Was taugen Fahrtenbuch-Apps?

Immer mehr Fahrtenbuch-Apps für iPhones und Android-Geräte drängen auf den Markt. Steuerberater haben verschiedene Apps getestet.

Für Selbstständige und Arbeitnehmer, die einen Dienst- oder Firmenwagen überwiegend beruflich fahren, lohnt sich oft ein Fahrtenbuch. Wäre da nicht die Zettelwirtschaft. Nach jeder Fahrt mit dem Kugelschreiber Uhrzeiten, Kilometerstände, Ziel und Zweck der Reise in das kleine Buch einzutragen – und das auch noch leserlich – empfinden viele als lästig. So versteuern sie das Fahrzeug lieber über die Ein-Prozent-Regelung und nehmen die unter Umständen höheren Abgaben in Kauf. Oder sie machen die Aufzeichnungen nicht ganz so ordentlich und riskieren eine Nachzahlung, weil der Prüfer das Fahrtenbuch verwirft und die pauschale Ein-Prozent-Methode ansetzt.

Das Angebot an kostenlosen und kostenpflichtigen Apps ist groß

So klingt es verlockend, dass immer mehr Fahrtenbuch-Apps für iPhones, iPads und Android-Geräte auf den Markt drängen. Das Angebot an kostenlosen und kostenpflichtigen Apps ist groß, die Programme arbeiten unterschiedlich. Bis heute gibt es allerdings keine Form der Zertifizierung seitens der Finanzbehörden, die eine Finanzamtskonformität bescheinigt. Wichtig ist dem Fiskus unter anderem, dass beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden.

Die Steuerberater der bundesweit tätigen Steuerberatungsgesellschaft felix1.de waren skeptisch, ob die Apps die strengen Vorschriften an das Fahrtenbuch tatsächlich erfüllen können und haben zehn gängige Anbieter vor allem mit Blick auf deren Revisionssicherheit und auch auf Nutzerfreundlichkeit untersucht. Nicht getestet haben die Steuerberater fest installierte Fahrtenbücher oder Hybridvarianten wie den Fahrtenbuchstecker von Vimcar. Hier werden die Fahrten automatisch aufgezeichnet.

Acht von zehn der getesteten Apps halten wahrscheinlich dem Blick des Prüfers stand

Immerhin: Acht von zehn der untersuchten Apps werden dem kritischen Blick des Betriebsprüfers wahrscheinlich standhalten, sagen die Tester. Eine der Apps Hier gibt es die Studie "Fahrtenbuch-Apps im Test" zum kostenlosen Downloadkonnte keine manipulationssichere Exportdatei erstellen. Eine weitere ermittelte falsche Start- und Zieladressen und fiel bei den Steuerberatern durch. Die Tester gingen davon aus, dass ein elektronisches Fahrtenbuch manipulationssicher ist, wenn die App PDF-Dateien erzeugt. Sicherer seien allerdings Systeme, die ihre Daten an einen Server exportieren, auf dem der Anwender nur Lesezugriff hat, heißt es.

Auch die Nutzerfreundlichkeit haben die Steuerberater getestet

Aber auch um die Nutzerfreundlichkeit ging es den Steuerberatern. Sie haben drei verschiedene Praxisfälle untersucht: Den selbstständigen Vielfahrer, der seinen Dienstwagen ausschließlich selbst fährt und noch ein weiteres Privatfahrzeug betrieblich nutzt. Das Familienunternehmen, etwa ein Handwerksbetrieb oder Einzelhändler, wo der Betriebs-Pkw durch mehrere Personen genutzt wird. Und schließlich größere Handwerksbetriebe oder Kurierdienste mit Fuhrpark, die mehrere Fahrzeuge und Fahrer haben.

Selbstständige Vielfahrer profitieren

Das Ergebnis: "Der selbstständige Vielfahrer profitiert am meisten von einer Fahrtenbuch-App", sagt Andreas Reichert, Steuerberater bei felix1.de. "Idealerweise hat er dazu seine Kontakte im Smartphone gespeichert. Hier ist die Erfassung zeitnah, einfach und genau, und die Auswertung erspart sehr viel Zeit am Jahresende." Die Favoriten der Tester für diese Zielgruppe sind "Fahrtenbuch Pro" für Android und "Driverslog Pro" für iOS.

Im Familienbetrieb nur eingeschränkt zu empfehlen

Nur eingeschränkt zu empfehlen seien Fahrtenbuch-Apps allerdings bei Unternehmen mit mehreren Fahrern oder Fahrzeugen, also dem klassischen Familienbetrieb im Handwerk.

Viele der Apps hätten zwar die Funktion, dass mehrere Fahrer den Wagen nutzen können, im Praxistest habe sich aber gezeigt, dass ein erheblicher Aufwand erforderlich sei, um im Ergebnis korrekte Fahrtenbücher zu erhalten. Reichert: "Hier haben alle Apps ihre Tücken und sind daher nur bedingt empfehlenswert."

Für solche Betriebe heben die Tester die Produkte "TripTracker Pro" beziehungsweise "Gemeinsames Fahrtenbuch" hervor. "Die Apps sollten aber vorher unbedingt einem Praxistest unterzogen werden", raten die Experten. Für Fuhrparks empfehlen die Steuerberater für jedes Fahrzeug ein eigenes Smartphone zu nutzen oder die Synchronisation mit einer Cloud, wie sie unter anderem bei der App "Fahrten­buch" gegeben sei.

"Die größte Fehlerquelle beim Fahrtenbuch ist und bleibt der Fahrer"

Egal ob ein oder mehrere Nutzer: Wichtig seien in beiden Fällen ordentliche Arbeitsanweisungen für die Fahrer, damit die Aufzeichnungen auch finanzamtskonform durchgeführt werden. "Die größte Fehlerquelle beim Fahrtenbuch ist und bleibt der Fahrer. Wer sichergehen möchte, behält ein Smartphone fest im Fahrzeug oder nutzt weiterhin Papierfahrtenbücher", so Andreas Reichert. Die Erfassung mit einer App sei nicht unbedingt schneller als mit der Hand, so das erstaunliche Ergebnis. Die Fahrten müssen eben jetzt eingetippt statt mit dem Kugelschreiber notiert werden.