Sind Sie für die Kassen-Prüfung gerüstet?

Betriebsprüfer der Finanzämter können jetzt zur unangekündigten Kassen-Nachschau im Laden auftauchen. Wie sie vorgehen und was sie prüfen, erklärt Christian Goede-Diedering von der Datev.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Christian Goede-Diedering ist bei der Datev Referent und Experte unter anderem zum Thema Kassenführung. Ein Thema, das alle bargeldintensiven Branchen seit Längerem umtreibt. Seit diesem Jahr müssen sie auch jederzeit mit einer unangekündigten Kassennachschau rechnen: 

Herr Goede-Diedering, weshalb geht die Finanzverwaltung jetzt so massiv auf das Thema Kasse zu?
Goede-Diedering: Spätestens seit 2008 weiß man, dass Kassen in großem Stil manipuliert werden. Dazu setzen Unternehmen teilweise sogar Software ein. Solche Programme haben dann einen Schieber, der die Warenverteilung festlegt, wenn zum Beispiel der Umsatz nicht 800, sondern 400 Euro betragen soll. Getarnt als PC-Spiel oder als betriebswirtschaftliches Analysetool laufen solche Softwareanwendungen auf vielen PC-Kassensystemen. Und das weiß die Finanzverwaltung mittlerweile, weshalb auf die zweite Kassenrichtlinie von 2010 nun das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen folgte, das die unangekündigte Kassen-Nachschau ermöglicht.

Es schreibt auch die Einzelaufzeichnungspflicht gesetzlich fest... 
Goede-Diedering: Ja, sie gilt jetzt grundsätzlich. Auch für alle, die eine offene Ladenkasse führen. Ausnahmen sind nur in engen Grenzen möglich, etwa wenn die Ware einen geringen Wert hat und die Kunden eine Vielzahl von unbekannten Personen sind. Wann immer aber dem Verkäufer die Namen und Adressen der Käufer bekannt sind, ist es ihm zumutbar diese auch aufzuzeichnen. Wer eine elektronische Registrierkasse einsetzt, braucht dagegen keine Identitätsfeststellung vornehmen, wie der Bundesfinanzhof festlegte.

Je nach Geschäftsmodell gibt es unterschiedliche Pflichten? 
Goede-Diedering: Das ist so, ja. Denn erstens werden sich die Prüfer die Ausnahmen sehr genau ansehen und zweitens greifen noch andere gesetzliche Pflichten. So muss etwa der Autohändler nach Geldwäscherichtlinie ohnehin die Identität seiner Käufer bei größeren Barzahlungen feststellen. Demnach ist es ihm auch zumutbar, diese Daten in sein Kassensystem einzupflegen, zu speichern und revisionssicher zu archivieren. Die Würstchenbude vor dem Baumarkt muss das nicht, aber vielleicht der Festzeltgarniturverleih dagegen schon.

Welche Technik muss man jetzt anschaffen? 
Goede-Diedering: Eine elektronische Registrierkasse, die den gesetzlichen Anforderungen genügt, benötigt eine GoBD-Erweiterung. Das bedeutet, dass die Kassendaten in einer Datenbank gespeichert und mit einem Festschreibekennzeichen versehen werden. Damit werben viele Hersteller von Systemen derzeit. Die Selbstständigen und Unternehmer müssen in der Regel ein solches Modul aber eigens mitbestellen, wenn sie ein neues Kassensystem anschaffen, oder es nachrüsten. Die Bereitschaft dafür scheint allerdings nicht allzu groß. So stellten als Testkäufer getarnte Betriebsprüfer auf einer Messe für Kassensysteme fest, dass vor allen Dingen diejenigen Systeme gefragt sind, die weiterhin Manipulationen erlauben.

Doch diese kennen die Betriebsprüfer jetzt auch... 
Goede-Diedering: Natürlich hat die Finanzverwaltung diese Kassen angeschafft, genau untersucht und schult die Prüfer entsprechend. Steuerberater und Mandant sollten sich vergegenwärtigen, dass die Verwaltung selbstverständlich ihre Prüf- und Analysesoftware (IDEA) ebenfalls immer weiter verfeinert. Es ist kein Problem, in Kassendaten Auffälligkeiten festzustellen; Negativbeträge oder immer ein und derselbe Bediener fallen ebenso schnell auf, wie etwa die Tatsache, dass etwa derjenige Mitarbeiter, der die Bons ausgestellt hat, an diesem Tag gar nicht im Unternehmen war. Das offenbart beispielsweise der Blick auf die Zeiterfassungsdaten, die ebenfalls Gegenstand einer Prüfung sein können.

Allerdings nicht im Rahmen der unangekündigten Kassen-Nachschau... 
Goede-Diedering: Nein, aber der Weg von der Kassen-Nachschau zur Außenprüfung ist denkbar kurz. Bei der Kassen-Nachschau kommt der Prüfer unangekündigt zu normalen Geschäftsöffnungszeiten und wird zunächst den Geschäftsbetrieb beobachten. Was passiert zum Beispiel, wenn in einer Bäckerei ein Kunde plötzlich doch sein Brötchen vor Ort essen möchte, obwohl er es bereits mit sieben Prozent Umsatzsteuer zum Mitnehmen bezahlt hat? Und werden in einer Dönerbude zu Stoßzeiten alle Kunden einzeln abgerechnet oder über die geöffnete Geldlade einer Registrierkasse gleich mehrere gleichzeitig?

Nachdem er sich einen ersten Eindruck verschafft hat, wird sich der Prüfer ausweisen und möglicherweise einen Kassensturz verlangen. Er darf die Daten der Kasse auch mitnehmen, sich einen USB-Stick geben lassen und diesen im Amt mit der Analysesoftware IDEA auswerten. Er kann einen Abgleich mit dem Wareneinkauf vornehmen. Außerdem wird er sich die Verfahrensdokumentation geben lassen sowie Protokolle über die Programmierung der Kasse. Fehlen diese Dinge, so ist dies ein formeller Mangel, der zur Schätzung führt.

Wichtig ist zu wissen, dass der Prüfer nicht auf die Daten zugreifen darf, die beim Steuerberater liegen. So genügt zwar innerhalb der Kassen-Nachschau ein schriftlicher Hinweis darauf, dass daraus jetzt eine steuerliche Außenprüfung wird. Doch auch dann muss der Prüfer sein Erscheinen in der Kanzlei mit angemessener Frist ankündigen.

Damit kommt der Verwahrung der Daten die wesentliche Rolle zu - wie gelingt die revisionssichere Archivierung?  

Goede-Diedering: Unternehmer müssen insbesondere der Einzelaufzeichnungspflicht genügen und die Kassendaten revisionssicher archivieren. Die Praxis sieht bislang anders aus: In vielen Registrierkassen wird die SD-Karte einfach überschrieben, wenn sie voll ist. Beim Thema Kasse gilt es also schnellstens tätig zu werden.

Quelle: Datev e.G.