Was Sie tun können, wenn Ihr Kunde nicht zahlt

Wenn ein Betrieb pleitegeht, stecken meist ausgefallene Forderungen dahinter. Doch was kann der Handwerksbetrieb tun, um das Ausfallrisiko zu verkleinern?

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Rechnungen: Darauf kommt es an

Einer der Hauptgründe für die Pleitewelle ist der Ausfall von Forderungen. Zahlt der Kunde nicht, ist oft die betriebliche Liquidität bedroht. Versucht ein Handwerksunternehmer dann diese Liquiditätsengpässe durch die Ausnutzung eingeräumte Kreditlinien oder Inanspruchnahme kurzfristig zugänglicher Bankkredite zu finanzieren, ist dies meist der Anfang vom Ende. Besser wäre es, wenn der Unternehmer sich für ein professionelles Forderungsmanagement entscheidet. Dazu gehört die strikte Überwachung der Zahlungseingänge, um die Außenstände schnell und ohne Verluste einzubringen. Die Erhaltung der Liquidität ist die wichtigste Aufgabe!

Forderungsmanagement – was ist das eigentlich?

Forderungsmanagement ist für viele Betriebe oft nur eine Verwaltungsaufgabe im Rahmen der Debitorenbuchhaltung und damit ein fünftes Rad am Wagen. Verwalten steht aber im Widerspruch zum aktiven "managen". Die Folge: Drohende Forderungsausfälle werden viel zu spät erkannt. Und der Versand einer einfachen Mahnung macht noch kein Forderungsmanagement aus! Doch was kann der Handwerksbetrieb tun, um das Ausfallrisiko zu verkleinern?

Forderungsmanagement bedeutet zum Beispiel auch:

• Informationen über Risikosituation und Kundenbonität auszuwerten
• Kreditlimite festzulegen, zu überwachen und anzupassen
• das betriebliche Mahnwesen und Inkassomaßnahmen konsequent zu betreiben und
• im schlimmsten Fall schnell den Gang zum Gericht anzutreten und alle rechtlichen Möglichkeiten zu nutzen, um mit juristischen Mitteln doch noch zum Geld zu kommen.

Wer sich daran hält, kann das "Funktionieren" seines Unternehmens besser überwachen. Vor oder bei Geschäftsabschluss kann der Unternehmer noch agieren, in dem er sich Informationen über die Zahlungsfähigkeit seines Auftraggebers verschafft. Der Markt bietet viele unterschiedliche Dienstleister mit diversen Informationsangeboten rund um die Kundenbonität. Je nach Ergebnis der Bonitätsprüfung kann oder muss der Unternehmer sich absichern. Unterlässt der Unternehmer die Prüfung, kann er, wenn die Zahlungen erst einmal ausbleiben, nur noch reagieren und sich hinten in die Schlange der Gläubiger einreihen.

Gute Gründe

Dass ein schneller Zahlungseingang der beste Weg zur Behebung von Liquiditätsengpässen ist, liegt auf der Hand. Freigesetzte Liquidität gibt die Möglichkeit der Rückführung von Kapital, für Investitionen etc. Eine wesentliche Zielsetzung wird damit erfüllt.

Weiterer Wertbeitrag für Unternehmen: Forderungsmanagement und Rentabilität. Zahlt der Kunde nicht, müssen Sie Ihre Forderung wertberichtigen, Das löst einen negativen Effekt auf die Rentabilität eines Unternehmens aus und nimmt Einfluss auf das operative Betriebsergebnis. Wertberichtigungen durch "plötzliche" Ausfälle treffen Unternehmen, die Forderungen verwalten, statt zu managen. Ein professionelles Forderungsmanagement bietet hier Vorsorge.

Forderungsmanagement macht die Forderungssituation des Unternehmens transparent. Die ständige Überwachung aller Vorgänge ermöglicht es, Daten zusammenzutragen und Statistiken zu erstellen, die im Rahmen eines Reportings die Forderungssituation verdeutlichen und ein gutes Controlling-Instrument liefern.

