Elektronische Kasse: Wann der Prüfer schätzen darf

Wer im Geschäft elektronische Registrierkassen einsetzt, muss eine Reihe von Vorschriften beachten, damit es bei der Betriebsprüfung keinen Ärger gibt.

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass der Prüfer bei fehlenden Programmierprotokollen oder Bedienungsanleitungen hinzuschätzen darf. Tipps zur Kassenführung.

Bei elektronischen Kassensystemen muss man nicht nur die Programmierprotokolle aufbewahren, sondern auch die Betriebsanleitung. Man muss die Kassenprogrammierung also lückenlos dokumentieren. Kann der Betriebsinhaber die Unterlagen bei der Außenprüfung nicht vorlegen, dann gilt das als formeller Mangel bei der Buchführung. Der Bundesfinanzhof sagt in einem kürzlich veröffentlichten Urteil, dass der Mangel in diesem Fall so gravierend ist, dass der Betriebsprüfer schätzen darf!

Die Prüfer sind besonders darin geschult, die Programmierung der Kasse (Bediener, Preise, Artikel, Berichtswesen sowie Unterdrückung von Daten und Speicherinhalten) festzustellen und auszuwerten. Werden aufbewahrungspflichtigen Daten, also zum Beispiel Programmierprotokolle, gelöscht oder nicht aufbewahrt, dann ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung nicht gegeben.

Buchhaltung wird verworfen

"Bisher gab es noch keine Entscheidung darüber, ob dieser Mangel so gravierend ist, dass per eine Schätzungsbefugnis nach Paragraf 162 der Abgabenordnung besteht", erklärt der Zentralverband des Deutschen Handwerks. Der BFH habe nun entschieden, dass beim Einsatz von programmierbaren Kassensystemen das Fehlen der aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung sowie der Protokolle nachträglicher Programmänderungen einen formellen Mangel der Betriebsführung darstellt, der grundsätzlich zu einer Hinzuschätzung berechtigt, so der ZDH.

Begründung: Fehlende Programmierprotokolle würden dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse gleichstehen.

Ausnahme: Der Unternehmer kann im Einzelfall beweisen, dass seine Kasse manipulationssicher ist, was aber schwierig sein dürfte. 

Tipp: Der ZDH empfiehlt, Prozesse der IT-gestützten Buchführung unbedingt mit Hilfe des Steuerberaters zu analysieren und gegebenenfalls anzupassen.
Az. X R 20/13

Tipps zur Kassenführung

"Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung", berichtet Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Velbert, Essen und Düsseldorf. Das wird immer wieder verlangt oder abgefragt:

Wird eine Tageseinnahme über einen Kassenbericht ermittelt? Tägliche Kassenbestandsaufnahmen sind für die Berechnung der Tageseinnahmen zwingend erforderlich und auch gegenüber der Finanzverwaltung nachzuweisen. Der Kassenbericht muss täglich geführt werden.

Wird täglich ein Zählprotokoll abgefertigt? "Einem Betriebsprüfer kann man es nicht klar machen, dass man eine Kassenzählung mit Scheinen und Hartgeld durchführt, ohne ein Zählprotokoll zu erstellen, aus dem hervorgeht, wie viele 100er, 50er, 20er, 10er und wie viele unterschiedliche Münzen am Ende des Tages vorhanden sind. Der eine oder andere wird schmunzeln und die Auffassung vertreten, er kann dies im Kopf; dies mag auch tatsächlich so sein, nur ist dies anscheinend für Betriebsprüfer schwer vorstellbar, da sie immer wieder nach diesen Zählprotokollen fragen", so  Steuerberaterin Rau-Franz.

Werden täglich die Privatentnahmen und die Privateinlagen aufgezeichnet? 

Erfolgen alle Eintragungen im Kassenbericht täglich? "Bei elektronischen Kassensystemen gibt es darüber hinaus noch viele andere Punkte zu beachten. Heben Sie die Bedienungsanleitung des Kassensystems auf und legen Sie diese nach Anfrage durch die Finanzverwaltung vor", rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.

Gibt es Programmierprotokolle? z. B. von der Erstprogrammierung? Bitte auch aufbewahren, da diese ebenfalls vorgelegt werden müssen; dazu natürlich auch alle folgenden Änderungsprotokolle.

Liegt für die PC-Kasse/Software ein Testat vor?

Wird täglich ein Z-Abschlag gemacht und aufgehoben? 

Sind die Z-Abschläge laufend nummeriert? 

Wird die Uhrzeit an der Registrierkasse auf Richtigkeit geprüft?

Für die Prüfung des Einnahmenbereiches sind insbesondere die Umsatzzahlen, Stornierungen, Retouren und die fortlaufende Nummerierung des Z-Zählers wichtig.

Darüber hinaus gibt es sogenannte Tagesjournale, die die ursprünglichen Bonrollen ersetzt haben. Auch diese Tagesjournale müssen ausgedruckt und aufbewahrt werden.

In der Gastronomie werden Kellnerabrechnungen erstellt. Auch diese müssen aufbewahrt werden.

Ist die Kasse kassensturzfähig? Da die Kasse täglich zu führen ist und auch täglich abzustimmen ist, kann im Rahmen einer Betriebsprüfung seitens des Betriebsprüfers verlangt werden, im Verlauf der Prüfung einen Kassensturz durchzuführen. D. h. am aktuellen Tag der Prüfung wird ein Teilabschlag der Kasse vorgenommen und der materielle Kassenbestand gezählt. Beides muss übereinstimmen.

Wird mit Telecash bzw. Kreditumsätzen gearbeitet? Die hiermit zusammenhängenden Belege müssen ebenfalls aufbewahrt werden.

Außerdem unterliegen die folgenden Unterlagen der Aufbewahrungsverpflichtung:
Preisverzeichnisse,
Speise- und Getränkekarten,
Schichtzettel im Taxigewerbe.

Die Aufbewahrungsverpflichtung für sämtliche Kassenunterlagen beträgt zehn Jahre.