Urlaub verjährt erst nach Hinweis des Chefs

Urlaubsansprüche verjähren nach drei Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt aber erst dann zu laufen, wenn der Chef die Betroffenen darauf hinweist. Vergisst er das, bleibt der Urlaub erhalten, entschied nach dem EuGH nun auch das Bundesarbeitsgericht.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Urlaubsplanung im Betrieb

Das Urlaubsrecht wird in Deutschland immer mehr von den Regeln der EU beeinflusst, was auch ein aktuelles Urteil des Bundesarbeitsgerichts im Anschluss an ein Verdikt des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zeigt. Es ging um die Frage, ob nicht genommener Urlaub nach drei Jahren verjährt. Die Erfurter Richter entschieden nun, dass Urlaubsansprüche zwar grundsätzlich nach drei Jahren verjähren können. Aber: Der Chef muss dafür sorgen, dass seine Leute ihre freien Tage nehmen und ihnen klar machen, dass ihr Urlaub verloren geht, wenn sie ihn nicht rechtzeitig beantragen. Fehlt dieser Hinweis, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen.

Das bedeutet eine Änderung der Urlaubsregeln in Deutschland. Denn bislang bestimmte hierzulande das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), dass der Anspruch auf Urlaub grundsäztlich nach drei Jahren verjährt.

Der Fall

Eine deutschen Steuer­fach­angestellte hatte ihren gesetzlichen Mindest­urlaub nicht komplett genommen. Das Landes­arbeits­gericht Düsseldorf hatte geurteilt, dass der Arbeitgeber auf Verjährungsfristen hätte hinweisen müssen und ihn zur Zahlung von Geld ("Abgeltung der Urlaubstage") verurteilt. Das daraufhin angerufene Bundes­arbeits­gericht (BAG) fragte den EuGH, ob der Urlaub verjähren kann, wenn der Arbeitgeber den Arbeit­nehmer nicht auffordert, ihn zu nehmen.

Das Urteil

Wie zuvor die Europarichter entschied nun das höchste deutsche Arbeitsgericht, dass die deutschen Verjährungsfristen und ihre Länge grund­sätzlich unproblematisch sind. Jedoch kann die Verjährung frühestens zu dem Zeitpunkt beginnen, an dem der Arbeitgeber darauf hingewiesen hat. Wenn der Arbeit­nehmer keine Kenntnis davon habe, könne die Frist nicht beginnen.

"Da der Arbeitnehmer nämlich als die schwächere Partei des Arbeitsvertrags anzusehen ist, sollte die Aufgabe, für die tatsächliche Wahrnehmung des Anspruchs auf bezahlten Jahresurlaub zu sorgen, nicht vollständig auf den Arbeitnehmer verlagert werden, während der Arbeitgeber damit eine Möglichkeit erhielte, sich seiner eigenen Pflichten unter Berufung auf einen fehlenden Antrag des Arbeitnehmers auf bezahlten Urlaub zu entziehen", heißt es wörtlich beim EuGH. Die EU-Richter folgten damit dem Antrag des Generalanwalts Richard de la Tour.

Arbeitgeber darf sich nicht auf sein eigenes Versäumnis berufen

Das Bundesarbeitsgericht stellte jetzt zudem klar, dass das Verjährungsrecht nicht als Vorwand dienen dürfe, und dass sich der Arbeitgeber auf sein eigenes Versäumnis berufen könne. Er müsse den Arbeitnehmer in die Lage versetzen, seinen Jahresurlaub tatsächlich anzutreten. Der Arbeitgeber könne die Rechtssicherheit gewährleisten, indem er seine Obliegenheiten gegenüber dem Arbeitnehmer nachhole.

(Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 22. September 2022, Rechtssachen C-120/21; Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 20. Dezember 2022, Az. 9 AZR 266/20)

Urlaub verjährt auch bei langer Krankheit nicht automatisch

Mit Blick auf seine Hinweispflicht stellt sich für den Arbeitgeber auch die Frage: Muss er bei langer Krankheit des Arbeitnehmers diesen an seinen Urlaub erinnern? Hier galt bislang, dass Urlaub, der wegen einer Erkrankung nicht mehr genommen werden konnte, spätestens nach 15 Monaten verfällt. Wie der EuGH entschieden die Erfurter Richter nun: Der Urlaub aus dem Jahr, in dem ein Arbeit­nehmer vor seiner Erkrankung noch gearbeitet hat, verfällt nicht, wenn der Arbeitgeber ihn in dem Jahr nicht darauf hingewiesen hat. "Der Urlaub aus der Zeit vor der Krankheit bleibt ohne vorherigen Arbeitgeber-Hinweis erhalten", erklärt Fachanwalt für Arbeitsrecht Christian Hrach, "der Urlaub aus der Krankheitsphase hingegen kann auch ohne Hinweis 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Übertragungszeitraums verfallen, weil der Hinweis während der Krankheit sinnlos gewesen wäre."

