Per Ortung zur Ordnung

Bei geoCapture können Fahrzeug und Fahrer miteinander "verheiratet" werden. Über die GPS-Ortung lässt sich gleich die Arbeitszeit erfassen sowie der Verbleib von Werkzeugen klären.

Die Zeit drängt. Der erste Kundentermin steht an. Karl sucht eine Kabeltrommel. Im Lager ist keine mehr. Also greift Karl zum Handy und telefoniert seine Kollegen ab. Nach einer halben Stunden ist er schlauer. Stefan hat zwei in seinem Fahrzeug, doch er ist schon auf dem Weg zur Baustelle. Eine Szene wie diese dürften viele Handwerker schon einmal durchgespielt haben.

Dabei wäre es so einfach, das Lager, aber auch den Fuhrpark effizient zu organisieren. Der Softwareentwickler geoCapture hat dafür ein System entwickelt. Das Herzstück sind GPS-Sender. Eine Ortungsbox für Fahrzeuge kann beim Unternehmen gekauft werden, aber geoCapture kann sich auch auf die Ortungssysteme von über 20 Pkw-, Lkw- und Baumaschinen-Herstellern schalten. Über die GPS-Sender laufen die Fahrzeugdaten gesammelt in der Software zusammen und können dort ausgewertet werden. "Unser System kann die Tachographen direkt auslesen, die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten dokumentieren, aber auch zur Einsparung von Sprit und CO₂ beitragen", erklärt René Esselmann, der bei geoCapture für das Partnermanagement zuständig ist.

Werden die GPS-Sender von geoCapture verwendet, lässt sich die Fahrzeugortung auch mit der Zeiterfassung der Mitarbeiter kombinieren. Dazu wird neben dem GPS-Sender eine RFID-Box im Fahrzeug angebracht. Jeder Monteur erhält einen kleinen Transponder, den er beim Einstieg vor die RFID-Box hält. Über den GPS-Sender wird die Koordinate übermittelt und die Projektzeiten automatisch ermittelt ohne, dass der Mitarbeiter sich aktiv ein- oder ausstempeln muss. "Aus der Aufenthaltszeit des Fahrzeugs ergibt sich damit die Arbeitszeit des Monteurs." Dies minimiere die Fehlerquote von vergessenen Stempelungen beziehungsweise fehlerhaften Projektzeiten erheblich.

Werkzeugortung per Bluetooth

René Esselmann Foto: © geoCapture GmbH

Für die Werkzeugortung werden sogenannte Beacons benötigt. Diese senden ein Bluetooth-Signal an ein Empfängergerät wie etwa den GPS-Sender des Fahrzeugs, sind in verschiedenen Größen erhältlich und können beispielsweise auf Oberflächen aufgeklebt oder angeschraubt werden. geoCapture bietet seinen Kunden an, Beacons direkt bei ihm zu erwerben, eigene Beacons einzusetzen oder solche von verschiedenen Werkzeugherstellern zu nutzen. "Unternehmen wie Milwaukee, Festool oder Hilti haben bereits Beacons in ihre Werkzeuge integriert. Wir können diese problemlos mit unseren Empfängern erfassen und in unser System einbinden." Ein durchschnittlicher Handwerksbetrieb mit bis zu 15 Mitarbeitern verwendet bei geoCapture in der Regel zwischen 30 und 50 Beacons, um wertvolle, häufig genutzte oder oft gesuchte Werkzeuge zu kennzeichnen.

Grundausstattung für Monteure festlegen

Um sicherzustellen, dass jeder Monteur alle wichtigen Arbeitsmaterialien in seinem Fahrzeug hat, kann im System von geoCapture eine Grundausstattung angelegt werden. Über ein Gateway im Lager, einen stationären Sender, mit der Handy-App oder den GPS-Sender des Fahrzeugs kann kontrolliert werden, ob alle Werkzeuge, die mit einem Bluetooth-Beacon ausgestattet sind, in der Ladeliste vorhanden sind. "Wenn etwas fehlt oder wenn jemand etwas dabei hat, das in einem anderen Projekt eingeplant ist, erhält er eine Nachricht auf sein Smartphone", erklärt René Esselmann.

Praktische Funktionen der App

Materialien oder Baustoffe, die nicht mit einem Beacon versehen werden können, lassen sich über eine zusätzlich buchbare Ressourcenplanung im System hinterlegen. Monteure können über die App darauf zugreifen und zusätzliche Informationen wie Notizen, Einsatzpläne oder die Auftragshistorie des Kunden abrufen und speichern. Die App bietet außerdem praktische Funktionen für die Mitarbeiter: Sie können sich darüber krankmelden, wobei geoCapture in diesem Fall automatisch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der Krankenkasse abruft. Zusätzlich haben sie die Möglichkeit, ihre Überstunden zu überprüfen oder Urlaub zu beantragen. "Damit wird das Büro von Rückfragen spürbar entlastet."

