eAU statt gelber Schein: Theorie und Praxis

Seit 1. Januar 2023 können Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer Beschäftigten nur noch elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. Der "gelbe Schein" gehört in den meisten Fällen Vergangenheit an. So funktioniert das eAU-Verfahren.

Seit dem 1. Januar 2023 erhalten alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber AU-Daten (theoretisch) nur noch elektronisch, indem sie sie bei den Krankenkassen ihrer Beschäftigten abrufen. Der "gelbe Schein" ist in den meisten Fällen Geschichte. Auch für ihre Minijobber rufen Arbeitgeber die eAU-Daten von der Krankenkasse ab.

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer besteht weiterhin die Pflicht, dem Arbeitgeber (formlos) den Beginn und das voraussichtliche Ende der Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Nachdem man im Betrieb Bescheid gesagt hat, dass man krankheitsbedingt ausfällt, entscheidet der Arbeitgeber, ob er die Daten von der Krankenversicherung elektronisch abruft. Der Arzt wiederum muss bis 24 Uhr am Tag der Krankschreibung die Arbeitsunfähigkeit elektronisch der zuständigen Krankenkasse  melden. 

Wann und ob dann eine Abfrage der AU-Daten erfolgt, bestimmt also der Arbeitgeber. "Auch eine rückwirkende Abfrage von AU-Daten ist möglich", berichtet die IKK classic.

Wenn der oder die Beschäftigte bereits Sozialleistungen wie Kranken-, Verletzten- oder Übergangsgeld bezieht ist ein Abruf von Daten nicht erforderlich. Wer aber Informationen zu weiterer AU erhalten möchte, kann dann eine "elektronische Anfrage zum Ende einer Geldleistung" an die Krankenkasse stellen.

In diesen Fällen ist aktuell noch keine digitale Bescheinigung möglich:

• Krankheit eines Kindes
• Privat versicherte Beschäftigte
• AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
• Minijobs in Privathaushalten
• Privatpraxen sind ebenfalls ausgenommen
  Quelle: TK

Noch viele Fehlermeldungen 

Was allerdings – zumindest vorerst – erhalten bleiben soll, ist eine ärztliche Papierbescheinigung für den Arbeitnehmer über die Arbeitsunfähigkeit als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel, berichtet die Steuerberatungsgesellschaft ETL.

Derzeit gebe es allerdings noch eine Vielzahl an Fehlermeldungen bei den Abrufen der eAU, berichten Experten. Und auch immer noch nicht alle Ärzte können die eAU an die Krankenkassen übermitteln und geben teilweise sogar weiterhin Papierbescheinigungen für die Arbeitgeber aus.

Für eine Übergangszeit könne es daher sinnvoll sein, so ETL, mit den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern weiterhin die Vorlage der ihm in Papierform ausgestellten AU-Bescheinigung zu vereinbaren. Diese darf man bei vielen Arbeitgebern auch abfotografieren per E-Mail schicken. 

Welche Vorteile bietet die eAU?

Für Betriebe bietet die eAU verschiedene Vorteile: Zum Beispiel wird die eAU sicher und schnell an die Krankenversicherung und an die Firma übertragen. "Betriebe erhalten die eAU unmittelbar nach der Ausstellung, sodass der Krankenstand schneller in der Arbeitsplanung berücksichtigt werden kann", sagt Stefan Schellberg, Chief Digital Officer bei der IKK classic.

"Ein Abruf der eAU bei der Krankenkasse darf nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung erfolgen. Arbeitgeber müssen eine für diesen Zweck zugelassene und datenschutzkonforme Software verwenden." Die eAU ermögliche zudem eine lückenlose Dokumentation der Krankheitszeiten.

Was sind die technischen Voraussetzungen für das Verfahren?

Arbeitgeber oder deren Steuerberater brauchen dafür ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden dann über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung zur Verfügung gestellt.

Wann kann der Arbeitgeber AU-Daten abrufen?

Die Krankenkassen empfehlen, die AU-Daten frühestens ab dem fünften Kalendertag abzurufen, wenn der Betrieb drei Karenztage gewährt. Liegt eine Krankschreibung durch den Arzt bei der Krankenkasse vor, bekommt das Unternehmen alle relevanten Daten auf elektronischen Weg. Natürlich weiterhin ohne die Diagnose.

Die AU-Daten bei einer Folgebescheinigung sollte man frühestens einen Kalendertag nach dem bisherigen Ende der AU abrufen. Bei einer verfrühten Anfrage wird das Kennzeichen "4" zurückgemeldet: "eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor". Eine Anfrage kann auch storniert werden, wenn es noch keine Rückmeldung der Krankenkasse gibt.

Was ist bei einer Internetstörung?

Sollte es einmal eine Störung, zum Beispiel einen Internetausfall geben, dann kann der Arzt auch wieder einen gelben Schein statt einer eAU ausstellen.

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Welche Daten werden übermittelt?

Die Krankenkassen senden nach der elektronischen Anfrage folgende Daten an die Arbeitgeber:

• Namen des Beschäftigten
• Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
• Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen daraus beruht

Start des Verfahrens verschoben

Der Start für die Einbindung der Arbeitgeber war ursprünglich schon für den 1. Juli 2022 vorgesehen, wurde dann aber vom Gesetzgeber auf den 1. Januar 2023 verschoben. Es gab Probleme in der Pilotphase bei der Übermittlung der Daten von den Arztpraxen an die Krankenkassen.

Das fehlerfreie Funktionieren des Verfahrens ist aber sowohl für die Betriebe als auch für die Beschäftigten wichtig – etwa für die Berechnung der Entgeltfortzahlung oder des Krankengeldes. Immerhin werden jedes Jahr rund 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen unter Beteiligung von über 100 Krankenkassen ausgestellt. 

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