Kündigung: So kommt der Brief sicher an

Ist die Kündigung auch angekommen? Arbeitgeber haben in Kündigungsschutzverfahren vor den Arbeitsgerichten immer wieder Probleme, den Zugang einer Kündigung nachzuweisen.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kündigung: So geht’s richtig

Der Arbeitgeber trägt die volle Beweislast für den Zugang der Kündigung. Die Betroffenen versuchen deshalb oft mit allen nur erdenklichen Mitteln, den tatsächlichen Zugang abzustreiten. So wird damit argumentiert, der Briefumschlag des Arbeitgebers sei zwar zugegangen, es sei aber kein Schreiben darin gewesen oder der Zugang wird insgesamt abgestritten, ein Schreiben sei also niemals eingegangen.

Eine beliebte Ausrede ist auch, dass der Brief lediglich ein unbeschriebenes Blatt Papier enthalten habe. Oft argumentieren die betroffenen Arbeitnehmer, der Brief sei mit erheblicher Verspätung eingegangen, also erst nach zehn Tagen und nicht schon am Folgetag. Der Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt und in jedem Einzelfall muss sich der Arbeitgeber überlegen, wie er solche Zugangsprobleme von vornherein vermeiden und wie er den konkreten Nachweis für den Zugang an einem bestimmten Tag im Einzelfall erbringen kann.

Erster Fehler: Einschreiben per Rückschein

Bei einem Versand der Kündigung per Einschreiben mit Rückschein ist Voraussetzung für den Zugang, dass der Arbeitnehmer das Einschreiben auch tatsächlich entgegennimmt. Wird er zu Hause nicht angetroffen, hinterlässt der Postbote lediglich einen Benachrichtigungszettel. Dieser Zettel reicht aber für den Zugang der Kündigung nicht aus. Voraussetzung für den Zugang ist vielmehr, dass der Empfänger das Schreiben auch tatsächlich bei der Niederlegungsstelle abholt, wobei insoweit schon nicht genau kalkulierbar ist, wann genau (Datum!) das Schriftstück abgeholt werden wird. Holt der Empfänger es hingegen überhaupt nicht ab, geht das Schreiben auch nicht zu.

Etwas sicherer, aber auch nicht zu empfehlen, ist das so genannte Einwurf-Einschreiben. Hier hinterlässt der Postbote das Einschreiben in jedem Fall, auch wenn der Empfänger nicht zu Hause ist. Auf Anforderung kann ein Auslieferungsbeleg bei der Post angefordert werden. Aber: Auch für das Einwurf-Einschreiben gelten erhebliche Rechtsunsicherheiten. Mit letzter Sicherheit kann nämlich nicht genau bestätigt werden, dass die Schreiben auch tatsächlich eingeworfen wurden. Es sind bereits Prozesse bekannt, in denen ein Postbote zu Fragen des Zugangs vernommen wurde und bestehende Unsicherheiten nicht aufgeklärt werden konnten. Diese gehen dann zu Lasten des Arbeitgebers.

Zweiter Fehler: Kündigung per Telefax oder per E-Mail

Kündigungen sind nur dann wirksam, wenn sie schriftlich ausgesprochen und zugestellt werden. Die Schriftform (Paragraf 623 Bundesgesetzbuch) verlangt, dass der Kündigungsberechtigte das Kündigungsschreiben im Original unterschreibt und dieses Original aushändigt. Bei einer Kündigung per Telefax erhält der Empfänger aber kein Original, sondern lediglich eine Faxkopie. Die Unterschrift auf dieser Faxkopie ist nicht die Originalunterschrift. Bei einer Kündigung per E-Mail liegt überhaupt kein Original mehr vor und es mangelt an jeglicher Unterschrift. Wird eine dieser Zugangsarten gewählt, ist die Kündigung bereits formal unwirksam.

Dritter Fehler: Mündliche Kündigung

Das zuvor angesprochene Schriftformgebot wurde eingeführt, um Streit über die Wirksamkeit einer mündlichen Kündigung zu vermeiden. Die mündliche Kündigung ist daher von vornherein unwirksam. Wird mündlich gekündigt und der Arbeitnehmer nach Hause geschickt, befindet sich der Arbeitgeber in Annahmeverzug. Wird dann Wochen später die Unwirksamkeit der mündlichen Kündigung geltend gemacht, muss der Zwischenzeitraum in vollem Umfange nachgezahlt werden.

Praxistipps

Die Beweise und Zugangsprobleme können umgangen werden, wenn der Arbeitgeber die Kündigung durch Einschaltung eines Boten überbringt. Dieser kann dann gegebenenfalls als Zeuge fungieren und den Zeitpunkt des Zugangs beziehungsweise die genaue Uhrzeit des Einwurfs in den Hausbriefkasten oder der tatsächlichen Übergabe bezeugen.

Um hier keine Fehler zu machen, müssen folgende Grundsätze beachtet werden. Es sollte eine vertrauenswürdige Person eingeschaltet werden, die ohne weiteres in einem späteren Verfahren auch als Zeuge benannt werden kann. Der Arbeitgeber selbst kann nicht als Zeuge aussagen, so dass insbesondere die Geschäftsführung solche Botenfunktionen auf keinen Fall übernehmen darf. Entweder bedient man sich hier vertrauenswürdiger Mitarbeiter aus dem Betrieb oder aber einer externen Person.

Der Bote sollte ferner dazu angehalten werden, den genauen Zeitpunkt des Zugangs schriftlich zu dokumentieren und zu unterschreiben. Dabei reicht es nicht aus, dass dem Boten ein verschlossener Briefumschlag übergeben wird, denn dann könnte sich der Empfänger darauf berufen, ihm sei ein leerer Umschlag oder ein Umschlag mit einem weißen Blatt Papier übergeben worden. Der Bote muss deshalbdabei sein, wenn der Arbeitgeber die Kündigung in den Briefumschlag steckt. 

Autor Dr. Nicolai Besgen ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner der Sozietät Meyer-Köring v. Danwitz Privat