Digitalisierung: Mitarbeiter für Vorteile begeistern

Handwerk 4.0: Digitalisierung bedeutet weit mehr, als nur neue Technik einzusetzen. Ein besonders wichtiger Baustein sind die eigenen Mitarbeiter. Doch wie können Handwerksbetriebe das eigene Team für die Digitalisierung begeistern?

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Digitales Handwerk

Mit gezielter Digitalisierung können Handwerksbetriebe Prozesse einfacher gestalten oder automatisieren. Dies gelingt jedoch nicht allein: Das eigene Team, das die Technik später im Alltag nutzen soll, muss mitziehen. Deshalb ist bei Digitalisierungsmaßnahmen von Anfang an Fingerspitzengefühl gefragt. Denn oft gibt es bei einzelnen Teammitgliedern diffuse Ängste, zum Beispiel vor Veränderungen, vor Überforderung oder Kontrollverlust. Oft fürchten Mitarbeiter auch, mittelfristig den Job zu verlieren, wenn die Technik Routineaufgaben übernimmt. So kann die Digitalisierung im eigenen Betrieb schnell ausgebremst werden. 

Um solche Ängste gar nicht erst aufkommen zu lassen, sollten Betriebsinhaber das eigene Team frühzeitig ins Boot holen und für die geplanten Digitalisierungsschritte begeistern. Dies gelingt am besten, wenn jeder einzelne Mitarbeiter die Vorteile für seinen eigenen Alltag sieht. Es sollte sich die Erkenntnis durchsetzen, dass die Technik kein arbeitsintensiver Feind oder Konkurrent ist – sondern eine wertvolle Unterstützung. So ist zum Beispiel oft ein entspannteres Arbeiten möglich, weil Fleiß- und Routineaufgaben wegfallen. Mitarbeiter haben dann mehr Zeit für andere Aufgaben und können sich intensiver auf ihre Arbeit fokussieren. 

Digitalisierung braucht Zeit

Eine Digitalisierung über Nacht ist meist keine gute Idee: Um einer Überforderung der eigenen Mitarbeiter vorzubeugen, sollten Betriebschefs nicht alle Arbeitsabläufe gleichzeitig umkrempeln. Viel empfehlenswerter ist es, nach und nach kleine Veränderungen und Verbesserungen einzuführen. Dabei ist es wichtig, mit den Mitarbeitern ständig im Gespräch zu bleiben: Welche Digitalisierungsschritte haben sich bewährt? Wo gibt es Probleme? Und an welchen Stellen fehlt noch ein Feintuning, um optimale Prozesse zu erreichen?

Wenn einzelne Mitarbeiter nicht mit digitaler Technik aufgewachsen sind und Angst haben, dass sie Bedienschritte nicht verstehen, sollte der Betrieb genügend Hilfestellungen anbieten. Möglich sind zum Beispiel gezielte Schulungen, Online-Tutorials, Videos und im Alltag auch die Unterstützung des gesamten Teams. Denn wenn sich Mitarbeiter gegenseitig unterstützen und niemand Angst hat, Verständnisschwierigkeiten zu äußern, wird Digitalisierung zu einem Team-Erlebnis, von dem alle profitieren.

Bedenken der Mitarbeiter zerstreuen

Nicht selten haben Mitarbeiter auch die Befürchtung, dass sie durch Digitalisierung stärker kontrolliert werden – zum Beispiel über Tools zur digitalen Arbeitszeiterfassung oder die Auftragsverwaltung. Solche Bedenken sollten Betriebschefs schon vor der Einführung zerstreuen. Denn die Nutzung der digitalen Möglichkeiten bedeutet vor allem ein Ende der analogen "Zettelwirtschaft", so dass Mitarbeiter künftig weniger Zeit mit organisatorischen Arbeiten verbringen müssen. Gleichzeitig können keine Zettel mehr verlorengehen, und es entstehen weniger Fehler. 

Grundsätzlich sollten sich Betriebschefs genügend Zeit nehmen, um Digitalisierungsmaßnahmen nicht nur vor der Einführung, sondern auch später im laufenden Betrieb mit dem Team zu besprechen. Denn es kann manchmal einige Wochen dauern, bis sich neue Abläufe etablieren. Deshalb sollte jeder Mitarbeiter sein eigenes Tempo entwickeln dürfen, um die Prozesse zu lernen. Wenn das Team mit der Zeit merkt, dass die Digitalisierung nicht nur für den Betrieb Sinn macht, sondern auch den eigenen Arbeitsalltag erleichtert, werden anfängliche Skeptiker schnell zu Fans. 