Ängste und Bedenken zerstreuen

Wenn der Chef weiß, wo seine Fahr- und Werkzeuge sind, dann kennt er auch den Standort seiner Mitarbeiter. Sie könnten sich durch die Ortungsfunktion überwacht fühlen. Esselmann empfiehlt: Bevor ein Betrieb die Software von geoCapture nutzt, sollten entsprechende Bedenken der Belegschaft ausgeräumt werden. "Hören Sie sich die Ängste an und gehen Sie darauf auf! Erklären Sie dem Team Ihre Beweggründe und weisen Sie auf den großen Mehrwert hin!"

Entlastend seien beispielsweise die digitalen Formulare. Da viele Daten des jeweiligen Projekts bereits im System hinterlegt seien, müssten im Kunden- oder Bautagesbericht nur noch aktuelle Fotos und ein Text hinterlegt werden. Zudem wird die Eingabe durch Künstliche Intelligenz unterstützt. "Damit ist der ganze Schreibkram in zwei Minuten erledigt." Damit die Ortung rechtssicher eingesetzt werden kann, stellt geoCapture seinen Kunden auf Anfrage personalisierbare Muster für Aushänge, Betriebsvereinbarungen und Datenschutzfolgeabschätzungen zur Verfügung.

Die über geoCapture gewonnenen Daten wie etwa die Arbeitszeiten können an die Lohnbuchhaltungsprogramme anderer Anbieter übermittelt werden. Eine Schnittstelle besteht etwa zur Datev, aber auch zu "unzähligen" gängigen Branchensoftware-Lösungen. "Wir sind ein komplett offenes System", betont René Esselmann.

SaaS-Lösung geoCapture ist eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS). Das Programm mit den verschiedenen Funktionen wird nicht auf einem stationären oder mobilen Endgerät wie einem Computer, Tablet oder Smartphone gespeichert. Stattdessen greifen die Nutzer über eine App oder einen Internetbrowser ihrer Wahl darauf zu. Die Daten aller Kunden sind in der Cloud von geoCapture abgelegt. "Sie wird auf Rechenzentren in Deutschland gehostet und ist mehrfach gesichert", betont René Esselmann. 

Testphase und kostenfreies Angebot

Einzelne Anwendungen des über die Jahre gewachsenen Portfolios von geoCapture können kostenfrei ausprobiert werden. Bei der Einrichtung eines umfangreicheren Test-Accounts können jedoch Gebühren anfallen. "Die Details klärt unser Vertrieb in einem individuellen Gespräch ab", erklärt René Esselmann.

Flexible Vertragsgestaltung

Die monatliche Kosten sind abhängig von den genutzten Funktionen. Für Serviceleistungen wie Updates oder Wartungen entstehen keine zusätzlichen Kosten. "Über das Angebotsformular auf unserer Webseite können die Betriebe wählen, für welche Funktionen sie sich interessieren, und uns im Kommentarfeld etwa auch die Zahl ihrer Fahrzeuge und Werkzeuge nennen." Auf der Grundlage dieser Daten werde anschließend ein kostenloses Angebot erstellt und der Interessent kontaktiert. Der Vertrag ist flexibel gestaltet. Es gibt keine Mindestlaufzeit. Einzelne Module oder GPS-Ortungen können monatlich hinzugebucht oder gekündigt werden. "Es wird nur das abgerechnet, was auch tatsächlich genutzt wird."

Kunden aus dem Handwerk

Rund 4.000 Kunden nutzen dem Unternehmen zufolge ein Produkt von geoCapture. 70 Prozent kommen aus den Bereichen Bau und Handwerk. Im Fokus stehen dabei insbesondere vier Hauptbranchen: Hoch- und Tiefbau, Garten- und Landschaftsbau, Sanitär-Heizung-Klima sowie Elektro. Den Erfolg erklärt Esselmann mit dem Generationswechsel auf den Chefsesseln und mit betriebswirtschaftlichem Umdenken. "Die jungen Digitalen, die mit dem Smartphone aufgewachsen sind, wollen die immer knapper werdenden Mitarbeiter optimal einsetzen, ihnen zeitraubende Zettelwirtschaft ersparen und alle Projekte sauber nachkalkulieren können."

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