Aufbewahrungsfristen im Büro: Das darf 2025 vernichtet werden

Zeit für Ordnung und mehr Speicherplatz im Büro: Lesen Sie, welche Unterlagen und Belege 2025 gelöscht oder vernichtet werden dürfen und was man lebenslang aufbewahren muss.

Geschäftsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, müssen immer über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei bislang zwischen Fristen von sechs Jahren und zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Unterlage gemacht wurden oder in dem die Unterlage erstellt wurde.

Künftig müssen Buchungsbelege nur noch acht Jahre statt zehn Jahre archiviert werden. Das ist Teil des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes - betrifft aber erst Rechnungen oder Kostenbelege ab 2025.  

Diese Unterlagen können ab 2025 vernichtet werden*

Aufbewahrungsfrist zehn Jahre

• Handelsbücher,
• Inventare,
• Eröffnungsbilanzen,
• Jahresabschlüsse,
• Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a,
• Lageberichte,
• Konzernabschlüsse,
• Konzernlageberichte 

Aufbewahrungsfrist acht Jahre

Buchungsbelege und Quittungen aus 2016 und aus früheren Jahren. Zum Beispiel

• Lohnabrechungen
• Rechnungen an Kunden oder von Lieferanten
• Bankbelege
• Bewirtungsbeleg‍e
• Kassenbeleg‍e
• Quittung‍en
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Aufbewahrungsfrist sechs Jahre

• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2018 oder früher empfangen oder abgesandt wurden.
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen oder Verträge aus dem Jahre 2018 oder davor.
• Versicherungspolicen nach Ablauf.
• Dabei muss man die Fristen für die Steuerfestsetzungen beachten.

*Die Angaben dienen nur zur Orientierung. Im Zweifel sollte man die Unterlagen länger aufbewahren.

Welche Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden?

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind für

• eine begonnene Außenprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen. 

Nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können bei Bedarf vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Man muss außerdem darauf achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.

Mindestlohn dokumentieren

Arbeitgeber müssen dokumentieren, dass sie den gesetzlichen Mindestlohn einhalten. "Die Unterlagen, die nötig sind, damit der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er die Mindestlohnbestimmungen einhält, müssen über die gesamte Beschäftigungsdauer, mindestens aber für die Dauer von zwei Jahren, bereitgehalten werden", darauf macht die Techniker Krankenkasse (TK) aufmerksam.

Systemwechsel der Steuersoftware

Nach einem Systemwechsel der Steuersoftware oder einer Datenauslagerung müssen Unternehmen die alten Programme nicht mehr zehn Jahre aufbewahren, sondern nur noch fünf Jahre. Danach müssen sie die Steuerunterlagen lediglich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger speichern. Die Regelung gilt allerdings nur für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 begonnen hat.

Fristen gibt es auch für Lohn- und Gehaltsunterlagen

Für Lohn- und Gehaltsunterlagen bestehen Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren. Die Sechs-Jahres-Frist gilt unter anderem für Lohnkonten, Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher. Sind die Lohnunterlagen auch für die Gewinnermittlung von Bedeutung, dürfen diese erst nach zehn Jahren gelöscht werden.

Außerdem gibt es Aufbewahrungsfristen für die Arbeitszeitdokumentation. Diese liegen bei mindestens zwei Jahren.

Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufbewahren

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt, müssen Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend.

Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinander folgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Handwerkerrechnungen müssen Privatleute zwei Jahre aufbewahren, um nachzuweisen, dass es sich nicht um Schwarzarbeit handelt. Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten sogar fünf Jahre lang archiviert werden. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen über Bauleistungen, Reparaturen, Handwerks- und Renovierungsarbeiten und Reinigungsarbeiten.

Lebenslange Aufbewahrung 

Bestimmte Unterlagen sollten Privatpersonen unbegrenzt aufbewahren. Dazu gehören Unterlagen

• zur Rentenberechnung sowie die dazu gehörenden Arbeitsverträge,
• Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen,
• ärztliche Gutachten,
• Ausbildungsurkunden,
• Abschlusszeugnisse,
• Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden und gegebenenfalls der
• Taufschein.

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