Handwerk 4.0: Schutz vor Spam-Mails

Unerwünschte Werbe-Mails sind lästig und kosten richtig Geld. Denn trotz Spamfilter müssen Mitarbeiter in vielen Handwerksbetrieben immer mehr Zeit zum Aussortieren und Löschen der ­digitalen Nachrichten investieren.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Digitales Handwerk

Laut einer aktuellen Statistik von Statista.de waren im Oktober 2019 mehr als 55 Prozent aller Mails in Unternehmen Spam. Dadurch verlieren Handwerksbetriebe viel Zeit und Geld, denn der Aufwand zum Aussortieren von Spam-Nachrichten steigt immer weiter an. Spamfilter allein nützen meist wenig, denn Spammer entwickeln immer neue Methoden, um die automatischen Schutzmaßnahmen zu überlisten.

Geht man von 21 "erwünschten" Mails pro Tag aus, die jeder Berufstätige laut einer Bitkom-Studie von 2018 erhält, wären mindestens noch einmal so viele Nachrichten Spam. Wenn ein Mitarbeiter pro Arbeitstag nur eine Minute mit dem Löschen von Werbenachrichten beschäftigt ist, summiert sich diese Zeit innerhalb eines Jahres auf mehr als vier Stunden. Bei zehn Mitarbeitern führt dies schon zu 40 unproduktiven Stunden pro Jahr – also eine ganze Arbeitswoche. Noch größere Schäden entstehen, wenn Mitarbeiter Anhänge von Spam-Mails öffnen und dabei unbemerkt Viren im Firmennetzwerk verbreiten. Experten schätzen die jährlichen Schäden durch Spam weltweit auf eine hohe zweistellige Milliardensumme.

Nicht auf Verlinkungen in Spam-Mails klicken!

Für Spammer sind die unerwünschten Mails ein Riesengeschäft: Denn das Versenden von digitalen Nachrichten verursacht so gut wie keine Kosten und ist seit Jahrzehnten erfolgreich. Zwischen 30 und 50 Prozent aller Empfänger klicken verschiedenen Studien zufolge auf Verlinkungen in Spam-Mails. Damit steigt die Gefahr, auf Spammer hereinzufallen: Oft handelt es sich um sogenannte "Phishing-Mails", die auf persönliche Informationen abzielen – zum Beispiel Zugangsdaten zu Bankkonten oder Onlineshops.

Eine weitere häufige Spamform sind Hoax-Mails, die gezielt Falschmeldungen verbreiten und den Empfänger zur Weiterleitung auffordern. Aber auch bei sogenannten Scam-Mails, die in kürzester Zeit viel Geld versprechen, schöpfen Empfänger oft keinen Verdacht – selbst wenn Sie zunächst kleine Beträge zahlen müssen, um zum angeblichen Ziel zu gelangen. Und wer online Waren bestellt, die per Spam zu günstigen Preisen angeboten werden, kann sicher sein, dass diese niemals ankommen. Denn die Versender haben es nur auf Kreditkartennummern abgesehen, die zur angeblichen Bezahlung benötigt werden. Diese werden dann missbräuchlich genutzt oder weiterverkauft.

Spammer "ernten" Mail-Adressen

Doch wie gelangen Spam-Versender an die eigene Mail-Adresse? Hier gibt es verschiedene Wege: Oft kommen automatische Suchprogramme zum Einsatz, die das Internet gezielt nach Adressen durchforsten – zum Beispiel soziale Medien, Foreneinträge, Gästebücher oder das Impressum von Homepages. Fachkreise nennen diese Suchroboter "Harvester" (auf Deutsch: "Erntemaschinen"). Andere Spam-Programme setzen nach dem Zufallsprinzip häufige Wortkombinationen zusammen und verbinden diese mit den Endungen bekannter Mail-Provider, wie T-Online oder Gmail. Sobald eine Adresse als "existent" bestätigt wird, landet diese in Datenbanken oder wird weiterverkauft. Oft geben Nutzer ihre Adressen auch unbedacht selbst heraus, zum Beispiel bei Gewinnspielen.

Ausgewählte Anti-Spam Lösungen

Ausgewählte Anti-Spam-Lösungen im Überblick. Foto: © Thomas Busch

Schwer durchsetzbare Strafen

Die gesetzlichen Mittel gegen Spammer sind meist nicht durchsetzbar: Laut Telemediengesetz kann Spammern ein Bußgeld in Höhe von bis zu 50.000 Euro auferlegt werden – doch die meisten Werbemails kommen aus dem Ausland, so dass die rechtliche Verfolgung meist schwierig ist. Auch sogenannte "Robinson-Listen" bringen oft wenig: Wer sich in diese Listen einträgt, um Werbenachrichten zu verringern, erzielt oft das genaue Gegenteil. Denn Spammer halten sich nicht an diese Listen und versuchen alles, um in den Besitz der wertvollen Mail-Adressen zu kommen. Doch es gibt Mittel und Wege, die Spam-Flut einzudämmen: Wer die wichtigsten Verhaltensregeln im Umgang mit der ­eigenen Mail-Adresse und Spam beachtet (s. Checkliste unten), erhält meist deutlich weniger unerwünschte Nachrichten.

