Handwerk 4.0: IT-Lösungen aus der Cloud

Teure IT-Anschaffungen können sich ­Handwerksbetriebe heute ­sparen. Moderne Büros ­benötigen nur noch einen PC mit ­Internetanschluss.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Digitales Handwerk

Cloud-Lösungen gehören in der Arbeitswelt mittlerweile zum Alltag: Laut "Cloud Monitor 2017" haben im letzten Jahr zwei von drei Unternehmen Hard- und Software-Lösungen über das Internet genutzt. Das Ergebnis der repräsentativen Umfrage von Bitkom Research im Auftrag der KPMG AG bezieht sich auf Unternehmen ab 20 Mitarbeiter. Bei einer anderen aktuellen Bitkom-Befragung gab jeder zweite Deutsche an, mit Online-Cloudspeicherdiensten wie Dropbox, iCloud oder Microsoft OneDrive zu arbeiten. Diese Zahlen zeigen: Herkömmliche High-End-PCs und Netzwerkstrukturen mit eigenen Servern und Festplatten gelten in vielen Firmen als überholt. Programme und Apps werden heute gemietet und zusammen mit eigenen Dateien auf Internet-Servern abgelegt – der sogenannten "Cloud" (englisch für Wolke).

Zur Nutzung von Cloud-Lösungen benötigen Unternehmen nicht mehr als einen durchschnittlichen Computer mit Internetzugang und einen Webbrowser – wie Internet Explorer, Firefox oder Google Chrome. Wenn sich Programme dann direkt über das Internet starten und nutzen lassen, sprechen Experten von "Software as a Service" (SaaS). Auch eigene Dateien können ganz einfach auf Internet-Speichern abgelegt und später von jedem PC, Tablet oder Smartphone ganz einfach wieder aufgerufen werden. Auf diese Weise können auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Die Kosten der Cloud-Lösungen sind nicht nur von der Anzahl der Nutzer abhängig, sondern auch von der vereinbarten Verfügbarkeit.

Nur für abgerufene Leistungen zahlen

Der größte Vorteil von Cloud-Lösungen: Unternehmen investieren nicht mehr in Programmlizenzen oder eigene Hardware, sondern zahlen nur noch für abgerufene Cloud-Leistungen. So kann zum Beispiel per Mausklick zusätzliche Rechenleistung oder Online-Speicherplatz gebucht werden. Auf diese Weise bleiben Betriebe sehr viel flexibler und sparen in der Regel mehrere ­Tausend Euro Investitionskosten. Hinzu kommt die Zeitersparnis – denn Software-Installationen oder Updates entfallen komplett.

Wenn Unternehmen in der Vergangenheit bewusst auf Cloud-Lösungen verzichtet haben, dann meist aus Sicherheitsbedenken. Doch auch hier findet aktuell ein Umdenken statt: Laut "Cloud Monitor 2017" halten 57 Prozent der befragten Geschäftsführer und IT-Verantwortlichen Unternehmensdaten in der öffentlichen Cloud für "sehr" beziehungsweise "eher sicher". Nur vier Prozent waren der Meinung, die Daten seien "sehr" oder "eher unsicher". Viele Befürworter betonen außerdem, dass sensible Daten in professionellen Rechenzentren sehr viel besser geschützt sind als auf firmeneigenen Servern.

Es gibt aber auch Nachteile

Foto: © Thomas Busch

Wer auf Cloud-Lösungen setzt, sollte aber auch die Nachteile kennen: Je nach verfügbarer Internetleitung kann die Datenübertragung zu einem Geduldsspiel werden. Mit DSL 6.000 dauert das Herunterladen einer 50 MB großen Datei zwar nur knapp über eine Minute, das Hochladen hingegen mehr als zehn Minuten – denn die Upload-Geschwindigkeit ist bei den meisten DSL-Tarifen deutlich geringer. Wenn große Datensicherungen oder -uploads anstehen, sollten diese deshalb – abhängig von der Internetgeschwindigkeit – zeitlich gut geplant werden. Ein weiterer Nachteil: Im Fall einer Internetstörung sind sämtliche Programme und Daten nicht mehr erreichbar. Um Ausfallzeiten möglichst kurz zu halten, empfiehlt sich deshalb ein spezieller DSL-Zugang für Geschäftskunden, der zeitnahe Entstörungen vorsieht. Um Ausfälle zu überbrücken, sollten im Notfall zusätzliche Übertragungswege bereitstehen, etwa per Mobilfunk.

