Warum ein Notfallordner für jeden Selbstständigen unerlässlich ist

Ein Autounfall, eine schwere Krankheit: Jeder Selbstständige kann von heute auf morgen ausfallen. Unternehmer sollten deshalb auch in jungen Jahren regeln, was dann zu tun ist. Am besten in Form eines Notfallordners.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Was Sie als Chef im Handwerk wissen müssen

Die Corona-Pandemie hat es noch einmal deutlich vor Augen geführt: Selbst junge Leute können von heute auf morgen aus dem Alltag gerissen werden. Man muss ja nicht gleich mit dem Schlimmsten rechnen, aber schon ein Sportunfall im Urlaub oder ein Autounfall können jeden Selbstständigen von heute auf morgen ausbremsen. Wer führt dann die Geschäfte weiter? Wer kümmert sich um die Kunden, die Mitarbeiter, die Buchführung, die Bankangelegenheiten und die Versicherungen? Wer darf mit den Lieferanten verhandeln?

Ohne Vorsorge steht die Existenz des Betriebes auf dem Spiel

Die Handwerkskammern, aber auch Banken, Notare oder Steuerberater legen Firmeninhabern dringend ans Herz, einen Notfallordner (oder eine Notfallmappe) anzulegen, für den Fall, dass sie infolge eines Unfalls oder einer plötzlichen Krankheit handlungsunfähig werden oder sogar unterwartet sterben. Und zwar schon dann, wenn sie kerngesund sind.

In diesem Ordner ist hinterlegt, wer den Betrieb in Vertretung weiterführen soll. Da es sich um  streng vertrauliche  Unterlagen von Versicherungen, Bankverbindungen, Verträgen und Schlüsselnummern handelt, muss der Ordner sicher hinterlegt sein. Zum Beispiel beim Steuerberater, Anwalt oder einer Vertrauensperson der Familie. 

Privates und betriebliche Unterlagen nicht in einen Ordner

Auch private Unterlagen, etwa Vorsorgevollmachten und das Testament, können die Angehörigen mit Hilfe des Notfallordners schnell finden. Ein ganz wichtiger Aspekt in so einer Krisensituation für die Angehörigen.

Allerdings sollten die betrieblichen und privaten Unterlagen getrennt sein. Der Stellvertreter im Betrieb muss nicht unbedingt die private Vermögenssituation oder das Testament kennen. 

Niemand setzt sich gern mit dem Tod oder einem Unfall auseinander

"Natürlich ist es unangenehmen, sich mit dem eigenen Tod oder einem Unfall auseinanderzusetzen", sagt Betriebsberaterin Andrea Mücke von der Handwerkskammer zu Leipzig. "Auf Infoveranstaltungen zucken immer alle zusammen. Aber hat man das Thema einmal angepackt und einen Notfallordner zusammengestellt, braucht man diesen nur noch regelmäßig hervorzuholen und zu prüfen, ob die Daten noch aktuell sind. Das ist für alle Unternehmer wichtig – unabhängig vom Alter", betont die Expertin.

So ist auch die Erfahrung von Ingrid Czulkies, Betriebsberaterin bei der Handwerkskammer Düsseldorf: "Die Bereitschaft, sich diesem Thema zu widmen, ist zunächst gering." Aber ohne Vorsorge stehe die Existenz des Betriebes auf dem Spiel. "Und damit auch die der Familie und der Mitarbeiter."

Kontovollmachten reichen nicht

Trotz dieser Dringlichkeit: In den wenigsten Betrieben gibt es eine detaillierte Notfallplanung. "Ansätze dafür finden wir immer", macht Andrea Mücke Mut. Kontovollmachten seien oft bereits geregelt, Testamente oder Vorsorgevollmachten vorhanden, auch Vertretungspläne gebe es in der Regel.

Doch das reiche nicht. Denn wenn etwas passiert, kennen oft weder die Familie noch die Mitarbeiter das Passwort des Computers und Löhne können im Extremfall nicht weitergezahlt werden.

Manchmal hat der Chef sogar die Schlüssel für die Dienstwagen und die Werkstatt gut versteckt. Im Ernstfall sollte mindestens der Partner Zugang zu den wichtigsten Informationen haben. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, hinterlegt besonders sensible Daten in einem Safe oder beim Notar.

Notfallordner hilft den Angehörigen in Extremsituationen

Dazu kommt: Gerade in einer solchen Extremsituation, wo es ohnehin kaum möglich ist, einen klaren Kopf zu bewahren, ist es hilfreich, wenn man nicht auch noch die Papiere für die betrieblichen und familiären Angelegenheiten zusammensuchen muss.

So ein Notfallordner könne wie ein Leitfaden für die Angehörigen und Mitarbeiter sein, um die Zeit zu überbrücken, in der der Chef im Krankenhaus ist, sagt die Experten.

"Ich habe schon oft erlebt, dass Handwerker nach einem Unfall im Krankenhaus pausenlos am Telefon hingen. Die Ärzte waren nicht begeistert. Und auch der Genesung ist das nicht immer förderlich", meint Andrea Mücke.

Regelmäßig prüfen, ob die Unterlagen aktuell sind

Übrigens sollte man den Notfallordner mindestens einmal im Jahr vornehmen und schauen ob die Unterlagen, Telefonnummern und Ansprechpartner noch aktuell sind, rät Ingrid Czulkies. Und man sollte sich eine Person ausgucken, die den Aufbewahrungsort des Notfallordners beziehungsweise der Notfallordner für Betrieb und Privat kennt.  Kostenloser Notfallordner für das HandwerkEinen auf das Handwerk zugeschnitten Notfallordner mit zahlreichen Informationen und Checklisten kann man sich bei der Handwerkskammer Düsseldorf kostenlos als pdf herunterladen. Link zum Download

Checkliste Notfallmappe Betrieb

• Aufstellung aller Tätigkeiten der Geschäftsführung mit Vertretungsplan
• Überblick über die Personalstruktur
• Liste und Kontaktdaten aller Ansprechpartner und wichtige Adressen bzw. Telefonnummern: Mitarbeiter und Berater (Handwerkskammer, Innung, Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar, Hausbanken)
• Kunden- und Lieferantenlisten
• Welche Schlüssel gibt es und wo sind sie (Schlüsselverzeichnis)
• Regelung der vorübergehenden Leitung des Betriebs. Wer kann im Notfall — vor allem in der Zeit, in der der Partner und die Familie unter der starken psychischen Belastung des Ereignisses stehen – die Unternehmensführung übernehmen? Wer ist für den kaufmännischen Teil und wer für das Fachliche zuständig? Der Stellvertreter braucht auch Vollmachten.
• Kopien wichtiger Verträge (Versicherungen, Leasing, Miete, Softwarelizenzen, Jahresabschlüsse, Patente, Rezepturen etc.)
• Liste aller Passwörter und PINs, zum Beispiel für die EDV und das Onlinebanking 
• Steuerbescheide
• Betriebliche Vermögensaufstellung (inkl. Verbindlichkeiten)

Checkliste Notfallmappe privat

• Ansprechpartner: Steuerberater, Arzt, Anwalt etc. 
• Erb- und Nachlassregelungen (Testament, ggf. Ehevertrag). Ohne Testament gilt die gesetzliche Erbfolge. Eine Erbengemeinschaft könnte problematisch für die Fortsetzung des Betriebes sein. 
• Private Vermögensaufstellung (inkl. Verbindlichkeiten)
• Vollmachten, Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht

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