Sieben Tipps zum leeren Schreibtisch

Von wegen kreatives Chaos. Wer aufräumt hat mehr Erfolg. Die Zeit zwischen den Jahren bietet sich an, um den Schreibtisch aufzuräumen und ein sinnvolles Ordnungssystem einzurichten.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Was Sie als Chef im Handwerk wissen müssen

Wenn es um ihr Handwerk geht, sind Meister effektiv und genau. Doch im Büro wachsen Türme aus Rechnungen und Angeboten, stapeln sich die Fachblätter, die noch gelesen werden müssen oder sammeln sich die Anfragen und Formblätter diverser Verwaltungen und Versicherungen.

Wo steckt die Kostenrechnung? Wohin ist der Bauplan verschwunden? Und überhaupt: Wer hat das Leberkäsebrötchen in meiner Schublade versteckt? Szenen wie diese hat jeder Handwerker an seinem Schreibtisch so ähnlich schon einmal erlebt. Laut einer Fraunhofer-Studie verschwenden Büromenschen im Schnitt fast ein Drittel ihrer Arbeitszeit. Die Ursachen sind das Suchen nach fehlenden Arbeitsmaterialien oder richtigen Dokumenten im chaotischen Dateiverzeichnis, schlecht abgestimmte Prozesse gefolgt von sonstiger Unproduktivität. In Summe 70 Arbeitstage pro Jahr, die vergeudet werden – und das ist bares Geld.

Leertischler sind effektiver als Volltischler

Zunächst müssen Sie Ihre Schreibtischplatte wieder leer bekommen. Der älteste Grundsatz im Zeitmanagement heißt: Leertischler sind effektiver als Volltischler – und deswegen widmen Sie den ersten Schritt immer der Schreibtischplatte. In den Mülleimer gehören alle Dinge, die veraltet sind. Für die Sachen, die Sie dauerhaft benötigen, müssen Sie Ablagesysteme schaffen.

Wenn Sie künftig weniger Zeit verschwenden, schneller wichtige Unterlagen finden und Routineprozesse beschleunigen wollen, dann müssen Sie sich zunächst Zeit nehmen, um die Arbeitsplätze und -prozesse zu strukturieren. Langfristig profitieren alle davon. Wenn Stress ausbricht und viele Kunden etwas von Ihnen wollen, nehmen Sie sich auch fünf Minuten Zeit, um Prioritäten zu setzen. Definieren sie gemeinsam mit den Mitarbeitern ein Ordnungssystem, in dem sie sich zurechtfinden. Ziel ist eine Prozessoptimierung, die alle kennen und verstehen. Jeder, der an einen Arbeitsplatz kommt, muss sofort losarbeiten können. Auf Checklisten definieren Sie Spielregeln, die sichtbar aushängen. So verhindern Sie, dass der Schreibtisch wieder voll gehäuft wird.

Strukturierte Büroschreibtische sind kein Selbstzweck. Für Handwerksbetriebe ist es wichtig, dass alle Prozesse ineinander greifen. Ein Produkt zu verkaufen reicht nicht, Sie müssen es liefern, Rechnungen schreiben und Löhne bezahlen können. Deshalb gehören zum sauberen Schreibtisch auch eindeutige Absprachen: Wie gehen wir mit E-Mails und Telefonaten um? Welche überflüssigen Arbeiten können wir streichen? Wer dann noch die "Sieben Schritte" umsetzt, hat gute Chancen ein Leertischler zu werden!

In lediglich sieben Schritten können Sie Ihre Büroorganisation deutlich optimaler gestalten und damit Zeit sparen:

1. Posteingang: Viele Leute arbeiten mit mehreren, unsinnig gekennzeichneten Körbchen: Hinweise wie "Wichtig", "Später" oder "Sonstiges" verraten bestenfalls dem Eigentümer, was darin liegt. Wo legen Kollegen einen wichtigen Brief hin oder wie findet man ein Angebot, bei dem in einer Woche nachgehakt werden soll? Der Tipp: Eine Ablageschale reicht. Das verkürzt Suchzeiten und Stress.
2. Unterlagen zum Lesen: Für Dinge, die man später lesen möchte ein eigenes Fach im Schrank oder Schreibtisch anlegen. Von Zeit zu Zeit von unten leeren. Magazine und Zeitungen, von denen man sich nicht trennen kann, empfiehlt Kurz, in eine Kiste zu packen und auf den Speicher zu stellen. Ist die Kiste nach einem halben Jahr immer noch ungeöffnet – wegwerfen.
3. Wichtige Infos und Kontakte: Informationen von Kunden und Kollegen, Telefonlisten, Kostenstellenpläne etc. in einen Folienordner stecken. Ruckzuck sind alle Post-its verschwunden. Der Bildschirm wird wieder sichtbar und auch andere Mitarbeiter wissen, wo sie wichtige Telefonnummern finden.
4. Büroutensilien: Stifte und Co. gehören in die oberste Schublade – am besten in einen Rollcontainer, in dem auch Tacker, Tesa und Konsorten ihren Platz finden. Motto: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.
5. Eigene Aufgaben: Immer nur Unterlagen für die gerade zu erledigende Arbeit auf den Tisch. Für den Rest ein Wiedervorlagesystem im Rollcontainer unter dem Schreibtisch anlegen. Wer so arbeitet, hat am Feierabend immer eine leere Schreibfläche.
6. Gemeinsame Projekte mit Kollegen: Ablageorte zusammen mit Kollegen aus der Abteilung festlegen. Der Platz dafür ist nicht auf dem Schreibtisch. Wichtig: Niemanden überrumpeln. Die Orte und Systeme am besten im Team entwickeln. Das erhöht die Akzeptanz. Vor allem: Regeln werden künftig eingehalten.
7. Termin- und Aufgabenverwaltung: Aufgaben und Projekte mit einem Zeitplanbuch oder elektronischem Planer verbinden. Jetzt geht kein Termin mehr verloren. Am Abend die Tops des nächsten Tages checken. So kann man ruhig in den Feierabend gehen.

Jürgen Kurz ist Experte für Büro-Effizienz und Prozess-Abläufe