Einmal im Jahr auf Augenhöhe sprechen

Wer auf Mitarbeiterjahresgespräche verzichtet, verzichtet auch auf Chancen der Weiterentwicklung. Außerdem kann der Chef damit leistungsstarke Mitarbeiter stärker an den Betrieb binden.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Was Sie als Chef im Handwerk wissen müssen

Mitarbeitergespräche sollte der Chef in einer entspannten Atmosphäre führen – und auf Augenhöhe. Katrin Moskopp, frühere Betriebsberaterin für Personalmarketing der Handwerkskammer Dortmund und heute Lehrkraft an der Hochschule Ruhr West , erklärt, was solche Gespräche bringen und was man dabei beachten sollte.

DHB: Welche Gründe gibt es für Mitarbeiterjahresgespräche in Handwerksbetrieben?
Moskopp: Der Mitarbeiter muss wissen, wo er beim Chef steht. Umgekehrt sollte eine Führungskraft wissen, was ihre Mitarbeiter belastet. Außerdem geht es in einem Jahresgespräch darum, den einzelnen Mitarbeiter zu motivieren und zu begeistern. Und: Der Chef kann durch Jahresgespräche insbesondere leistungsstarke Mitarbeiter stärker an seinen Betrieb binden oder Potenziale bei Mitarbeitern entdecken, die ihm sonst nicht aufgefallen wären.

DHB: Braucht man dafür Jahresgespräche?
Moskopp: Auf jeden Fall. In den Gesprächen sind der Chef und der einzelne Mitarbeiter allein, ohne die Kollegen. Und in diesem Dialog können Dinge zur Sprache gebracht werden, die im gesamten Kollegenkreis nichts zu suchen haben – sowohl seitens des Vorgesetzten als auch seitens des Mitarbeiters.

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DHB: Was ist im Vorfeld eines solchen Gesprächs zu beachten?
Moskopp: Es wird frühzeitig mit dem Mitarbeiter ein Termin vereinbart, an dem das Gespräch stattfinden soll. So hat auch der Mitarbeiter Gelegenheit, sich darauf vorzubereiten. Der Vorgesetzte sollte sich Zuständigkeiten, Projekte und Bewertungen notieren. Wurden bereits Ziele vereinbart, fließt die Zielerreichung mit in das Gespräch und die Bewertung ein. Möglich ist es, die Gespräche anhand strukturierter Fragebögen mit Skalenbewertungen durchzuführen. Diese Fragen sind dem Mitarbeiter vorher zu überlassen, damit er zu den einzelnen Fragen Selbsteinschätzungen vornehmen kann. Die Abweichungen zu den Einschätzungen des Chefs sind dann konkret zu besprechen. Das Gespräch selbst sollte in einer entspannten Atmosphäre stattfinden, und zwar auf Augenhöhe.

DHB: Was meinen Sie damit genau?
Moskopp: Auf Augenhöhe bedeutet, dass Vorgesetzter und Mitarbeiter gemeinsam an einem Besprechungstisch sitzen und nicht etwa der Chef hinter seinem Schreibtisch und der Mitarbeiter davor. Zur entspannten Atmosphäre gehört, dass es auf keinen Fall Störungen wie Unterbrechungen durch Telefonate geben darf oder jemand in das Zimmer platzt. Das Büro sollte aufgeräumt sein. Kaffee oder Erfrischungsgetränke stehen auf dem Tisch. Außerdem wäre es förderlich, nicht in Arbeitskleidung miteinander zu reden.

DHB: Wie sollte das eigentliche Gespräch ablaufen?
Moskopp: Am besten ist es, mit ein paar freundlichen Sätzen zu starten. Danach wird Bilanz gezogen, entweder mit Hilfe des Fragbogens oder anhand der Notizen des Vorgesetzten zu Zuständigkeiten, Projekten und Zielen: Inwieweit hat der Mitarbeiter eventuell vereinbarte Ziele erreicht? Was hat er gut gemacht? Was könnte er besser machen? Und damit es der Mitarbeiter besser machen kann, fragt der Vorgesetzte auch, was der Mitarbeiter dafür braucht. Kritik sollte immer konstruktiv sein. Das Ende des Gesprächs muss positiv sein. Der Mitarbeiter soll am Ende nicht frustriert, sondern motiviert sein.

DHB: Und das Feedback an den Chef?
Moskopp: Viele Mitarbeiter tun sich schwer, dem Chef direkt ins Gesicht zu sagen, was sie stört. Aber eine solche Rückkopplung bringt auch den Chef voran. In anonymen Fragebögen ist es möglich, das Informations- und Konfliktverhalten des Chefs abzufragen, seine Fähigkeit, Aufgaben zu delegieren, oder sein Vermögen, den Teamgeist zu stärken. Der Einfachheit halber ist hier mit einer Skala zu arbeiten und der zusätzlichen Möglichkeit, Verbesserungen zu notieren.

DHB: Reicht es tatsächlich aus, ein Mal im Jahr miteinander in dieser Art zu sprechen?
Moskopp: Miteinander sprechen, loben, Anerkennung geben oder konstruktiv kritisieren gehören zum ständigen Prozess in einem Betrieb. Das darf nicht nur ein Mal im Jahr auf der Tagesordnung stehen, denn der Chef ist immer auch Coach und muss laufend im Gespräch mit seinen Mitarbeitern stehen. Sinnvoll kann hier ein zum Beispiel vierteljährlicher, verbindlicher Termin mit allen Mitarbeitern sein, der auch locker enden darf. Aber ein strukturiertes Mitarbeitereinzelgespräch reicht ein Mal pro Jahr. Als Handwerkskammer bieten wir an der Akademie für Unternehmensführung auch Seminare zum Personalmanagement an, die unter anderem Themen wie Personalentwickelung und -führung beinhalten.

Das Interview führte Ute Christoph