Von Anfang an digitale kaufmännische Prozesse

Gründer und Gründerinnen im Handwerk haben meist viele Jahre Erfahrung im meisterlichen Umsetzen von Kundenwünschen. Sie wissen, was technisch umsetzbar ist und wie sie für zufriedene Kunden sorgen – sicherlich ein Grund, warum sie einen eigenen Betrieb aufbauen wollen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special GründerNavi – für Gründer und junge Unternehmen

Eine Herausforderung ist allerdings für viele die kaufmännische Seite der Selbstständigkeit. Wer hier von Anfang an für klare Strukturen und Prozesse sorgt, ist nicht nur bei Steuern, Abgaben und Sozialversicherung auf der sicheren Seite. Ebenso wichtig ist das zügige und korrekte Abwickeln von Aufträgen auf der Kreditoren- wie auf der Debitorenseite, angefangen beim Angebot über die Rechnung bis zum Nachhalten des Zahlungsein- bzw. -ausgangs. Nur so erhalten Sie stets einen aktuellen Überblick über die eigene geschäftliche Entwicklung. "Gründer und Gründerinnen sollten deshalb gar nicht erst damit anfangen, Rechnungen auszudrucken oder in Ordnern abzuheften", so Stefan Wunram, Chefberater beim IT-Dienstleister DATEV eG.

Durchgängig digitaler Datenaustausch

Alle kaufmännischen Aufgaben lassen sich mittlerweile über digitale Lösungen schneller, sicherer und kostensparend abwickeln. Die Auswahl auch an branchenspezifischen Tools dazu ist fast unüberschaubar. Deshalb ist es hilfreich, die eigenen Wünsche und Bedarfe zu konkretisieren. Sinnvoll ist es, nur digitale Lösungen zu nutzen, die ohne großen Aufwand so miteinander verbunden werden können, dass ein durchgängig medienbruchfreier und damit effizienter Datenaustausch auch mit externen Partnern möglich ist.

Stefan Wunram, Chefberater Strategische Entwicklung bei der DATEV eG

»Gründer und Gründerinnen im Handwerk sollten von Anfang an Papierbelege und Medienbrüche vermeiden und auf durchgängig digitale kaufmännische Prozesse setzen.« Stefan Wunram, Chefberater Strategische Entwicklung bei der DATEV eG

Bei diesem Thema haben Start-ups einen Vorteil gegenüber alteingesessenen Betrieben: Sie müssen sich nicht erst von vertrauten, aber veralteten kaufmännischen Abläufen trennen, um durchgängig digitale Prozesse zu schaffen, die den administrativen Aufwand mindern und sich auch von unterwegs nutzen lassen. Und weil es dabei viele rechtliche Aspekte zu beachten gilt, ist es ratsam, bei deren Gestaltung den Steuerberater oder die Steuerberaterin einzubeziehen. 

Daher eignen sich Lösungen der DATEV bestens für junge Betriebe. Sie optimieren die Zusammenarbeit mit der betreuenden Steuerberatungskanzlei und zudem lassen sich andere Anwendungen, etwa für bestimmte Branchen oder für Prozesse, die der Buchführung vor- oder nachgelagert sind, über Schnittstellen daran anbinden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die DATEV-Software im eigenen Unternehmen oder in der Kanzlei im Einsatz ist.

Marktplatz der Softwarepartner

Auf dem DATEV-Marktplatz präsentiert die Genossenschaft zahlreiche Softwarepartner, deren Anwendungen optimal auf die Lösungen von DATEV abgestimmt sind. Dort finden Gründer und Gründerinnen ohne aufwendige Recherche kompatible Programme für ihre unterschiedlichen Anforderungen im eigenen Betrieb, ganz gleich, ob sie beispielsweise aus dem Bauhandwerk, einem Bäckerei- oder Kfz-Betrieb kommen. Auch branchenunabhängige Lösungen wie etwa Kassensoftware, Warenwirtschaftssysteme oder die digitale Bezahlplattform PayPal und der Anbieter von Personalverwaltungssoftware Personio sind dort gelistet. Insgesamt sind es inzwischen Lösungen von mehr als 200 Partnern. Es lohnt sich also, sich auf dem DATEV-Marktplatz zu informieren und zudem DATEV-Lösungen für Unternehmen einzusetzen.

Checkliste 2021

Was kaufmännische IT-Lösungen für Handwerksbetriebe leisten müssen:

✓ Durchgängig digital: Sie ermöglichen ohne Aufwand durchgängig digitale Prozesse auch mit externen Partnern.
✓ Nachhaltigkeit:
Digitale Belege und Cloud-Lösungen senken den Papier- und Energieverbrauch.
✓ Flexibilität: Sie passen sich flexibel dem Bedarf eines wachsenden Unternehmens an und sind auch zu Hause und mobil im Zugriff.
✓ Zuverlässigkeit: Sie sind testiert, zuverlässig und entsprechen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung für das digitale Zeitalter, den GoBD. Alle gesetzlichen Änderungen sind aktuell berücksichtigt.
✓ Gesicherte Daten: Datenschutz, Datensicherheit und eine revisionssichere Archivierung sind gewährleistet – auch in der Cloud.
✓ Kontrolle: Betriebswirtschaftliche Auswertungen zeigen die aktuelle geschäftliche Entwicklung. Fehlentwicklungen lassen sich zeitnah erkennen. Frühzeitiges Eingreifen ist möglich.
✓ Freiheit: Wenn gewünscht, übernimmt der Steuerberater das Kaufmännische, der Handwerker/die Handwerkerin kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.

FAZITProfessionell: kaufmännische Prozesse durchgängig digital gestalten mit Lösungen vom DATEV-Marktplatz
Unterstützung: Steuerberater/in einbeziehen bei der GoBD-konformen Gestaltung der digitalen Prozesse
Nachhaltig: keine Papierrechnungen empfangen oder versenden dank DATEV SmartTransfer in der Cloud
Kontrolle: mit DATEV-Lösungen den Überblick behalten und die Finanzen im Griff – auch in Krisenzeiten
Flexibel: auch mobil Zugriff auf Angebote, Aufträge, Rechnungen und sonstige kaufmännische Belege und Daten
Sicher: meine kaufmännischen Daten vor Verlust und Hackern geschützt in der sicheren DATEV-Cloud ablegen