Das Fahrtenbuch im Stecker

Mit Vimcar, einem kleinen Stecker, der in (fast) jedes Auto passt, werden die Fahrten mit dem Firmenauto automatisch aufgezeichnet und ans Smartphone oder den PC übertragen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Flottenmanagement: So organisieren Sie Ihren Fuhrpark!

"Mit unserem digitalen Helferlein bekämpfen wir das Schreckgespenst Fahrtenbuch", sagt Andreas Schneider. Er ist einer der Gründer von Vimcar, einem jungen Unternehmen aus Berlin, das ein digitales Fahrtenbuch der besonderen Art entwickelt hat und damit sehr erfolgreich ist: Herzstück von Vimcar sind eine App und ein kleines Gerät, das man in den Firmenwagen steckt.

Die Fahrt wird mithilfe des Steckers automatisch aufgezeichnet, sobald man losfährt. Nach dem Parken erscheinen alle neuen Fahrten automatisch in der Vimcar-Fahrtenbuchsoftware auf dem Smartphone, Tablet oder dem PC. Ausgelesen werden Start- und Zielort sowie die gefahrenen Kilometer dazwischen.

Der Fahrer selbst beziehungsweise die Kollegin oder der Kollege im Büro, der den Schlüssel des Firmenwagens entgegennimmt, muss die Fahrt dann nur noch kategorisieren, also als Arbeitsweg-, Privat- oder Geschäftsfahrt zuordnen. Bei Betriebsfahrten werden die gesetzlich erforderlichen Informationen ergänzt. Für den nächsten Termin kann man Kontakte auch speichern.

Der Stecker hat einen integrierten GPS-Empfänger

So funktionierts: Die Daten werden von einer SIM-Karte im Stecker an die Handy-App oder den PC übertragen. Da der Stecker einen GPS-Empfänger hat, muss man sein Smartphone bei der Fahrt nicht unbedingt dabeihaben. Exportiert werden die Daten, indem man sie als signierte PDF-Datei an die eigene E-Mailadresse schickt.

Der Anschluss für den Fahrtenbuch-­Stecker sei standardmäßig in fast jedem Fahrzeug vorhanden, sagt Vimcar. Genutzt wird die On-Board-Diagnose-Schnittstelle (OBD) im Fahrerraum des Wagens, die spätestens ab Baujahr 2004 bei allen Autos vorhanden sei. Jeder kann das Gerät selbst in die OBD-Buchse einstecken, er muss also nicht vorher in die Werkstatt fahren.

Auch bei mehreren Fahrern kein Problem

Nutzen mehrere Fahrer einen Wagen, wie im Handwerk oft üblich, kann entweder jeder Fahrer die App auf sein Smartphone herunterladen und hat dann einen eigenen Zugang, oder ein Kollege im Büro kategorisiert die Fahrten zentral am PC, so Vimcar-Sprecherin Juliette Kronauer. Für kleinere Flotten gebe es seit einem Jahr mit "Vimcar-Fleet" eine einfache Lösung.

Einen Ritterschlag haben die Gründer schon bekommen: Das EDV-Verbändeforum des Deutschen Steuerberaterverbandes (DStV) hat der Stecker im Praxistest überzeugt. Der Verband hat für seine Mitglieder einen Rahmenvertrag abgeschlossen. "Unserer Einschätzung nach erfüllt das elektronische Fahrtenbuch alle Anforderungen der Finanzverwaltung", sagt DStV-Steuerexpertin Annekathrin Wernsdorf.