Checkliste: Maßnahmen gegen Spam

Untypische Mail-Adressen nutzen

Spammer arbeiten oft mit Programmen, die automatisch und zufällig Mail-Adressen generieren. Je länger und untypischer die ­Buchstabenfolge Ihrer Mail-Adresse ist (z. B. "vornameXYZ123nachnameZYX987@­adresse.de"), desto weniger Spam-Mails werden Sie erhalten. Noch wirkungsvoller sind komplett zufällige Zahlen-/Zeichen­folgen.

Mail-Adresse schützen

Geben Sie berufliche und private Mail-Adressen niemals auf unbekannten Internetseiten an, auch nicht bei Gewinnspielen, Umfragen, Newsletter-Bestellungen, Registrierungen, in Gästebüchern oder Diskussionsgruppen. Nutzen Sie für diese Fälle eine Zweitadresse, z. B. GMX/Web.de, ­muellmail.­com oder ­tempr.email.

Andere Mail-Adresse auf Homepages

Für das Impressum Ihrer Internetseiten ­sollten Sie eine eigene Mail-Adresse ein­richten. Diese wird mit hoher Wahrscheinlichkeit Werbenachrichten erhalten, da Spammer das Internet per Roboter nach Adressen durchsuchen. Bei der Schreibweise können Sie Suchroboter mit abweichenden Schreibweisen verwirren, z. B. "name [(at)] adresse (/punkt/) de".

Spam-Filter aktivieren

Viele Internet- und Mail-Provider bieten Spam-Filter, die meist kostenlos aktivierbar sind. Zusätzlich sollten Sie eigene Schutzmaßnahmen nutzen, z. B. Funktionen in Mail-Programmen oder eine externe Spam-Schutzsoftware.

Keine Abwesenheitsmitteilungen

Vermeiden Sie automatische Abwesenheits­mitteilungen per Mail, sofern dies möglich ist. Denn diese zeigen Spammern an, dass Ihre Adresse aktiv ist – und danach werden Sie noch mehr Spam-Mails erhalten.

Spam-Mails nicht öffnen

Wenn Sie ­Spam-Mails bereits an der Betreffzeile erkennen, sollten Sie diese sofort ungeöffnet löschen.

Keine Inhalte automatisch laden

Aktuelle Mail-Programme sind standardmäßig meist so eingestellt, dass keine Bilder oder ex­ternen Inhalte in Mails nachgeladen werden. Dies ist auch sinnvoll, denn mithilfe von sogenannten "Web-Bugs" werden Adressen sonst auto­matisch bestätigt, sobald eine Mail geöffnet oder ein Bild nachgeladen wird.

Links, Bilder und Anhänge ignorieren

Öffnen Sie keine Anhänge und klicken Sie niemals auf Links oder Bilder in Spam-Mails. Dort können Viren, trojanische Pferde oder Phishing-Seiten lauern.

Keine Produkte bestellen

Oft sind per Spam-Mail beworbene Produkte Fälschungen, Raub­kopien oder Hehlerware. Häufig kommen bestellte Produkte auch niemals an.

Nicht antworten

Reagieren Sie nie auf Spam-Mails – auch nicht mit einem Klick auf Links wie "Abmelden" oder der schriftlichen Bitte, vom Verteiler gestrichen zu werden. Durch eine Antwort wissen Spammer, dass Ihre Mail-Adresse aktiv genutzt wird.

Beschwerde einlegen

Wenn der Provider erkennbar ist, über den die Spam-Mail ­verschickt wurde (z. B. GMX/web.de, T-Online etc.), sollten Sie sich schriftlich beschweren. So können Spammer verwarnt oder sogar ganz gesperrt werden. Unternehmen können sich bei Wettbewerbsverstößen zusätzlich an die Zentrale zur Bekämpfung unlauteren Wettbewerbs e. V. wenden, an eco – Verband der deutschen Internetwirtschaft oder die internet-beschwerdestelle.de

Wichtige Fachbegriffe schnell erklärt

E-Mail: Abkürzung für "Electronic Mail" (elektro­nische Post), bezeichnet den Nachrichtenaustausch über das Internet oder ein Netzwerk.

IMAP: Das "Internet Message Access Protocol Version" bezeichnet ein Protokoll zum Ab­rufen von E-Mails. Der Unterschied zum POP3-Protokoll, das weit häufiger genutzt wird: Alle elektronischen Nachrichten verbleiben auf dem Mail-Server und werden dort direkt gelesen oder gelöscht.

Mail-Account: Ein Mail-Account ist der Ort, wo eingehende E-Mails so lange gespeichert werden, bis sie vom Nutzer abgerufen werden.

POP3: Das "Post Office Protocol" regelt den E-Mail-Transport von einem Mail-Server zum PC, Tablet oder Smartphone.

Spam: Ursprünglich die amerikanische Bezeichnung für Dosenfleisch (Abkürzung von "Spiced Pork And Meat"). Heute werden mit diesem Begriff massenhaft versendetet Werbemails bezeichnet.

Webmail-Anbieter: Dienste wie Web.de, GMX oder Gmail, die E-Mail-Postfächer kostenlos oder auf ­Mietbasis anbieten.