Willkommenskultur: Der erste Eindruck zählt

Wie schafft man für neue Mitarbeiter eine gute Willkommenskultur? Tipps für Arbeitgeber, die ihren Azubis und Kollegen die ersten Tage in der neuen Umgebung erleichtern möchten.

Der erste Tag im neuen Betrieb: Alles und jeder ist fremd. Die Kollegen, die Rahmenbedingungen und Zuständigkeiten, die Aufgaben und Abläufe. Damit sich der neue Mitarbeiter von Anfang an willkommen und wohlfühlt, sollte der Einstieg in den neuen Job mit einem Anschreiben beginnen, in dem er mindestens eine Woche vor Arbeitsbeginn Informationen über den Ablauf seines ersten Tages erhält.

"Je nach Tätigkeit ist natürlich der Arbeitsplatz des neuen Kollegen vorzubereiten. Im Büro ist der Schreibtisch auszustatten, die nötige Hard- und Software sowie die Zugänge einzurichten, in der Werkstatt oder für die Arbeit beim Kunden sind Arbeitskleidung oder Werkzeug bereitzustellen", sagt Bernd Bauerfeld, Geschäftsbereichsleiter Betriebsberatung und Gewerbeförderung der Handwerkskammer der Pfalz. "Wichtig ist auch, dass die Belegschaft per Aushang am Schwarzen Brett oder E-Mail erfährt, wie der neue Mitarbeiter heißt, wann er anfängt und zu welchem Team er gehört.

Erst einmal eine Führung durch den Betrieb

Broschüre: Die ersten 100 Tage im Unternehmen. Quelle: Arbeitsgemeinschaft der Handwerkskammern Rheinland-Pfalz Beginnen sollte der erste Tag mit einer persönlichen Begrüßung und einem Willkommensgespräch durch den Chef und den direkten Vorgesetzten. Bei einem Rundgang durch das Unternehmen lernt der neue Mitarbeiter dann die Räumlichkeiten und die Kollegen kennen – von der Produktion über die Büros bis hin zu den Sozialräumen. Dabei dürfen Sicherheitshinweise nicht zu kurz kommen. Mit einer Willkommensmappe kann der neue Mitarbeiter über die Rahmenbedingungen in der Firma informiert werden.

"In die Mappe gehört Wissenswertes wie Arbeitszeiten, Regeln zu Urlaub und Krankheit, ein Formularsatz oder Infos zum Umgang mit Besuchern und Kunden oder die Präsentation nach außen. Auch eine Telefonliste ist sinnvoll", erklärt Bernd Bauerfeld. "Damit hat der neue Kollege alles schwarz auf weiß und kann sich leichter und schneller orientieren."

Friseurmeister Ralf Baier hat einen eigenen Azubi-Guide erstellt

Ralf Baier, Inhaber von Hairstyle by Baier in Freinsheim, hat einen Azubi-Guide erstellt, um den neuen Auszubildenden den Start zu erleichtern: "Erfahrene Gesellen als Mitarbeiter zu gewinnen, ist inzwischen unmöglich. Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, junge Menschen auszubilden." Die Willkommensmappe von Ralf Baier ist zielgruppenspezifisch aufbereitet, auch was die Sprache der Jugendlichen betrifft. "So fühlen sich die jungen Menschen angesprochen und direkt wohl. Sie bekommen durch den Guide unter anderem einen Überblick, wie wir als Dienstleister gegenüber unseren Kunden auftreten, wie mit unseren Kunden umzugehen ist oder welche Kleidungsvorschriften zu beachten sind."

Feedback-Gespräche geben Sicherheit

Die Besprechung eines Einarbeitungsplans, die Nennung eines Ansprechpartners (Paten) und die Einweisung in den ersten Arbeitsauftrag gehören ebenfalls zu den Informationen am ersten Arbeitstag. Ein wichtiger Bestandteil einer guten Willkommenskultur sind Feedbackgespräche mit dem neuen Kollegen. Die Termine werden kurzfristig gemeinsam festgelegt. Das erste Gespräch sollte nach einer Woche stattfinden. Dabei geht es um die allgemeine Befindlichkeit im neuen Betrieb.

Beim zweiten Gespräch, etwa vier Wochen nach der Einstellung, stehen das Arbeitsumfeld und die Aufgaben im Mittelpunkt, die Kooperation mit den Kollegen und eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten. Im letzten Gespräch, circa zwei Wochen vor dem Ende der Probezeit, ist die rückblickende Bewertung der Einarbeitung das Thema – dazu gehören die Leistung des Mitarbeiters, ein eventueller Qualifizierungsbedarf oder wie gut sich der neue Kollege integriert fühlt.

Die Betriebsberater der Handwerkskammern unterstützen ihre Mitgliedsbetriebe bei der Erarbeitung einer guten Willkommenskultur sowie der Erstellung einer Willkommensmappe. Die Handwerkskammern der Pfalz, Koblenz, Rheinhessen und Trier haben gemeinsam einen Leitfaden zur Verbesserung der Arbeitgeberattraktivität entwickelt mit konkreten Hinweisen zur Willkommenskultur und Mitarbeiterbindung.

 

Die Willkommensmappe

Eine Willkommensmappe enthält die wichtigsten Informationen und sollte ­keinesfalls ­überfrachtet sein. Neben einem ­Willkommensgruß des Chefs sind je nach Größe des Betriebs sinnvoll:

1. Visitenkarten
2. Unternehmensbroschüre / Raumplan
3. Arbeitszeiten, (Raucher-)Pausen, Arbeitszeiterfassung und -konten, Überstunden­regelungen
4. Regeln zu Urlaub und Krankheit
5. Regeln zu Reisekostenabrechnung und Spesen
6. Formular-Satz
7. Liste mit allen Mitarbeitern, Zuständig­keiten, Telefonnummern (und ggf. Geburtstagen) sowie Notfallnummern
8. Informationen zur Arbeitssicherheit (etwa Verhalten im Notfall, Notausgänge, ­Erste-Hilfe-Kästen, Feuerlöscher)
9. Informationen zum Umgang mit Kunden und Besuchern, Präsentation nach außen
10. Bedienungsanleitungen Telefon, PC, ­Drucker, Fax
11. Regeln zum Umgang mit Arbeitskleidung
12. Nutzungsbestimmungen von Firmen­fahrzeugen
13. Informationen zu Parkberechtigungen / Jobtickets
14. Informationen zur Weiterbildung
15. Regeln zum Umgang mit Abfällen / ­Wertstoffen
16. Termine wie Besprechungen, Betriebsausflug oder Weihnachtsfeier