So gelingen Videokonferenzen mit Kunden und Mitarbeitern

Handwerk 4.0: Spätestens seit Corona haben sich Videokonferenzen mit Kunden und Mitarbeitern in Betrieben etabliert. Doch worauf sollten Handwerker bei professionellen Online-Meetings achten?

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Digitales Handwerk

Videokonferenzen haben für Handwerksbetriebe viele Vorteile: Bei Kundengesprächen sparen Mitarbeiter Fahrzeit und -kosten. Beim Austausch mit Kollegen können diese dank Kamera einen Blick auf die Situation vor Ort werfen und mit ihrer Meinung hilfreich zur Seite stehen – zum Beispiel auf Baustellen. Gleichzeitig sind alle Gespräche durch die visuellen Eindrücke sehr viel persönlicher als ein Telefonat.

Bei der Entscheidung für die passende Technik sollten Handwerker unterscheiden, ob ein Gespräch mit Kunden oder Kollegen ansteht. Denn ein Austausch mit Kollegen ist sehr viel informeller, sodass es dabei nicht unbedingt darauf ankommt, dass sich jeder vor der Kamera ins beste Licht rückt. Hier entscheidet vielmehr das Ergebnis des Gesprächs. Technisch genügen deshalb die eingebauten Kameras in Smartphones, Tablets und Notebooks. Beleuchtung, Hintergründe und Sitzposition spielen nur eine untergeordnete Rolle.

Vorbereitung auf Kundengespräche

Ganz anders sieht es bei Gesprächen mit Kunden aus – vor allem bei Erstkontakten: Wer hier einen guten Eindruck hinterlassen möchte, sollte verwackelte und schlecht ausgeleuchtete Bilder vermeiden. Denn im Businessbereich wirken verpixelte Übertragungen oder schlecht verständliche Gespräche schnell unprofessionell. Deshalb sollten Betriebe auf gute Technik und ein ruhiges Umfeld setzen. In viele Notebooks sind zwar bereits Lautsprecher, Mikrofon und Webcam integriert, die Qualität ist aber – je nach Preisklasse – oft nur mäßig. Deshalb kann es sich lohnen, leistungsfähigere Hardware anzuschaffen.

So erzielen hochwertige Webcams zum Beispiel bessere Bilder in schlecht ausgeleuchteten Umgebungen. Einige Geräte haben auch eine aktive Geräuschunterdrückung integriert. In manchen Situationen empfiehlt sich auch ein Headset: So sind Audio-Informationen trotz vieler Umgebungsgeräusche besser verständlich, gleichzeitig werden Kollegen weniger abgelenkt.

Direkt in die Kamera schauen

Wer bei Videokonferenzen direkt in die Kamera schaut, wird vom Gegenüber sympathischer und präsenter eingeschätzt. Dies zeigte eine Studie der Universitäten Göteborg und Stanford mit rund 4.000 Teilnehmern im Frühjahr 2022. Schauen Gesprächsteilnehmer hingegen auf den Monitor oder zur Seite, entsteht eher ein negativer Eindruck. Ein weiteres Ergebnis der Studie: Die positive Wahrnehmung steigt, wenn die eigene Kamera über – und nicht wie häufig empfohlen – auf Augenhöhe positioniert wird. Für Kundengespräche per Kamera ist es außerdem empfehlenswert, dass sich Handwerker in einen ruhigen Raum zurückziehen, damit keine Kollegen durchs Bild laufen und störende Geräusche vermieden werden. Als Hintergrund eignet sich am besten eine einfarbige Wand, die nicht vom Gespräch ablenkt. Alternativ lässt sich der reale Hintergrund in vielen Videokonferenzprogrammen unscharf stellen oder eine virtuelle Umgebung einblenden.

Die Auflösung der eingesetzten Kamera sollte zwischen HD- (1.280 x 720 Pixel) und 4k-Qualität (4096 x 2.160 Pixel) liegen. Zur ruckelfreien Datenübertragung wird für HD eine Upload-Geschwindigkeit ab 4 Megabit pro Sekunde und Person benötigt, für Videogespräche in 4k sollten es mindestens 10 Mbit/s sein.

Die optimale Beleuchtung

Eine entscheidende Rolle für ein gutes eigenes Videobild spielt die Beleuchtung. Wer nur als Schattengestalt auftaucht oder im starken Gegenlicht untergeht, wird keinen guten Eindruck hinterlassen. Eine wichtige Grundregel: Helles Licht sollte sich niemals hinter einem Gesprächsteilnehmer befinden – auch nicht in Form von Fenstern. Wenn die Raumbeleuchtung zu dunkel ist, sind zusätzliche LED-Leuchten mit Farbtemperaturen zwischen 2.700 und 6.000 Kelvin eine gute Wahl. Diese bringen entweder Halterungen für Monitore und Notebooks mit, andere haben Standfüße für Tisch oder Boden. Farbtemperatur und Helligkeit der Beleuchtung sollten sich je nach Bedarf anpassen lassen. Für eine optimale Positionierung sitzt der Gesprächsteilnehmer am besten direkt vor oder in einem 45-Grad-Winkel zur Lichtquelle. Wenn Technik, Internetverbindung und Licht optimal eingerichtet sind, steht erfolgreichen Kundengesprächen nichts mehr im Wege.

Checkliste: Videokonferenzen mit Kunden

Bild

Stellen oder befestigen Sie die Kamera auf einem festen und vibrationsfreien Untergrund, am besten knapp über Augenhöhe. Im Bildausschnitt sollte ein Teil des Oberkörpers zu sehen sein, zwischen Kopf und oberem Bildrand ein kleiner Abstand.

Licht

Achten Sie auf eine gute Ausleuchtung ohne Gegenlicht. Optimal ist eine Lichtquelle hinter dem Display oder eine helle, indirekte Beleuchtung.

Geräusche

Sorgen Sie für ein ruhiges Ambiente. Dazu zählt auch, dass keine Tassen während des Gesprächs geräuschvoll auf den Tisch gestellt werden. Möglichst minimieren sollten Sie auch Straßengeräusche, Musik und laute Haustiere. Festnetz- und Mobiltelefone stellen Sie am besten vor dem Gespräch auf "lautlos".

Technik

Machen Sie vor dem Gespräch einen Technik-Check: Funktionieren Kamera, Lautsprecher, Mikrofon und die Internetverbindung? Ist die Kamera gut platziert? Ist das eigene Videobild gut ausgeleuchtet? Dafür sollten Sie mindestens ein bis zwei Minuten einplanen.

Internet

Zum Testen der eigenen Internetverbindung – auch beziehungsweise gerade unterwegs – können Sie die Webseite breitbandmessung.de der Bundesnetzagentur nutzen. Die eigene Upload-Geschwindigkeit sollte – je nach gewünschter Bildqualität – bei mindestens 4 bis 10 Mbit/s liegen.

Blickrichtung

Schauen Sie direkt in die Kamera, wenn Sie selbst reden. So hat Ihr Gegenüber den Eindruck, dass Sie ihn ansehen. Wenn der Gesprächspartner redet, können Sie auf das Display schauen.

Dokumente

Nutzen Sie die Funktion "Teilen von Bildschirminhalten/Bildschirmübertragung", um Kunden im Gespräch Referenzobjekte, Angebote oder Pläne zu zeigen. Das wirkt nicht nur professionell, sondern erleichtert auch das Verständnis für Projekte.

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