Mit der richtigen Rechnung binden Sie Ihre Kunden!

Private Kunden freuen sich über steuerlich absetzbare Rechnungen. Unternehmer im Handwerk können sie für die Kundenbindung nutzen – wenn Sie es richtig anstellen.

Rechnungen gehören zum Geschäftsalltag eines jeden Handwerksbetriebs und müssen dabei einigen gesetzlichen Anforderungen genügen. Darüber hinaus können Rechnungen aber auch einen Service-Vorteil darstellen, wenn sie kundenfreundlich ausgestellt sind. Denn Dienstleistungen von Handwerkern sind unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar.

Entscheidender Bestandteil einer Handwerker-Rechnung ist die geforderte Summe, wobei über 150 Euro brutto der Umsatzsteuersatz und der entsprechende Betrag separat angegeben werden müssen. Schon hier gilt es zu beachten: "Private Endverbraucher denken in der Regel in Bruttopreisen, Handwerker sprechen oft von Nettopreisen", erläutert Ralf Krings, Mitinhaber der Steuerberatersozietät Kaufmann und Krings in Koblenz. "Kunden sollten also vorab ausdrücklich auf den Bruttobetrag hingewiesen werden, so dass sie bei Erhalt der Rechnung keine negative Überraschung erleben."  Gewährte Preisreduzierungen wie Skonti oder Rabatte anzugeben ist außerdem nicht nur aus steuerrechtlichen Gründen erforderlich – sie dienen auch als Marketinginstrument und sollten daher den Kunden deutlich vor Augen geführt werden.

Dienstleistungsanteil ausweisen

Bei ihren Auftraggebern richtig punkten können Handwerksbetriebe zusätzlich, wenn sie es ihnen ermöglichen, den Dienstleistungsanteil der Rechnung steuerlich geltend zu machen. Denn 20 Prozent von maximal 6.000 Euro, also bis zu 1.200 Euro, können sowohl Eigentümer als auch Mieter privat genutzter Räumlichkeiten sowie von Ferienwohnungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen von der Steuer absetzen. Ausgeschlossen sind allerdings Arbeiten im Rahmen von Neubaumaßnahmen. 

Der Höchstbetrag gilt seit 1. Januar 2009, und zwar auch beim Besitz mehrerer Wohnungen nur insgesamt, dafür aber für Haushalte innerhalb des gesamten europäischen Wirtschaftsraums. Berücksichtigt werden nur die Arbeits- und Fahrtkosten sowie Maschinenkostenpauschalen. Unerheblich ist aber, ob es sich lediglich um einfache Ausbesserungs- oder um umfangreiche Modernisierungsmaßnahmen handelt.

Absetzbare Leistungen sind etwa

• Streich- und Lackierarbeiten,
• Arbeiten an den Innenräumen
• Arbeiten an Dach, Fassade, Garage oder Grundstück,
• Reparatur oder Wartung von Haushaltsgeräten oder auch ein
• seniorengerechter Umbau.

Wichtig ist, dass die handwerklichen Tätigkeiten im Haushalt erbracht werden, betont Krings. Fertigungskosten in der betrieblichen Werkstatt seien nicht absetzbar, es sei denn, die in der Werkstatt erbrachte Leistung stelle lediglich eine Nebenleistung zu der im privaten Haushalt erbrachten Hauptleistung dar. Zusätzlich können auch haushaltsnahe Dienstleistungen, etwa Reinigungsarbeiten, steuermindernd wirken und sollten deshalb ebenfalls aus der Rechnung ersichtlich sein. 

Zahlung der Rechnung muss unbar erfolgen

"Am besten ist es für den Kunden, wenn der Arbeits- und der Fahrtkostenanteil einer Rechnung separat ausgewiesen werden, ideal ist ein Zusatz, der auf den entsprechenden Bruttobetrag hinweist", rät Krings. Unbedingt sei zu beachten: Die Begleichung der Rechnung muss unbar erfolgen, also per Überweisung, Lastschrift oder Dauerauftrag. "Handwerksbetriebe, die normalerweise auf Barzahlungen Wert legen, sollten also abwägen, ob sie aus Servicegründen nicht doch eine Überweisung ermöglichen", meint der Steuerfachmann. "Zudem müssen sie ihre Kunden in der Rechnung auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht für diese sowie die Zahlungsbelege hinweisen." 

uf jeden Fall bieten Handwerksbetriebe ihren Kunden ohne großen Mehraufwand einen zusätzlichen Service an, wenn sie nicht nur die Rechnungen kundenfreundlich ausstellen und begleichen lassen, sondern die Kunden auch noch über die Regeln der steuerlichen Absetzbarkeit informieren.

Die Pflichtangaben in der Rechnungslegung

Damit der Kunde Ihre Rechnung beim Finanzamt geltend machen kann, muss sie folgende Pflichtangaben enthalten:

1. Name und Anschrift von Auftraggeber und Auftragnehmer
2. Menge und Art der Produkte und Dienstleistungen
3. Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung/Arbeitsausführung
4. Datum der Rechnungserstellung
5. Eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
6. Rechnungsbetrag – über 150 Euro brutto mit separat ausgewiesener Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz, soweit keine Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird
7. Betragsminderungen wie Skonti und Rabatte
8. Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer des Betriebs
9. Bei eingetragenen Betrieben: Handelsregisternummer und das zuständige Amtsgericht (MB)

Wenn eine Rechnung Kunden binden soll, müssen Sie einige Regeln beachten. So sollten Sie besonders bei mündlichen Absprachen den Bruttobetrag vorab explizit nennen. Wichtig ist auch, den Kunden über die Steuerabzugsfähigkeit zu informieren. Absetzbar sind:

• Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsarbeiten
• in privat genutzten Räumlichkeiten
• in bereits bestehenden Gebäuden
• in Deutschland, der EU und dem Europäischen Wirtschaftsraum
• durch Vermieter oder Mieter einmalig
• bis zu 20 Prozent von maximal 6.000 Euro insgesamt für alle Haushalte des Steuerpflichtigen.

Arbeits- und Fahrtkosten sowie haushaltsnahe Dienstleistungen müssen Sie separat ausweisen, idealerweise auch den Bruttoteilbetrag. Auf keinen Fall sollten Sie bare Zahlungen akzeptieren! Auf jeden Fall sollten Sie in der Rechnung auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen! (MB)