Keine Pflicht zur elektronischen Kasse

Bargeldintensive Betriebe sind nach wie vor nicht verpflichtet, eine elektronische Kasse einzusetzen. Die offene Ladenkasse ist weiterhin erlaubt. Das hat der Bundesfinanzhof gerade bestätigt. Ob das sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Für Bäcker, Fleischer, Friseure, Einzelhändler, Textilreiniger, Gastronomen und viele andere Branchen ist die ordnungsgemäße Kassenführung von enormer Bedeutung. Bargeldintensive Branchen stehen immer unter besonderer Beobachtung des Fiskus. Zuletzt mussten sie ihre elektronischen Registrierkassen auf ein besonders fälschungssicheres System umstellen. Die Aufzeichnungssysteme müssen neuerdings durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden, damit das Löschen von Umsätzen nicht mehr möglich ist.  

Marktstände auf Wochenmärkten oder Imbissbuden müssen trotzdem auch weiterhin nicht mit einer elektronischen Kasse ausgestattet sein. Der eine oder andere kleinere Bäcker oder Friseursalon kann ebenfalls auch in Zukunft mit der offenen Ladenkasse arbeiten, wenn er das möchte, muss dann aber detaillierte Aufzeichnungspflichten beachten.

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Was das für Unternehmen bedeutet

• Alle neu angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen jetzt über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die ab dem ersten Tastendruck alle Eingaben in das System unveränderlich und verschlüsselt erfasst. Die elektronische Kassensysteme müssen also manipulationssicher sein, über eine TSE verfügen und elektronisch auslesbar sein. Bestandteile der TSE sind ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine einheitliche digitale Schnittstelle.
  
• Übergangsfrist! Für alle Ladenbesitzer, die Kassensystem nach dem 25. November 2010 angeschafft haben und die bauartbedingt nicht mit einer solchen vom BSI zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgerüstet werden können, gibt es eine Ausnahme. In ihrem Fall verlängert sich die Deadline bis zum 31. Dezember 2022. Es wird vorausgesetzt, dass da Kassensystem die seit 2010 geltenden Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt. Die Ausnahmeregelung gilt im Übrigen nicht für PC-Kassen. 
• Geschäfte müssen an jeden Kunden einen Bon ausgeben. Es gibt aber keine Mitnahmepflicht für den Kunden. Doch selbst wenn der Kunde verneint, "muss" ein Bon ausgestellt werden. Von der Belegausgabepflicht kann man sich bei seinem Finanzamt befreien lassen, etwa wenn man Verkaufsstände auf Wochenmärkten oder Volksfesten hat.  Durch eine  Ergänzung des Paragrafen 6 Satz 2 KassenSichV ist es möglich, dass auf einem Beleg bestimmte Angaben nicht in für einen Menschen lesbarer Form aufgedruckt werden müssen, sondern in einem QR-Code dargestellt werden können. So kann die Beleggröße reduziert werden. 
  
• Ab 1. Januar 2024 werden die Pflichtangaben auf den Kassenbons erweitert. Dann müssen sowohl die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems als auch des Sicherheitsmoduls mit auf den Kassenbons angegeben werden. Auch der Prüfwert und der fortlaufende Signaturzähler müssen ab 2024 auf den Bons stehen.
  
• Meldepflicht: Eigentlich müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2020 neue elektronische Registrierkassen innerhalb eines Monats dem Finanzamt melden. Weil es aber bis heute keine Meldesoftware gibt, startet das Verfahren voraussichtlich erst im Herbst 2023.
• Die Finanzämter haben die Möglichkeit zur unangekündigten Kassen-Nachschau. Das ist ein eigenständiges Verfahren und kann zusätzlich zur Außenprüfung stattfinden. Bei Verstößen droht hier eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro. Dabei ist es egal, welches Kassensystem man hat, also elektronische Registrierkassen oder die offene Ladenkasse, geprüft wird beides. 
  

Jedes System birgt Gefahren und Fallen

Es gibt keine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. Wenn jemand eine offene Ladenkasse führt, kann er nicht verpflichtet werden, auf elektronische Kassensysteme umzusteigen. Es besteht sogar theoretisch die Möglichkeit, dass jemand, der ein elektronisches Kassensystem im Einsatz hat, dieses wieder entsorgt und auf die offene Ladenkasse umstellt. Egal, welches Kassensystem man nutzt: Jedes System birgt Gefahren und Fallen, die die Betriebsprüfer kennen. 

Einen Nachteil der offenen Ladenkasse gibt der Zentralverband des Bäckerhandwerks zu bedenken: "Wird die Kasse von mehreren Personen verwendet, wie das in einer Bäckereifiliale üblich ist, lässt sich nichts mehr nachvollziehen. Der Unternehmer ist dann auf die hundertprozentige Ehrlichkeit aller Mitarbeiter angewiesen und muss Fehlbeträge selbst ausgleichen." 

Bestätigung vom Bundesfinanzhof

Der Bundesfinanzhof hat Mitte Dezember 2021 bestätigt, dass eine Pflicht zur Verwendung einer elektronischen Kasse in der Gastronomie und anderen bargeldintensiven Bereichen nicht erforderlich ist  (Az.: IV R 34/18)

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Geklagt hatte ein schwäbischer Gastwirt, der zugleich Rechtsanwalt für Steuerrecht ist. Er selbst setzt in seinen Gaststätten elektronische Registrierkassen ein. Der Gastronom war der Auffassung, dass es verfassungswidrig sei, wenn der Gesetzgeber zwar detaillierte Regelungen für die Verwendung von elektronischen Kassen aufstelle, es aber zugleich weiterhin gestattet ist, keine elektronischen Kassen zu verwenden. Die Klage bezog sich auf das Jahr 2015.

"Der BFH bestätigt nur das, was bereits seit vielen Jahren geltendes Recht war", betont der Bäckerverband. "Ein Wochenmarktstand, ein Verkaufswagen oder eine Verkaufsbude auf dem Jahrmarkt muss nicht mit einer elektronischen Kasse ausgestattet sein. Hier reicht die offene Ladenkasse aus."

Aber auch wer eine offene Ladenkasse hat, muss jederzeit mit einer unangekündigten Kassen-Nachschau rechnen.  Er muss täglich einen detaillierten Kassenbericht führen, der es ermöglicht, dass die Tageseinnahmen rechnerisch ermittelt werden.

Darauf muss man bei der offenen Ladenkasse achten!

Es ist zwingend erforderlich eine tägliche Kassenbestandsaufnahme vorzunehmen und zu dokumentieren. Ein Kassenbuch ersetzt auch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden. 

"Betriebsinhaber sollten zusammen mit ihrem Steuerberater die Einhaltung der Einzelaufzeichnungspflicht im Voraus überprüfen und gegebenenfalls erforderliche Umstellungen bei der Aufzeichnung und elektronischen Aufbewahrung vornehmen", rät der Zentralverband des Deutschen Handwerks.

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