Chef krank: Im schlimmsten Fall stehen die Geschäfte still

Selbst der Chef oder die Chefin kann krank werden oder sogar sterben. Damit trotzdem das Unternehmen überlebt müssen sich Betriebsinhaber schon im Vorfeld um gewisse Themen kümmern. Wir geben Tipps für die Notfall-Vorsorge!

In vielen Handwerksbranchen ist die Anwesenheit des Meisters Pflicht. Möglicherweise können Sie für die Zeit eines längeren Ausfalls mit einem befreundeten Handwerkskollegen eine Vertretung auf Gegenseitigkeit vereinbaren. Wer den Unternehmer vertritt, braucht alle wichtigen Informationen.

Wenn im Ernstfall niemand in Ihrem Unternehmen weiß, wo die wichtigsten Schlüssel deponiert sind, welche Konten es bei welchen Banken gibt, wie die Geheimnummer der EC-Karte und der PIN-Code für das Online-Banking lautet, wenn es keine Vollmachten gibt - dann stehen die Geschäfte still, können keine Rechnungen und Löhne mehr gezahlt und keine Aufträge mehr bearbeitet werden.

Was Sie schriftlich fixieren sollten

Vieles davon sind geheime Daten, die Sie zu Recht nicht allgemein zugänglich machen sollten. Zumindest aber Ihr Lebensgefährte, Ehepartner oder Steuerberater/Rechtsanwalt sollte diese Daten hüten, damit im schlimmsten Fall die Geschäfte in Ihrem Sinne weiter laufen können.

Das ist besonders wichtig, wenn Sie als Chef der alleinige Entscheidungsträger im Unternehmen sind. Schriftlich fixieren sollten Sie außer Vollmachten auch die wichtigsten Ansprechpartner bei Zulieferern, besondere Konditionen und Rabatte bei Hauptlieferanten, mündliche Absprachen mit den wichtigsten Kunden und eine Notprokura.

Einmal im Jahr Daten aktualisieren

Hat Sie einen Partner, dann sollte dieser "mit allen wichtigen Entwicklungen im Betrieb vertraut sein, in alle bedeutenden Entscheidungen eingebunden werden", sagt Betriebsberaterin Daniela Becker-Keip von der Handwerkskammer Koblenz. Denn der Ehepartner ist im Notfall meist der erste Ansprechpartner für die Mitarbeiter: "Und dieser hat im Notfall nicht die Muße, auf die Suche nach wichtigen Unterlagen zu gehen."

Eine Notfallakte ist in wenigen Stunden zusammengestellt. Dabei empfiehlt es sich, die Daten einmal im Jahr auf den neuesten Stand zu bringen. Sinnvoll ist es auch, so Daniela Becker-Keip, private Unterlagen wie Lebensversicherungen und Testament, sowie betriebliche Inhalte zu trennen.

Mindestens einen Mitarbeiter informieren

Wenn Sie die Mappe bei Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt hinterlegen, sollte einer Ihrer Mitarbeiter informiert sein, wo er im Falle eines Falles die Informationen findet. Das gleiche gilt, wenn Sie wichtige Urkunden und Verträge in einem Bankschließfach hinterlegen. Die Diplom-Betriebswirtin rät außerdem selbstständigen Handwerksmeistern, sich schon direkt nach der Startphase der Existenzgründung um den Nachlass zu kümmern.