Die richtige Software fürs Handwerksbüro erleichtert die Betriebsabläufe und spart obendrein Zeit und Geld. (Foto: © kantver/123RF.com)
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November 2021
Tätigkeiten im Handwerksbüro sind zeitaufwändig und halten von der eigentlichen Arbeit ab. Spezielle Software kann Abhilfe und damit mehr Zeit fürs Kerngeschäft schaffen.
Durch effiziente Abläufe bleibt Handwerkern mehr Zeit fürs Kerngeschäft. Trotzdem setzen 2020 weniger als zwei Drittel aller Handwerksunternehmen auf digitale Anwendungen. Dies ist das Ergebnis einer Studie des ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks) und des Digitalverbands Bitkom. Demnach erfassten 52 Prozent ihre Aufträge über eine CRM-Software (Customer Relation Management), und weniger als jeder dritte Handwerksbetrieb setzt eine ECM-Software (Enterprise Content Management) zur Organisation von Dokumenten ein.
Um den betrieblichen Alltag bestmöglich zu steuern, sind die richtigen Software-Lösungen entscheidend. Angefangen bei der Angebotskalkulation über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Projektverwaltung. "Büro-, Verwaltungs- und Planungsarbeiten können enorm vereinfacht werden, so dass Betriebe wieder Zeit für ihre eigentliche Arbeit und damit ihr Handwerk an sich gewinnen", erklärt ZDH-Geschäftsführer Karl-Sebastian Schulte. Für jeden Bereich gibt es spezialisierte Programme und Apps, die sich sowohl im Büro als auch unterwegs per Smartphone und Tablet nutzen lassen.
Je nach Digitalisierungsgrad des eigenen Betriebs sollten sich Betriebe einzelne Lösungen aussuchen, die als nächstes eingeführt werden sollen. Einige Software-Lösungen sind zudem modular aufgebaut, so dass einzelne Funktionen später nachrüstbar sind. Ein Vorteil von Software-Lösungen im kaufmännischen Bereich: Module wie Buchhaltung, Angebotserstellung oder Steuererklärung bieten oft automatische Berechnungen und viele Hilfestellungen für gewünschte Funktionen. Das Ausfüllen geht somit sehr viel schneller von der Hand, bei Unklarheiten helfen integrierte Assistenten weiter.
Den höchsten Komfort bieten Komplett-Pakete, die viele verschiedene Bereiche abdecken und alle Daten miteinander vernetzen. Bei der Auswahl einer neuen Software sollten Handwerker allerdings darauf achten, dass der Funktionsumfang den eigenen Bedürfnissen entspricht. Denn komplexe und leistungsfähige Lösungen sind oft teurer und gleichzeitig weniger intuitiv zu bedienen. Um die Liquidität von Betrieben zu erhalten, sind Miet- oder Abo-Modelle von Software und Apps eine gute Lösung. Der größte Vorteil: Die Kosten bleiben kalkulierbar, und spätere Updates sind bereits im monatlichen Preis enthalten. Einige Anbieter gewähren Betrieben auch Rabatte, wenn mehrere Mitarbeiter dieselbe Software nutzen.
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Die Kosten und die nötige Einarbeitungszeit bei der Umstellung auf digitale Lösungen können sich schnell rentieren: Denn durch höheren Komfort und automatisierte Abläufe sparen Betriebe nicht nur Zeit, sondern auch Geld. So lassen sich Rechnungen schneller stellen, Löhne werden termingerecht abgerechnet und Projektzeitpläne exakt eingehalten. Auch die gesamte Mitarbeiterverwaltung inklusive Urlaubsplanung können Handwerker direkt am PC erledigen. Außerdem lassen sich alle Daten über spezielle Schnittstellen auch schnell weiterleiten, zum Beispiel an Steuerberater. Vor der Entscheidung für eine Softwarelösung sollten Betriebe diese ausführlich testen. Denn nur so lässt sich feststellen, ob Programm-Module einfach zu bedienen sind und den eigenen Ansprüchen entsprechen. Zu diesem Zweck bieten die meisten Hersteller zeitlich beschränkte Testversionen an, um die Software vorab zu prüfen.
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