In vielen Büros und Arbeitszimmern steht jetzt der Frühjahrsputz an. Dabei stellt sich die Frage, welche Unterlagen und Dateien man unwiderruflich löschen darf und welche man weiterhin archivieren muss. Eine Übersicht.
Geschäftsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, müssen immer über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs Jahren und zehn Jahren.
Checkliste: Diese Unterlagen können ab dem 1. Januar 2020 vernichtet werden!
Buchführungsunterlagen aus 2009 und aus früheren Jahren
Aufzeichnungen und Inventare, die bis zum 31.12.2009 aufgestellt worden sind,
Registrierkassen: Seit 1. Januar 2017 müssen insbesondere die Tagesendsummen und alle Einzelbewegungen (Einzelbons) von elektronischen Registrierkassen oder EC-Kassen täglich aufgezeichnet und in maschinell auswertbarer Form für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) archiviert werden.
Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahre 2009 oder früher erfolgt ist.
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2009 oder davor aufgestellt worden sind.
Buchungsbelege aus dem Jahre 2009 oder früher.
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2013 oder früher empfangen oder abgesandt wurden.
Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2013 oder davor.
Dabei muss man die Fristen für die Steuerfestsetzungen beachten
Checkliste: Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind!
für eine begonnene Außenprüfung,
für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.
Man muss außerdem darauf achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind übrigens betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können bei Bedarf vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.
Neu ab 2020!
Nach einem Systemwechsel der Steuersoftware oder einer Datenauslagerung müssen Unternehmen die alten Programme künftig nicht mehr zehn Jahre aufbewahren sondern nur noch fünf Jahre. Danach müssen sie die Steuerunterlagen lediglich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger speichern. Das regelt das dritte Bürokratieentlastungsgesetz der Bundesregierung. Die Neuregelung gilt allerdings nur für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 beginnt.
Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr 2019 betragen hat, müssen seit dem Jahr 2014 die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinander folgenden Kalenderjahrs in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.
Handwerkerrechnungen müssen Privatleute zwei Jahre aufbewahren.
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