über signifikante Veränderungen oder Negativmerkmale im Bilde sein. Außerdem empfiehlt es sich, für alle Kunden und Kundenklassen ein Kreditlimit festzulegen und Kunden mit einem schlechten Bonitätsindex keine Zahlungskredite zu gewähren.
Dazu sollten Sie bei der Erstellung von Angeboten immer alle Kosten einkalkulieren, die für Sie durch den Lieferantenkredit entstehen, und sich an den branchenüblichen Zahlungszielen orientieren. Vereinbaren Sie auch vertragliche Sicherheiten: Mit einem sogenannten "verlängerten Eigentumsvorbehalt" bleiben gelieferte Waren bis zur vollständigen Bezahlung durch Kunden in Ihrem Besitz. Bei größeren Aufträgen empfiehlt es sich immer Anzahlungen oder Abschlagsrechnungen zu verabreden, um gewisse Kosten und Teile der Leistung abzudecken. So können Sie im Fall von Fristüberschreitungen oder Zahlungsausfällen die Schadenssumme sowie Auswirkungen auf Ihren Betrieb verringern.
Kundendaten in zentraler Datenbank
Eine weitere Maßnahme betrifft die Pflege Ihrer Kundendaten: Mit spezifischen Kundennummern, den sogenannten Debitoren-Nummern, stellen Sie die korrekte Zuordnung von Kunden sicher. Damit sind alle Geschäftsvorgänge – von der Prüfung der Zahlungsfähigkeit, der Verbuchung der offenen Geldbeträge, bis zur Fälligkeitsüberwachung – deutlich nachvollziehbar. Dazu sollten alle Kundeninformationen wie Stammdaten oder Vertragsvereinbarungen in einer zentralen Datenbank gesammelt werden.
Um den Zahlungseingang zu beschleunigen, sollten Sie Rechnungen immer unmittelbar nach der erbrachten Leistung unter Angabe eines festen Zahlungszeitraums zustellen. Überprüfen Sie bis zur Fälligkeit der Zahlung regelmäßig den Geldeingang: Nur so kann kontrolliert werden, ob Fristen tatsächlich eingehalten und Beträge vollständig beglichen werden. Eine weitere Möglichkeit, um Kunden zur schnelleren Zahlung zu motivieren, sind optionale Zahlungsbedingungen wie Ratenzahlungen oder auch Preisnachlässe (Skonto).
Wenn Zahlungsfristen trotzdem versäumt werden, sollten Sie Kunden zügig an fällige Rechnungen erinnern. Das kann im ersten Schritt über eine telefonische Rücksprache oder über eine schriftliche Zahlungserinnerung erfolgen. Bei einmaligen Aufträgen oder größeren Forderungen ist es allerdings ratsam, frühzeitig zu mahnen. Bereits nach der ersten Mahnung können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren ankündigen, um Ihre Kunden zur Zahlung zu bewegen – eine zweite und dritte Mahnung sind gesetzlich übrigens nicht verpflichtend. Im gesamten Prozess steht es Ihnen frei, sich professionelle Unterstützung von einem externen Dienstleister einzuholen und ein Inkassounternehmen zu beauftragen. Dieses ist dann für alle Belange des Mahnwesens verantwortlich und kümmert sich in Ihrem Namen um die Eintreibung der überfälligen Forderungen.
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