Reporting ist als Schutz vor unliebsamen Überraschungen nicht weg zu denken. Regelmäßige Überprüfungen spiegeln Veränderungen wieder. Als Unternehmer werden Sie so aufmerksam für das Erkennen von Schwachstellen. Unternehmer, die entsprechende Controlling-Instrumente erstmals installieren, werten in der Regel erst einmal mit einfachen Mitteln aus. Dies ist auch gut so, denn die Perspektiven und Möglichkeiten entwickeln sich ständig und orientieren sich an der eigenen Kreativität.

Branchen und Kundenstrukturen sind unterschiedlich. Deshalb können Forderungsverluste selten vollständig vermieden werden. Aber: Forderungsmanagement fängt bereits bei Vertragsabschluss an! Von Bedeutung sind dabei z.B. die Ausgestaltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Vereinbarung von Sicherheiten wie Eigentumsvorbehalte, Garantien oder Bürgschaften, Kreditversicherungen, Factoring, Bonitätsauskünfte und die Überwachung der Risikosituation. Keine dieser Maßnahmen bietet einen hundertprozentigen Schutz, jedoch lässt sich das Ausfallrisiko senken. Sicher sind Leistung gegen Vorkasse, Abschlagszahlung, Barzahlung oder Treuhandabwicklung.

Außenstandsdauer senken

Damit der Unternehmer rasch an das ausstehende Geld kommt, muss er oft erst einmal die betriebsinternen Abläufe anpassen. Für den Betrieb bedeutet dies die konsequente Überwachung der Außenstände. Ist die Zahlungsfrist abgelaufen, ist handeln angesagt. Wer kaufmännisch mahnt, muss dies konsequent und mit kurzen Zahlungsfristen tun. Um die Forderung ohne gerichtliche Hilfe beizutreiben darf auch ein Besuch beim Kunden, der inzwischen zum Schuldner geworden ist, oder ein Telefonat erfolgen. Gutmütigkeit hat aber Grenzen: Versucht der Schuldner die Zahlung weiter hinauszuzögern, bleibt nur, die Forderung durch den Gang zum Gericht zu sichern und das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten.

IT-Unterstützung – sinnvoll oder Unsinn?

Haben Sie wenige Schuldner, brauchen Sie nicht gleich IT-Unterstützung in Form von Soft- und Hardware. Größere Forderungsbestände verlangen jedoch eine IT-gestützte Bearbeitung. Simple Funktionen von spezieller Software bieten Automatismen und zuverlässige Wiedervorlagesysteme und sorgen so dafür, dass keine Frist, Forderung oder gar der Schuldner "vergessen" wird. Die Entscheidung über den Einsatz eines Softwareprodukts sollte auf Grund des vielfältigen Angebots jedoch nicht übereilt getroffen werden. Ergänzende Produkte, wie etwa online-Bonitäts- oder Anschriftenprüfungen sind etabliert und kaum noch wegzudenken.

Aufbau und Einführung eines professionellen Forderungsmanagements hängt von vielen betriebsinternen Faktoren ab. So sollten ausgearbeitete Allgemeine Geschäftsbedingungen vorhanden sein, Kundenbonitäten geprüft und gegebenenfalls eine entsprechende Sicherheit abverlangt werden. Kommt es zum Zahlungsverzug, greift Ihr individuelles "Mahndesign": Die Zahlung wird schriftlich und bestenfalls auch telefonisch (Achtung: hier ist zuvor ein gutes Training erforderlich) angemahnt mit dem Ziel, den Kunden ohne gerichtliche Hilfe zu Zahlung oder Teilzahlung zu bewegen. So bleibt der Kunde dem Betrieb als solcher in der Regel erhalten.

