Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern Geld dafür zahlen, dass sie auf ihren Privatautos Firmenwerbung anbringen. Grundsätzlich ist das eine gute Sache, und wenn man sich an die Regeln hält, spielt auch das Finanzamt mit.
Kennzeichenhalterungen oder Werbeaufkleber auf dem Auto sind beliebte, günstige und effektive Werbemittel. Zahlt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern allerdings Geld dafür, dass sie an ihrem privaten Auto für die Firma werben, dann muss er sich an strenge Vorgaben halten und diese auch tatsächlich umsetzen. Grundsätzlich erlaubt das Einkommensteuerrecht bis zu 256 Euro pro Mitarbeiter für eine solche Fahrzeugwerbung. Rein rechnerisch wären das dann 21,33 Euro im Monat beziehungsweise 255,99 Euro im Jahr. Der Arbeitgeber kann das "Werbeentgelt" als sonstige Einkünfte behandeln und muss dafür keine Lohnsteuer einbehalten. Das ist in § 22 Nr. 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.
Betriebsprüfer achten bei Firmenwerbung auf Privat-Pkw allerdings auf kleinste Fehler. Denn etliche Firmen zahlten in der Vergangenheit – teilweise über Jahrzehnte hinweg - ihren Mitarbeitern allein dafür den Maximalbetrag, dass sie mit der Kennzeichenhalterung Werbung machten. Das Thema ist deshalb häufig vor Finanzgerichten gelandet. Mit der Folge, dass die Arbeitgeber die Lohnsteuer nachzahlen mussten.
Fahrzeugwerbung ist eine gute Sache, wenn man sich an die Regeln hält
"Das Hauptproblem bei der Kennzeichenwerbung ist die Vergleichbarkeit", sagt Maximilian Krämer, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht und Partner der Kanzlei DNK Rechtsanwälte. Viele Autofahrer fahren das kleine Werbe-Logo – beispielsweise von einem Autohaus - völlig kostenfrei mit dem Nummernschild durch die Gegend, ohne dafür einen Cent zu bekommen.
Ein weiterer Haken an der Sache sei auch der Betrag. "Wenn die Grenze bei 256 Euro liegt und der Betrieb genau 255,99 Euro im Jahr bezahlt, erweckt das den Anschein, dass es gar nicht um die Sache geht, sondern nur um die Steuerersparnis", berichtet Krämer, der die Fahrzeugwerbung grundsätzlich für eine gute Sache hält, wenn man sich an die Regeln hält.
Mit einem Fall aus dem Münsterland beschäftigte sich sogar das obersten Steuergericht, der Bundesfinanzhof. Ein Problem war hier unter anderem, dass die "Werbemietverträge" an die Laufzeit der Arbeitsverträge geknüpft waren. Dem komme dann "kein eigener wirtschaftlicher Gehalt zu", so die Richter. (BFH, Beschluss vom 21.06.2022 – Az. VI R 20/20).
"Wenn der eigentlich unabhängige Vertrag für die Fahrzeugwerbung an die Dauer des Arbeitsverhältnisses gekoppelt ist, werden die Finanzämter genauso hellhörig wie bei dem Betrag von 255,99 Euro", betont Maximilian Krämer. Im konkreten Fall musste das Unternehmen die Lohnsteuer für vier Jahre (2.214,80 Euro) nachzahlen.
Separate und schriftliche Verträge mit den Arbeitnehmern aufsetzen
Wie sollte man es also sinnvoll machen? "Man sollte für die Firmenwerbung auf dem Privatauto einen separaten, schriftlichen Vertrag mit dem Arbeitnehmer aufsetzen", erklärt der Berater im Steuerstrafrecht. "Gegenüber dem Finanzamt hilft das ungemein." Der Vertrag muss unter anderem Vorgaben enthalten, die den werbewirksamen Einsatz des Fahrzeugs sicherstellen. Auch eine Regelung dazu, ob an dem Fahrzeug noch Werbung für andere Firmen angebracht werden darf, muss man fixieren (siehe Checkliste unten).
Dokumentation sei bei diesem Thema – wie so oft - einer der wichtigsten Punkte, auf die die Arbeitgeber achten müssen, betont Krämer. Dazu gehöre auch der Nachweis, dass das Fahrzeug mit der Werbung im Straßenverkehr sichtbar ist. Das kann man beispielsweise durch (Handy-)Fotos festhalten, die man ein bis zweimal im Jahr macht und dann mit zu den Verträgen nimmt.
Niemand kann heute behaupten, er hätte nichts von dem BFH-Urteil gewusst
Da es dieses Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) gibt, über das viel berichtet wurde, sei es schwierig für Unternehmer zu sagen, man habe davon nichts gewusst. "In dem Fall könnte man das Ganze aber mit einer strafbefreienden Selbstanzeige nacherklären und die Steuern plus Zinsen nachzahlen." Damit wäre man dann straffrei aus der Sache raus und hätte die Vergangenheit glattgezogen.
Für die Zukunft könnte man im Betrieb eine Verfahrensdokumentation oder schriftlich fixierte Handlungsanweisungen einführen – und dann auch problemlos seinen Mitarbeitern Autoaufkleber mit Firmenlogo anbieten und dafür monatlich vielleicht zehn oder 20 Euro zahlen.
Hintergrund:
Nicht jede Zahlung eines Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer stellt Arbeitslohn dar. Vielmehr kann ein Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer neben dem Arbeitsvertrag weitere eigenständige Verträge abschließen. Kommt einem gesondert abgeschlossenen Vertrag allerdings kein eigenständiger wirtschaftlicher Gehalt zu, kann es sich insoweit um eine weitere Arbeitslohnzahlung handeln.
Checkliste zur Fahrzeugwerbung:
✓ Damit die Fahrzeugwerbung anerkannt wird, sollten Verträge mit den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern geschlossen werden, aus denen hervorgeht, dass der Pkw optimal zur Firmenwerbung eingesetzt wird. Zum Beispiel sollte eine bestimmte Kilometerleistung vorgeschrieben werden.
✓ Es sollte ein zeitlicher Umfang bestimmt werden, in dem der Mitarbeiter das Auto im öffentlichen Verkehr bewegt werden muss.
✓ Der Vertrag sollte nicht an das Arbeitsverhältnis gekoppelt sein. Beide Seiten müssen eine Kündigungsmöglichkeit – zum Beispiel drei Monate zum Jahresende – haben. Bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses könnten beide Seiten den Vertrag einvernehmlich aufheben.
✓ Die Werbefläche sollte möglichst groß und werbewirksam sein, damit auch ein Fremder den Mietpreis zahlen würde (Fremdvergleich!).
✓ Es sollte geregelt werden, ob und wo das Auto im öffentlichen Parkraum sichtbar abgestellt wird.
✓ Der Mitarbeiter sollte sich verpflichten, das Auto in einem vernünftigen Zustand, also sauber und ordentlich, zu halten.
✓ Es sollte außerdem geregelt sein, ob noch Werbung für andere Firmen angebracht werden darf oder es eine Exklusivität gibt.
✓ Finanzgerichte verlangen zum Teil, dass die Werbekostenzuschüsse auch anderen Personen (keine Mitarbeiter) angeboten werden – dies ist aber kein Ausschlusskriterium.
✓ Für den Nachweis beim Finanzamt helfen Fotos von der Fahrzeugwerbung.
✓ Wer eine solche Regelung mit seinen Mitarbeitern plant, sollte sich vorab an seinen Steuerberater oder seine Steuerberaterin wenden.
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