Bewerbungsunterlagen und Datenschutz

Neue Mitarbeiter zu finden ist in Zeiten des Fachkräftemangels schon aufwendig genug. Dazu kommen die Auflagen des Datenschutzes. Ein Experte erklärt, worauf Betriebe bei den Bewerbungsunterlagen achten müssen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Das aktuelle Datenschutzrecht

Ein Geselle hat sich beworben. Endlich. Seine Unterlagen klingen gut. Aber darf ich die Daten kurz der Kollegin mailen und sie fragen, was sie davon hält?  "Das ist nicht unbedingt erlaubt", erklärt Arbeitsrechts-Experte Thorsten Walther von der Kanzlei Ecovis aus Bayreuth. Auch das Schnüffeln bei den sozialen Medien hat seine Grenzen.

Was Chefs wissen dürfen und was nicht

Unternehmen dürfen personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeiten. Bewerber stimmen dem zu, wenn sie ihre Unterlagen schicken. Zu den Daten gehören Name, Anschrift, Berufserfahrung oder frühere Tätigkeiten.

Thorsten Walther, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht. Foto: © Ecovis

Arbeitgeber möchten oft noch viel mehr über den Bewerber erfahren. "Sie dürfen aber nur die Informationen sammeln, die sie brauchen, um deren Eignung zu prüfen", betont der Experte. Natürlich nutzen Arbeitgeber auch soziale Medien, um mehr über jemanden zu erfahren", berichtet Walther. "Das ist erlaubt, denn diese Inhalte sind frei verfügbar."

Fragen nach Schwangerschaft und Schwerbehinderung sind tabu. "Das verstößt gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz", so Walther.

Zustimmung zur Datenverarbeitung

Schickt ein Arbeitsuchender seine Bewerbung, dann stimmt er damit der Verarbeitung seiner Daten zu. Möchte der Arbeitgeber aber einen Bewerberpool aufbauen und die Daten für einen späteren Zeitpunkt aufheben, ist das anders.

Der Bewerber muss dann der Aufbewahrung seiner Daten zustimmen. "Das passiert am besten schriftlich oder bei Online-Bewerbungen über das Setzen eines Häkchens", erklärt der Rechtsanwalt. Diese Zustimmung gilt grundsätzlich unbefristet, sie ist aber jederzeit widerrufbar.

Wer darf Bewerbungsunterlagen sehen?

Mehr zum Thema Bewerbungsunterlagen und DatenschutzBewerbungsunterlagen sichten dürfen nur Mitarbeiter, die mit der Einstellung beauftragt sind und ein Mitspracherecht bei der Auswahl haben. Eine Bewerbung weiterzuleiten, um die Meinung eines unbeteiligten Kollegen einzuholen, ist nicht erlaubt.

"Unternehmen sollten daher klar festlegen, wer mitentscheidet. Das sollte auch entsprechend dokumentiert sein", rät Walther.

Wie lange darf / muss ich die Daten aufbewahren?

Kommt ein Arbeitsvertrag zustande, dürfen Unternehmen die Daten mindestens bis zum Vertragsende speichern. Gibt es beispielsweise eine betriebliche Altersversorgung, dann dürfen sie die Bewerberdaten auch noch über das Vertragsende hinaus speichern.

Wer einem Bewerber absagt, sollte dessen Daten bis zu sechs Monate aufbewahren. Warum? Falls der Arbeitgeber nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verklagt wird, "was in der Praxis durchaus vorkommt", so Thorsten Walther, muss er sich verteidigen können.

Nach der Sechs-Monats-Frist müssen Unternehmen dann aber nicht nur die Bewerberdaten, sondern auch alle Notizen aus einem Bewerbungsgespräch sowie intern per E-Mail weitergeleitete Bewerbungsunterlagen löschen.

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