Elektronische Rechnung: Per E-Mail geht die Post ab

Auch Handwerker können ihre Rechnungen per E-Mail verschicken. Sie sparen Portokosten und Druckerpapier und sie brauchen dafür noch einmal eine elektronische Signatur. Wie das funktioniert:

Jedes dritte Unter­nehmen in Deutschland mit zehn und mehr Mitarbeitern verschickt seine Rech­nungen inzwischen per E-Mail statt mit der Post. Es könnten noch mehr werden, wenn sich auch kleinere Betriebe an das Thema wagen würden. Komplizierter als bei der Papierrechnung ist das nicht. Der Branchenverband BITKOM gibt Tipps, was man beachten muss. 

Alle Rechnungen gleich behandeln

Jede Rechnung muss dieselben umsatzsteuerlichen Vorgaben an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erfüllen – ganz gleich ob auf Papier oder per E-Mail. Rechnungssteller und -empfänger müssen sich nur über den Austausch elektronischer Rechnungen einigen. Wenn die Rechnung kommentarlos beglichen wird, gilt das als stilleschweigende Akzeptanz. Einschränkungen bei der Wahl des elektronischen Zustellungsweges oder beim Dateiformat bestehen nicht. Besondere Anforderungen an elektronische Rechnungen gibt es also nicht.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Für jede Rechnung, ob auf Papier gedruckt oder elektronisch, muss weiterhin die Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts (Authentizität und Integrität) sichergestellt werden. Am einfachsten geschieht dies mit Hilfe eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens. Wie bei jeder Rechnung auf Papier kann dies mit der Prüfung auf sachliche Richtigkeit der Rechnung verbunden werden. 

Pflichtangaben müssen lesbar sein

Damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein:

• Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger,
• Ausstellungsdatum sowie,
• Art und Umfang der erbrachten Leistung.

Zudem muss die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein. Das gilt für die gesamte Aufbewahrungsdauer. Für Papierrechnungen stellt diese Anforderung kein Problem dar. Bei elektronischen Rechnungen muss man beachten, dass ein geeignetes Programm zum Anzeigen notwendig ist, etwa ein PDF-Viewer.

Aufbewahrung

Elektronische Rechnungen müssen wie Papierrechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. In dieser Zeit müssen sie jederzeit in ihren Originalzustand zurückversetzt werden können. Die Rechnung muss daher in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurde. Während der Aufbewahrungsfrist muss die Lesbarkeit sichergestellt sein. Ein entsprechendes Programm wie ein PDF-Viewer sollte während der Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stehen. Wichtig: Die Aufbewahrung von Ausdrucken elektronischer Rechnungen ist nicht zulässig!

Dokumentationspflichten

Für elektronische Rechnungen gelten ganz normal die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Die Verarbeitung der Rechnungsdaten und die Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens muss also dokumentiert werden. Diese Verfahrensdokumentation muss genau wie die eigentliche Rechnung für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Quelle: Bitkom