Den Zeitaufwand zur Einführung digitaler Abläufe sollten Betriebschefs nicht unterschätzen. Denn erst wenn alle Mitarbeiter von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugt sind und mitziehen, kann das ganze Team von den Vorteilen profitieren. Für die meisten Betriebe lohnt es sich, diese Zeit zu investieren – denn am Ende des Prozesses steht meist eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität.

Checklisten

Mitarbeitervorteile durch Digitalisierung

Abhängig von geplanten Digitalisierungsmaßnahmen und individuellen Einsatzbereichen ergeben sich für Mitarbeiter verschiedene Vorteile:

1. Höhere Effizienz: Mitarbeiter können Aufgaben mit digitaler Unterstützung schneller abarbeiten.
2. Mehr Flexibilität: Mit passenden Anwendungen und Tools genießen Mitarbeiter maximale Flexibilität bei ihrer Arbeit. In einzelnen Bereichen ist vielleicht zeitweise Home-Office möglich.
3. Bessere Kommunikation: Mit digitalen Tools bleiben Mitarbeiter besser in Kontakt und profitieren von einem schnellen Daten- und Informationsaustausch. So wird die Zusammenarbeit und Lösungskompetenz des gesamten Teams gefördert.
4. Einfache Organisation: In einem papierlosen Büro stehen alle Informationen schnell zur Verfügung – sogar unterwegs. Im Gegensatz zu analogen Dokumenten in Aktenordnern sind digitale Informationen per Stichwortsuche in Sekundenschnelle auffindbar.
5. Größere Zukunftssicherheit: Digitalisierte Handwerksbetriebe arbeiten effizienter. Somit sind geplante Maßnahmen nicht nur ein entscheidender Baustein für die Zukunftssicherheit des eigenen Betriebs, sondern auch für jeden Arbeitsplatz.

Mitarbeiter für Digitalisierung gewinnen

1. Unterstützung sichern: In jedem Team gibt es inoffizielle Führungspersönlichkeiten, die von allen geschätzt werden. Versuchen Sie, diese Mitarbeiter als Unterstützer für Ihre Digitalisierungspläne zu gewinnen. So gelingt es häufig schneller, das ganze Team zu überzeugen.
2. Mitarbeiter informieren: Setzen Sie sich vor geplanten Maßnahmen mit Ihrem gesamten Team zusammen und informieren Sie über Ihre Digitalisierungspläne und konkrete Ziele. Achten Sie auf die Reaktionen: Gibt es Vorbehalte, Verständnisprobleme oder Ängste? Versuchen Sie, zusammen mit Ihrem Team alle Fragen offen zu besprechen und zu lösen.
3. Wünsche abfragen: Involvieren Sie Ihr Team, indem jeder Mitarbeiter seine Wünsche an Digitalisierungsprozesse formulieren kann. Wo wünschen sich Mitarbeiter digitale Unterstützung? Welche Aufgaben sind Zeitfresser? Gibt es analoge Schwachpunkte? Welche Prozesse verursachen aktuell hohe Kosten?
4. Vorteile herausarbeiten: Besprechen Sie mit jedem einzelnen Mitarbeiter, welche Vorteile sich für ihn durch einzelne Digitalisierungsmaßnahmen ergeben. Wie wird sich seine Arbeit verändern – und wofür hat er künftig vielleicht mehr Zeit? Betonen Sie auch, dass es keine Kündigungen geben wird.
5. Schritte definieren: Legen Sie einzelne kleine Schritte fest, in denen die Digitalisierungsmaßnahmen stattfinden. Zwischen den Schritten sollte genügend Zeit sein, damit sich jeder Mitarbeiter in die Situation einfindet und neue Routinen entwickelt.
6. Einarbeitung organisieren: Welche Mitarbeiter benötigen eine Weiterbildung oder besondere Einarbeitung, um neue Hard- und Software zu nutzen? Je nach Vorkenntnissen können verschiedene Maßnahmen nötig sein, um Teammitglieder auf denselben Stand zu bringen. Beratschlagen Sie mit jedem Mitarbeiter, welche Form von Unterstützung er sich wünscht, zum Beispiel Fortbildungen, Online-Tutorials oder Videos.
7. Erfolge beurteilen: Nach Umsetzung einzelner Maßnahmen sollten Sie zusammen mit Ihrem Team regelmäßig die Effizienz analysieren. Was funktioniert gut – und wo gibt es noch Feintuning-Bedarf?
8. Gesetze beachten: Berücksichtigen Sie bei Digitalisierungsprojekten immer alle geltenden Gesetze, wie die DSGVO.

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