Arbeitsverträge bald ganz ohne Papier

Künftig können Betriebe ihre Arbeitsverträge komplett papierlos, also etwa per E-Mail abschließen. Die Bundesregierung hat das Nachweisgesetz geändert und will so Bürokratie abbauen.

Deutsche Firmen sollen nicht mehr so unter der Bürokratie leiden. Die Ampelkoalition will daher Arbeitsverträge in Zukunft vom Papier befreien. So steht es im Bürokratieentlastungsgesetz IV, das der Bundestag am 26. September 2024 beschlossen hat. Künftig können Dokumente bei der Einrichtung und Änderung von Arbeitsverhältnissen digital erstellt und übermittelt werden. Der Bundesrat muss dem Gesetz noch zustimmen.

Wie ist die Rechtslage?

Für Arbeitsverträge schreibt das Gesetz zwar keine besondere Form vor, ein Arbeitsverhältnis kann daher auch mündlich geschlossen werden. Auch eine eigenhändige Unterschrift ist nicht notwendig.

Wo liegt dann das Problem? Im Nachweisgesetz (NAchwG)! Laut diesem "sind die Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen" (§ 2 Abs. 1 NachwG), wobei die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen ist. Die Norm schreibt vor, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen den neuen Mitarbeitern immer schriftlich – also in Papier – aushändigen muss. Seit dem Jahr 2022 droht bei Verstößen ein Bußgeld.

"In der Praxis führt das dazu, dass Arbeitgeber entweder ihre Arbeitsverträge wieder auf Papier unterzeichnen oder zwar die Arbeitsverträge elektronisch abschließen, aber zusätzliche, auf Papier unterzeichnete Schreiben mit Hinweisen zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen ausstellen", erklärt Dr. Rut Steinhauser, Fachanwältin für Arbeitsrecht. "Arbeitgeber nutzen diese gesonderten Nachweisschreiben, um ihre Arbeitsverträge nicht mit aus ihrer Sicht unwesentlichen Angaben, wie zum Beispiel Tätigkeitsbeschreibungen oder Hinweisen auf die Frist zur Kündigungsschutzklage, zu überfrachten."

E-Mail reicht künftig

Das wird sich nun ändern: Anstelle der Schriftform soll für den Nachweis nun die sogenannte Textform ausreichen. Arbeitgeber können die Arbeitsbedingungen also künftig auch per E-Mail an die neuen Mitarbeiter versenden. Vorausgesetzt, dass das Dokument für die Mitarbeiter zugänglich ist sowie gespeichert und ausgedruckt werden kann. Außerdem muss der Arbeitgeber einen Nachweis erhalten, dass das Dokument übermittelt und empfangen wurde. Nur wenn der Beschäftigte es ausdrücklich verlangt, muss der Chef den Nachweis schriftlich erbringen. So steht es im Bürokratieentlastungsgesetz IV, das der Bundestag am 26. September 2024 beschlossen hat.

Ausnahmen

Allerdings bleiben Ausnahmen: So gilt für Praktikantenverträge weiterhin die strenge Schriftform. Auch für jene Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind (siehe Liste im Kasten unten), bleibt die elektronische Form ausgeschlossen und wird die händische Unterschrift auf Papier verlangt.  

Im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz soll künftig verankert werden, dass für Überlassungsverträge zwischen Ver- und Entleihern die Textform ausreichend ist, diese also beispielsweise per E-Mail abgeschlossen werden können. 

Textform statt Schriftform auch in anderen Bereichen

Auch im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) gibt es Änderung beim Schriftformerfordernis. So kann etwa die Elternzeit nach § 16 Abs. 1 BEEG in Textform beantragt werden. Auch der Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit nach § 15 BEEG benötigt künftig nur noch die Textform, ebenso wie die Ablehnung dieses Antrags durch den Arbeitgeber. Für die Beantragung von Pflegezeit und von Familienpflegezeit ist künftig ebenfalls die Textform ausreichend.

Auch für viele andere Rechtsbereiche genügt es, dass künftig die Textform anstelle der Schriftform verwendet wird. Neben dem Arbeitsrecht sollen auch im Vereinsrecht und im Gesellschaftsrecht entsprechende Erleichterungen eingeführt werden. 

Zusätzlich werden die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege, wie beispielsweise Kontoauszüge und Lohn- und Gehaltslisten, von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Für einige Rechtshandlungen bleibt es aber bei der Schriftform, so bei Kündigungen oder Befristungen im Arbeitsrecht. Hier ist weiterhin die eigenhändige Unterschrift erforderlich.

Schriftform weiterhin erforderlich:
 Arbeitgeber aus den Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgeführt sind, müssen den Nachweis unverändert in Schriftform erteilen:
• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenem Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

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