Excel-Tabelle ist kein Mangel der Kassenführung

Wer eine elektronische Registrierkasse nutzt und Einnahmen sowie Ausgaben in einer Excel-Tabelle darstellt, macht keinen Fehler bei der Kassenführung, wenn er alle Belege geordnet ablegt. Das hat das Finanzgericht Münster entschieden.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Ein Betrieb, der bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse Bareinnahmen in einer Excel-Tabelle darstellt, macht keinen Kassenführungs-Fehler, wenn ansonsten alle Belege in geordneter Form vorliegen.

Der Fall

Die Wirtin eines Irish Pub ermittelte ihren Gewinn durch Bilanzierung und verwendete für die Bareinnahmen in der Kneipe eine elektronische Registrierkasse. Die – in den vollständig vorliegenden Z-Bons ausgewiesenen – Einnahmen übertrug sie unter Ergänzung von Ausgaben und Bankeinzahlungen in eine Excel-Tabelle, mit der sie täglich den Soll- mit dem Ist-Bestand der Kasse abglich. Darüber hinausgehende Kassenberichte gab es nicht.

Der Pub betrieb bei Festen auch eine Außentheke. Hier nutzte man ebenfalls elektronische Registrierkassen, deren Einnahmen die Wirtin genauso wie die Erlöse im Haus erfasste. Teilweise erfasste sie Bareinnahmen aber auch in offenen Ladenkassen, für die sie keine Kassenberichte führte. Die Einnahmen der Feste trug sie ebenfalls in die Excel-Tabelle ein.

Finanzamt schätzte Umsatz

Bei einer Betriebsprüfung beanstandete das Finanzamt die Nutzung der Excel-Tabelle bei der Kassenführung. Wegen der jederzeitigen Änderbarkeit erfülle das Computerprogramm nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung. Auf Grundlage einer überschlägigen Getränkekalkulation nahm es zu den erklärten Umsätzen von jährlich gut 300.000 Euro Sicherheitszuschläge zum Umsatz und Gewinn zwischen 15.000 Euro und 29.000 Euro pro Jahr vor.

Die Wirtin klagte gegen den Bescheid. Sie war der Ansicht, dass ihre Buchführung ordnungsgemäß sei, da die ursprünglichen Aufzeichnungen (Z-Bons, Belege über EC-Kartenzahlungen und Ausgaben) unabänderlich seien.

Das Urteil

Das Finanzgericht Münster gab der Wirtin überwiegend recht. Ihre Buchführung sei nur insoweit formell ordnungswidrig, als sie bei den Festen offene Ladenkassen ohne tägliche Kassenberichte eingesetzt habe. 

Soweit der Pub seine Bareinnahmen in einer elektronischen Registrierkasse erfasst habe, seien die Kassenaufzeichnungen dagegen ordnungsgemäß. Hierfür genüge eine geordnete Ablage der Belege. Der tägliche Abgleich von Soll- und Ist-Bestand durch Nutzung einer Excel-Tabelle sei unschädlich, da ein derartiger Kassensturz nach dem Gesetz nicht erforderlich sei.

Fehler bei offener Kasse wirkt sich nicht auf elektronische Kassenführung aus

Da jede verwendete Kasse gesondert zu beurteilen sei, wirke sich der Fehler bei der offenen Ladenkasse nicht auf die Verwendung der elektronischen Registrierkassen aus.

Wegen der mangelhaften Führung der offenen Ladenkassen setzte das Gericht einen Sicherheitszuschlag von 2.000 Euro pro Jahr fest. Die Getränkekalkulation des Finanzamts könne nicht herangezogen werden, erklärte das Gericht. Denn es gab keine getrennten Getränkeeinkäufe für Kneipe und Feste, so dass es nicht möglich sei, die Feste isoliert zu kalkulieren.

Finanzgericht Münster, Urteil vom 29. April 2021, Az. 1 K 2214/17 E,G,U,F  

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