Was tun, wenn der Chef ausfällt?

Oft kennt nur der Unternehmer alle Vorgänge in seinem Betrieb. Fehlt er länger, weiß häufig niemand genau Bescheid. Wie Sie mit dem richtigen Notfallmanagement vorsorgen können.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Was Sie als Chef im Handwerk wissen müssen

Sich mit dem eigenen Tod oder der eigenen Handlungsunfähigkeit auseinanderzusetzen, fällt schwer. Aber wenn ein Unfall passiert, eine Krankheit auftritt oder eine plötzliche Operation ansteht und die Fortführung der Firma durch den Chef unmöglich macht, ist ohne ausreichende Vorsorge die Existenz des Betriebes gefährdet – und damit die Existenz der Unternehmerfamilie, der Arbeitnehmer und deren Angehörigen. Im schlimmsten Fall muss das Unternehmen geschlossen oder unter Wert verkauft werden.

"Wir haben uns nie damit auseinandersetzen wollen, dass meinem Mann etwas passieren könnte und uns deshalb nicht mit dem Notfallmanagement beschäftigt", sagt eine ehemalige Unternehmerfrau, die anonym bleiben möchte. "Als er dann einen Unfall hatte und monatelang nicht ansprechbar im Krankenhaus lag, war es niemandem sonst möglich, unseren Elektrofachbetrieb fachgerecht weiter zu führen. Wir mussten verkaufen."

Wichtige Fragen schriftlich festhalten

Um das eigene Lebenswerk, seine Familie und seine Mitarbeiter davor zu bewahren, sollte sich jeder Unternehmer damit auseinander setzen, wie die betrieblichen Abläufe aufrecht zu erhalten sind, wenn er ausfällt. Und das nicht erst in fortgeschrittenem Alter.

Davor warnt auch Ulrich Fesser, Hauptabteilungsleiter der Handwerkskammer Köln und geschäftsführender Vorstand des Businessclubs der Handwerksjunioren in Köln: "Wir haben das Thema Notfallmanagement in diesem Jahr zu unserem Leitthema im Businessclub gewählt. Denn Notfallsituationen treten altersunabhängig auf, wie ein Beispiel aus unserem Businessclub zeigt. Ein Jungunternehmer fiel aufgrund eines Burnout-Syndroms mehrere Monate aus. Seine Kunden drohten sogar mit Konventionalstrafen."

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Wer darf gegebenenfalls Aufträge annehmen? Welche Absprachen gibt es mit wichtigen Kunden? Welcher Lieferant gewährt Rabatte? Wer kümmert sich um die Materialbeschaffung und die Lagerhaltung? Wer erhält Kontovollmachten, PINs und TANs? Wer überwacht Zahlungsverpflichtungen aus Lieferanten- oder Kreditverträgen und wer erledigt Versicherungsangelegenheiten? Damit der Betrieb auch im Fall der Fälle reibungslos weiterläuft, empfiehlt es sich einen Notfallordner anzulegen mit allen wichtigen Informationen, die nur dem Chef bekannt sind, Kopien betrieblicher und privater Dokumente sowie Vertretungsvollmachten.

Orientierung bei der Erstellung des Notfallordners bietet die umfangreiche Checkliste des Ludwig-Fröhler-Instituts, die auf die Belange handwerklicher Betriebe zugeschnitten und übersichtlich gegliedert ist. Die Übernahme von Zuständigkeiten und die Verantwortlichkeit für wichtige Abläufe werden hier ebenso angesprochen wie Bank- und andere Geschäftsverbindungen, die Fälligkeiten für Steuern, Termine für Meldungen und Abgaben an die Sozialversicherung, betriebliche und private Versicherungen sowie die Hinterlegungsorte von Policen, wichtigen Identifikationsinstrumenten wie Passwörter oder wichtigen Dokumenten wie Gesellschaftervertrag.

Vertreter mit Vollmacht

Eine besondere Vorsorge ist für minderjährige Kinder zu treffen, damit das Vormundschaftsgericht nicht Einfluss auf die betrieblichen Belange nehmen kann. Je detaillierter geplant wird, desto einfacher gestaltet sich die Fortführung des Betriebes im Notfall. Individuelle Unterstützung erhalten die Betriebe bei den Beratern der Handwerkskammern, der Fachverbände, der Kreishandwerkerschaft oder der Innung. Ist der Ordner einmal erstellt, hält sich der Aufwand, ihn regelmäßig zu aktualisieren, im Rahmen.

So wichtig wie die Erstellung des Notfallordners ist es, die engsten Familienmitglieder wissen zu lassen, wo sich der Ordner befindet. Da die Familie bei einem Unfall oder gar dem Tod des Unternehmers häufig unter starker psychischer Belastung steht, sollte ein fachlich und kaufmännisch qualifizierter Stellvertreter benannt und mit einer entsprechenden Vollmacht ausgestattet werden, damit dieser den Betrieb vorübergehend leiten kann.

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"Der Notfallordner hat es uns ermöglicht, dass mein Mann von seinem Krankenbett aus mit unserer Unterstützung unseren Malerbetrieb auch während seiner langen Krankheit ohne größere Probleme fortführen konnte", sagt eine andere Unternehmerfrau. "Natürlich war es etwas aufwändig, den Ordner zu erstellen, aber diesen Aufwand sollte keine Firma scheuen."

Der Aufwand lohnt sich auch im Hinblick auf die Banken. Denn die wollen wegen bankenrechtlicher Vorschriften sichergestellt wissen, dass selbst in persönlichen Krisen die Schulden weiterhin getilgt werden können. Häufig fordern Firmenkundenberater daher eine hieb- und stichfeste Notfallabsicherung.