Um Geschwindigkeit, Komfort und Alltagstauglichkeit von Cloud-Lösungen praxisnah zu testen, stellen einige Anbieter kostenfreie Versionen bereit, die zeitlich oder vom Funktionsumfang her eingeschränkt sind. So können Betriebe vorab risikofrei prüfen, ob sich Cloud-Lösungen reibungslos in den eigenen Betriebsalltag integrieren lassen.

Cloud-Lösungen nutzen

Bedarf festlegen
Welche Ressourcen und Leistungen werden in welchem Umfang benötigt? Sind auch kritische Daten und Abläufe betroffen? Bei der Strukturierung hilft ein Lasten- und Pflichtenheft.

Kosten analysieren
Wie teuer ist eine herkömmliche Lösung? Was kostet die Umsetzung per Cloud?

Geschwindigkeit prüfen
Reicht die Internet-Bandbreite aus, um Cloud-Lösungen komfortabel zu nutzen? Wie schnell werden ­Störungen behoben?

Funktionalität testen
Ist die reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Cloud-Lösungen möglich? Sind nötige Schnittstellen vorhanden?

Datensicherheit kontrollieren
Erfolgen alle Datenübertragungen verschlüsselt? Werden sensible Daten sicher gespeichert?

Datenschutz sicherstellen
Sind alle Aspekte des Datenschutzes erfüllt? Sowohl in Bezug auf personenbezogene ­Kundendaten als auch auf Mitarbeiter?

Notfallplan entwickeln
Welche Auswirkungen hätte ein Ausfall der Cloud-Services? Steht ein (deutschsprachiger) Support zur Ver­fügung? Gibt es Maßnahmen, um Ausfälle zu überbrücken?

Zukunft bedenken
Ist es möglich, Cloud-Leistungen flexibel anzupassen? Etwa bei zusätzlichen PC-Arbeitsplätzen oder höheren Mitarbeiterzahlen?

Verträge checken
Sind alle wichtigen Details vertraglich fixiert? Zum Beispiel: Umfang der vereinbarten Leistungen, Haftungsfragen, Gewährleistung?

Rechtsfragen beleuchten
Stehen die Server in Deutschland? Liegt den Verträgen ausschließlich deutsches Recht zugrunde (zum Beispiel Service-Level-Agreements, Gerichtsstand etc.)?

Wichtige Fachbegriffe

Backup
Sicherheitskopien von Daten, Datenträgern oder Teilen von Datenträgern. Mit den Kopien können bei Datenverlust oder ­zerstörung die ursprünglichen Datenbestände im Computer wiederhergestellt werden.

Browser
Ein Programm zur Darstellung von Internetseiten. Am bekanntesten sind der Internet Explorer von Microsoft sowie Firefox, Google Chrome und Apples Safari.

Cloud-Computing
Die Nutzung von Hardware-Ressourcen und Software-Programmen über das Internet. Cloud-Leistungen lassen sich einfach nach Bedarf nutzen.

DSL
Abkürzung für "Digital Subscriber Line" (digitale Teilnehmer-Anschlussleitung). Eine digitale Übertragungstechnik, mit der ein schneller Breitband-Internetzugang über das Telefonnetz realisiert wird.

Gigabyte (GB)
In Gigabyte wird der Speicherplatz bei ­Festplatten bemessen. Ein GB sind 1.024 ­Megabyte oder rund eine Milliarde Bytes.

Software-as-a-Service (SaaS)
"Software als Service" – ein Mietmodell für Software-Programme. Kunden können die gewünschte Software nach Bedarf über das Internet starten und nutzen. Die Abrechnung erfolgt meist pauschal pro Nutzer oder ­Nutzungsumfang.