Eine rein digitale Lohnabrechnung ist erlaubt

Der Arbeitgeber muss Lohnabrechnungen nicht in Papier ausstellen, eine elektronische Version genügt. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden. Es hat aber auch eine Bedingung gestellt.

Dürfen Firmen ihre Gehaltsabrechnungen und andere Personaldokumente ausschließlich elektronisch in einem Mitarbeiterportal bereitstellen? Ja, sagen die Bundesarbeitsrichter. Ein Papierausdruck ist nicht nötig. Die Beschäftigten müssen die Daten aber im Betrieb einsehen und ausdrucken können.

Der Fall

Eine Verkäuferin im Lebensmittelhandel wollte ihre Lohnabrechnung in Papierform erhalten. Laut Betriebsvereinbarung stellt ihr Arbeitgeber aber alle Personaldokumente, auch die Entgeltabrechnungen, über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereit. Diesen können die Beschäftigten über einen passwortgeschützten Online-Zugriff abrufen. Die Mitarbeiter können die Dokumente aber auch im Betrieb einsehen und ausdrucken.

Das Urteil

Nachdem das Landesarbeitsgericht sich noch auf die Seite der Verkäuferin gestellt hatte, gab das Bundesarbeitsgericht (BAG) hingegen dem Arbeitgeber recht. Denn der Anspruch der Arbeitnehmer auf ihre Abrechnung sei eine sogenannte Holschuld. Dies bedeute, dass der Arbeitgeber zwar eine Abrechnung bereitstellen müsse, aber nicht für den Zugang der Unterlagen verantwortlich sei.

"Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese Verpflichtung kann er grundsätzlich auch dadurch erfüllen, dass er die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt", so das Urteil wörtlich. Die in der Konzern-Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelte, digitale Abrechnung greife nicht unverhältnismäßig in die Rechte der Arbeitnehmer ein.

Abrechnung muss im Betrieb zugänglich sein

Das Unternehmen muss aber Mitarbeitern ohne entsprechende Technik den Zugang zu den Daten und das Ausdrucken der Abrechnungen im Betrieb ermöglichen. Das sei hier geschehen.

Der Lebensmittelhändler mit insgesamt mehr als 410.000 Beschäftigten hat das digitale Mitarbeiterportal 2021 per Konzern-Betriebsvereinbarung eingeführt. Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen soll nun die Zuständigkeiten verschiedener Betriebsräte klären. Dafür hat das BAG die Sache an das LAG zurückverwiesen.

Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 28. Januar 2025, Az. 9 AZR 48/24 

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