(Europäischer Gerichtshof, Urteile vom 22. September 2022, Rechtssachen C-518/20 und C-727/20); Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 20. Dezember 2022, Az.9 AZR 245/19)

Fazit

Der Chef trägt also die Verantwortung, dass seine Mitarbeiter ihren Urlaub nehmen. Und er muss ihnen verdeutlichen, dass ihr Urlaub weg sein kann, wenn sie ihn nicht rechtzeitig anmelden. "Der Arbeitgeber muss dafür konkret und in völliger Transparenz dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen Jahresurlaub zu nehmen", betont Arbeitsrechtler Hrach. "Das sagt das Bundesarbeitsgericht seit 2019. Je nach Einzelfall muss der Arbeitnehmer auch mehrmals aufgefordert werden."

Arbeitsrechtler Hrach zufolge muss der Chef jedes Jahr erneut die Mitarbeiter auf ihre noch offenen Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr hinweisen. Grundsätzlich reiche aber eine Belehrung am Anfang eines Kalenderjahrs. Nur wenn besondere Umstände hinzukommen, muss der Arbeitgeber nochmals tätig werden – zum Beispiel, wenn wegen Krankheit einige Tage nicht genommen werden konnten und auch noch nicht neu festgelegt wurden.

Auch kein Verfall des Urlaubs

Jahre zuvor hatte der EuGH schon die Regeln des § 7 Bundesurlaubsgesetz geändert. Diese Norm besagt, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss und eine Übertragung nur auf die ersten drei Monate des folgenden Kalenderjahrs möglich ist (Verfall des Urlaubs). Nach diesem Wortlaut darf man sich aber nicht mehr richten, hat der EuGH schon seit 2009 mehrfach zugunsten der Arbeitnehmer entschieden.

"Grundsätzlich kann der Arbeitnehmer den Urlaub, wenn er ihn nicht nehmen konnte, in das nächste Urlaubsjahr übertragen", erläutert Rechtsanwalt Hrach. "Der Arbeitgeber trägt als 'Herr des Urlaubsverfahrens' die Verantwortung dafür, dass der Arbeitnehmer sich Urlaub nimmt. Und er muss im Streitfall auch beweisen, dass er dieser Verantwortung gerecht wurde. Damit wird beim Urlaubsanspruch der Grundsatz umgekehrt, dass jeder – auch der Arbeitnehmer – seine Rechte selbst zu verfolgen hat".

Praxistipp: Musterschreiben für ArbeitgeberFür alle Arbeitgeber hat Hrach eine Musterformulierung für eine rechtssichere Aufforderung an Arbeitnehmer aufgesetzt.
Aufforderungsschreiben zur Urlaubsnahme
"Im laufenden Kalenderjahr haben Sie Anspruch auf __ Tage Urlaub. [Außerdem haben Sie aus dem letzten Jahr noch __ Tage Resturlaub.] Ihr Urlaubsanspruch [, den Resturlaub eingeschlossen,] verfällt grundsätzlich am 31.12. dieses Jahres, wenn Sie in der Lage sind, ihn bis dahin zu nehmen, ihn aber trotzdem nicht beantragen. Nur wenn dringende betriebliche Belange oder in Ihrer Person liegende Gründe (z.B. Krankheit) Ihren Urlaubswünschen entgegenstehen, überträgt sich Ihr Urlaub ins nächste Kalenderjahr. In diesem Fall müssen Sie ihn aber bis zum 31.03. des nächsten Kalenderjahres nehmen, sonst verfällt Ihr Urlaub doch. Bitte beantragen Sie Ihren Urlaub, damit er nicht verfällt, und um uns eine faire Urlaubsplanung zu ermöglichen."

EuGH und Bundesarbeitsgericht zum Urlaubrecht Urlaub verfällt nicht automatisch! > Hier mehr lesenDHB jetzt auch digital!Einfach hier klicken und für das digitale DHB registrieren!