Kurzarbeit: Wichtige Fragen und Antworten zur Abschlussprüfung

Auch viele Handwerksbetriebe haben wegen der Pandemie und der Flutkatastrophe Kurzarbeit anmelden müssen. Wird sie beendet, prüft die Arbeitsagentur bei jedem einzelnen, ob alles korrekt gelaufen ist. Lesen Sie hier, was man dazu wissen muss.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kurzarbeit: Das müssen Betriebsinhaber wissen

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) beginnt derzeit schrittweise mit den Abschlussprüfungen in allen Betrieben, die Kurzarbeit beendet haben. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die Leistung in der korrekten Höhe ausgezahlt wurde. Die BA verspricht, dabei so aufwandsschonend wie möglich vorzugehen.

Schritt für Schritt: Das Verfahren beim Kurzarbeitergeld

Das Verfahren beim Kurzarbeitergeld läuft wie folgt ab:

Schritt 1: Kurzarbeit anzeigen

Zuerst vereinbart das Unternehmen die Kurzarbeit mit seinen Beschäftigten. Dies kann durch eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat erfolgen. Ist kein Betriebsrat vorhanden, ist eine Vereinbarung mit jeder Beschäftigten und jedem Beschäftigten abzuschließen, der verkürzt arbeiten soll. Dann zeigt der Chef den Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit an.

Schritt 2: Bewilligung der Anzeige

Die Arbeitsagentur prüft dann, ob die grundsätzlichen Bedingungen für den Bezug des Kurzarbeitergelds vorliegen und bewilligt das Kurzarbeitergeld für die Dauer des Arbeitsausfalls.

Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld: Es müssen zum Beispiel mindestens 10 Prozent der Beschäftigten einen Entgeltausfall von mehr als 10 Prozent haben. Überstunden und positive Zeitguthaben müssen abgebaut sein (bis auf bestimmte Ausnahmen). Diese Voraussetzungen gelten befristet bis 31. Dezember 2021, wenn ein Unternehmen spätestens für September 2021 erstmalig Kurzarbeitergeld erhält.

Schritt 3: Gehälter zahlen

Betriebe können die Kurzarbeit einsetzen, wenn tatsächlich ein Arbeits- und Entgeltausfall entstanden ist. Das Instrument ist gesetzlich flexibel ausgelegt, damit Arbeitgeber schnell auf die Auftragslage reagieren können. Aus diesem Grund wird das Kurzarbeitergeld immer erst nach Abschluss eines Monats ausgerechnet. Das Unternehmen zahlt jeden Monat sowohl das Arbeitsentgelt für geleistete Arbeitsstunden als auch das Kurzarbeitergeld an seine Beschäftigten aus.

Schritt 4: Antrag stellen

Betriebsinhaber beantragen jeden Monat die Erstattung des Kurzarbeitergeldes für die Beschäftigten bei der Arbeitsagentur. Achtung: Hierfür gilt eine Ausschlussfrist von 3 Monaten!

Schritt 5: Vorläufige Bewilligung

Die Agentur prüft den Antrag. Hat sie festgestellt, dass das Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, wird das Kurzarbeitergeld vorläufig bewilligt und ausgezahlt – rückwirkend für den vergangenen Monat.

Die Schritte 3 bis 5 wiederholen sich jeden Monat, der von Arbeitsausfall betroffen ist.

Schritt 6: Abschlussprüfung

Beendet ein Unternehmen die Kurzarbeit, folgt die Abschlussprüfung. Dies wurde in allen Betrieben schon vor der Corona-Pandemie durchgeführt, daran ändert sich nichts. Bei der Prüfung fordert die Arbeitsagentur Unterlagen, Nachweise oder Abrechnungen an und prüft diese intensiv, bei Bedarf auch vor Ort oder im Lohnbüro. Für die Übermittlung der Unterlagen können Betroffene einen Online-Upload-Service nutzen. Nach Ende der Prüfung erhalten alle Betriebe einen Bescheid über die Höhe des Kurzarbeitergeldes.

Folgende Unterlagen werden benötigt:

• Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto: Diese können formlos in schriftlicher oder in digitaler Form im Betrieb geführt werden.
• Entgeltabrechnungen, also Gehalts- oder Lohnabrechnung
• Die Einzelvereinbarung mit den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder die Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit
• Kündigungsschreiben und/oder Aufhebungsverträge
• Urlaubsplan oder Urlaubsliste

Daneben können je nach Fallgestaltung folgende Unterlagen zusätzlich benötigt werden:

• Lohnjournale
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Berechnungsprotokoll von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld
• Nachweis des Kinderfreibetrags bei Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen mit der Steuerklasse V und VI (zum Beispiel durch Kindergeldbescheid oder Lohnsteuermerkmale des Ehepartners)
• Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen
• Auszahlungsnachweise: Dies ist der Nachweis, dass das Kurzarbeitergeld von Ihnen an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden ist (zum Beispiel durch Kontoauszug, Quittung) 

Quelle: Bundesagentur für Arbeit

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