Zum 1. Januar 2023 muss jedes Kassensystem in Deutschland vor Manipulationen geschützt sein. Alle Übergangsfristen laufen dann ab. Offene Ladenkassen sind aber noch zugelassen.
Was das Thema Kassenführung angeht, sind die Anforderungen in den letzten Jahren permanent gestiegen. Zum Jahresende laufen nun auch die letzten Übergangsfristen ab: Ab 1. Januar 2023 müssen sämtlich Registrierkassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen - egal ob als zusätzliches Modul in Form eines USB-Sticks, eine Mini-SD-Karte oder als Cloudlösung. Diese sorgt dafür, dass alle getätigten Kasseneingaben protokolliert werden. Manuelle oder technische Manipulationen sollen so nicht mehr möglich sein.
Hintergrund ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die Unternehmen seit 2020 dazu verpflichtet, elektronische Kassen mit Manipulationsschutz in Form einer TSE einzusetzen. Es gab aber noch eine Übergangsfrist bis 31. Dezember 2022 für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht aufgerüstet werden konnten.
Ab 2023 sind in Deutschland dann nur noch zwei Arten von Kassen zugelassen, erklärt Ecovis-Steuerberaterin Anne Thätne. "Das ist die offene Ladenkasse oder eine elektronische Registrierkasse und ein PC-Kassensystem, das über TSE verfügt.
TSE von D-Trust Die Zertifizierung für die TSE des Anbieters D-Trust läuft im Januar 2023 aus. Doch das Bundesfinanzministerium gewährt Steuerpflichtigen unter bestimmten Voraussetzungen eine Schonfrist bis 31. Juli 2023. ➨➨ Lesen Sie mehr dazu hier
"Die TSE protokolliert jeden einzelnen Geschäftsvorfall unveränderbar und speichert das Protokoll samt der darin enthaltenen Daten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) übernimmt die Zertifizierung der Sicherheitssysteme. Die Protokolldaten müssen an das Finanzamt gemeldet werden", so Thätner.
Das werde allerdings erst im Laufe des Jahres 2023 möglich sein, berichtet die Steuerberaterin. Noch sei die entsprechende Schnittstelle nicht vorhanden. "Das entbindet Kassennutzer jedoch nicht von ihrer Pflicht, ein solches System zu verwenden", sagt Thätner.
Außerdem müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2020 neue elektronische Registrierkassen innerhalb eines Monats dem Finanzamt melden. Weil es aber auch dafür bis heute keine Meldesoftware gibt, startet das Verfahren voraussichtlich erst im Herbst 2023. Eine solche Meldepflicht gibt es auch für Kassen, die außer Betrieb genommen werden.
Die offene Ladenkasse – keine gute Alternative
Wer auf ein Kassensystem mit zertifiziertem Sicherheitssystem verzichten möchte, dem bleibt nur die offene Ladenkasse. "Aber Vorsicht", warnt Thätner, "hier schaut das Finanzamt besonders genau hin und prüft, ob ein Betrieb wirklich vom Grundsatz zur Einzelaufzeichnung abweichen darf."
Ein typischer Fall für die offene Ladenkasse wäre etwa ein Kioskbesitzer oder ein Bäckerwagen auf dem Land, der eine Vielzahl nicht bekannter Personen bedient, die meist bar bezahlen.
Doch auch hier gibt es zahlreiche Aufzeichnungspflichten: Dazu gehören unter anderem der tägliche Kassenbericht. Zudem muss der Händler ein vollständiges, lückenloses und unveränderbares Kassenbuch führen.
"Wenn das Finanzamt hier Mängel erkennt, kommt es meist zu einer deutlichen Zuschätzung. Und das kann teuer werden", sagt Steuerberaterin Thätner. Offene Ladenkassen seien deshalb "keine gute Alternative".'
Im Fall einer Prüfung werde es immer wichtig zu zeigen, dass Unternehmen das Thema Kasse ernst nehmen. Sie sollten alles, was es zur Kasse gibt, sehr genau in ihrer Verfahrensdokumentation festhalten. Thätner: "Das hilft auch, Schwächen im Betriebsablauf zu erkennen."
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