Beispiele zeigen, dass je nach Branche bis zu 80 Prozent  aller auffälligen Forderungen durch diese Vorgehensweise wieder ausgeglichen werden können. Ist eine Einigung nicht möglich, muss die Forderung durch Mahnbescheidsantrag gerichtlich geltend gemacht und schlimmstenfalls die Zwangsvollstreckung betrieben werden. Besonders wichtig: Geschulte und kontinuierlich weitergebildete Fachkräfte, auch im Kleinbetrieb. Viele Schuldner sind "Profis", kennen alle Tricks in der Auseinandersetzung!

Selbst machen oder machen lassen?

Forderungsmanagement ist erlernbar. Die Handwerkskammern und etliche andere Einrichtungen bieten Weiterbildungsmöglichkeiten an. Selbst die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens, die Beauftragung des Gerichtsvollziehers oder das Beantragen von Pfändungen kann grundsätzlich ohne fremde Hilfe erfolgen.

Dafür sind jedoch besondere Rechtskenntnisse nötig, über die der normale Handwerksunternehmer oft nicht verfügt. Wenn dieses Know-how fehlt, ist das keine Schande. Dann kommen Inkassounternehmen, Factoring-Unternehmen oder Kreditversicherungen als potentielle Partner in Frage. Aber nicht vergessen: Leistungen und Konditionen immer vergleichen!

Autor und Copyright: J. Loeffen. Der Autor ist Unternehmensberater mit dem Schwerpunktthema Forderungsmanagement und Weiterbildung

Wenn Sie Forderungsmanagement in Ihrem Betrieb einführen wollen, sollten Sie einige Grundsätze beachten:

• Vertragsabschluss: Forderungsmanagement beginnt schon beim Vertragsabschluss. Schaffen Sie in Ihren Geschäftsbeziehungen klare Verhältnisse und nutzen Sie auf jeden Fall Sicherungsmaßnahmen, die Ihr Risiko minimieren. 
• Mahnungen: Das bloße Schreiben von Mahnungen ist noch kein Forderungsmanagement! Forderungen wollen gemanagt und nicht "verwaltet" werden! Eine aktive Bearbeitung senkt die Außenstandsdauer und den Verlust von barem Geld.
• Betriebsergebnis: Forderungsmanagement ist kein fünftes Rad am Wagen. Konsequent betrieben, erhält es die Liquidität und nimmt Einfluss auf Ihr Betriebsergebnis.
• Führungsaufgabe: Forderungsmanagement ist zuweilen Chefsache! Wenn in größeren Betrieben zwischen Vertrieb und Forderungsmanagement ein Spannungsfeld entsteht, sind Sie als Unternehmer gefragt. 
• Professionelles Forderungsmanagement: Es ermöglicht eine transparente Darstellung der Forderungssituation. Forderungsmanagement ohne Berichtswesen als Kontrollinstrument ist nur die halbe Wahrheit. Als Unternehmer können Sie erst (re)agieren, wenn Ihnen die Schwachstellen bekannt sind! 
• Externe Experten: Nutzen Sie die Chancen zu Verbesserungen, die Ihr Forderungsmanagement bietet. Reicht das betriebliche Know-how zur Verbesserung der Abläufe nicht aus, leisten externe, neutrale Experten professionell Abhilfe. 
• Software: Es tummeln sich etliche Anbieter von Software auf dem Markt. Auch wenn die Unterstützung durch Software bei größeren Forderungsaufkommen unerlässlich ist: Lassen Sie sich Zeit, prüfen, analysieren und vergleichen Sie die Angebote gründlich auf die Leistungsfähigkeit der Produkte. Teuer muss nicht gleich gut sein! 
• Aus- und Weiterbildung: Professionelles Forderungsmanagement braucht Mitarbeiter mit Spezialausbildung. Das rechtliche Umfeld und die Kreativität Ihrer Schuldner erfordern regelmäßige Weiterbildung. 
• Verlockung Outsourcing: Die Suche nach dem passenden Partner kann langwierig sein. Prüfen Sie Angebote auf die Möglichkeiten, wie Sie Einfluss nehmen können, und lassen Sie sich alle tatsächlichen Kosten erklären.
  
  

Autor und Copyright: J. Loeffen