Der Fiskus nimmt in den letzten Jahren die Kassenführung verstärkt unter die Lupe, wenn er zur Betriebsprüfung anrückt. Ist sie fehlerhaft, drohen Steuernachzahlungen und schlimmstenfalls ein Steuerstrafverfahren.
Jedes Unternehmen, das eine Bilanz erstellt, ist dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Ist die Bilanz fehlerhaft, drohen Steuernachzahlungen und schlimmstenfalls ein Steuerstrafverfahren. Das gilt auch für Firmen, die statt Bilanzen Einnahmen-Überschuss-Rechnungen erstellen, wenn ihre Einnahmen – wie im Fleischerei- oder Friseurbetrieb – fast nur aus Bargeschäften stammen. "Das gilt selbst für den Ein-Mann-Betrieb", erklärt Holger Augustin, Kreishandwerksmeister der Kreishandwerkerschaft Emscher-Lippe und Inhaber von Friseur Holger Augustin in Gelsenkirchen.
Als Kassensysteme kommen die offene Ladenkasse, durch Computerprogramme gefertigte Kassenbücher, Registrierkassen oder PC-Kassen infrage. Holger Augustin führt eine "offene Ladenkasse". Das darf er handschriftlich tun. Im Fachhandel gibt es gebundene Kassenbücher mit Durchschlägen. Eine Seite ist für die Buchführung, die andere verbleibt im Buch. "Es ist vorgeschrieben, dass das Kassenbuch in gebundener Form vorliegt. So kann das Finanzamt erkennen, dass keine Seiten entfernt wurden", betont Steuerberater Thomas Lückel, Geschäftsführer der R. Lückel u. Partner KG. "Das Kassenbuch ist übrigens ohne Leerzeilen zu führen." Spezielle Anbieter stellen auch Kassenbücher zur Verfügung, die online geführt werden können.
Einnahmen und Ausgaben müssen täglich festgehalten werden
Elektronische Registrierkassen speichern alle Einnahmen und Ausgaben. Wichtig sind hier die sogenannten "Z-Abfragen". Mit ihrem Ausdruck nach Kassenschluss wird der Z-Speicher gelöscht. Die Ausdrucke haben fortlaufende Nummern und ermöglichen damit dem Fiskus, die Vollständigkeit der Bons zu überprüfen. Bei einer Betriebsprüfung achtet der Prüfer auch auf die Uhrzeit des Ausdrucks. Der wird mit den Geschäftszeiten abgeglichen. Bei Ausdrucken vor Geschäftsschluss vermutet das Finanzamt, dass Einnahmen nicht registriert wurden. Übrigens: Ab dem 1. Januar 2017 verbietet das Finanzamt alte elektronische Registrierkassen. Sie müssen durch ein Kassensystem ersetzt werden, das Umsätze zehn Jahre lang unverändert speichert.
PC-Kassensysteme haben den Vorteil, dass bei einer Z-Abfrage der Datenbestand nicht gelöscht wird. Allerdings müssen auf jeden Fall Änderungen nach der Buchung zu erkennen sein. Denn auch darauf achtet der Fiskus. Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden. Lässt der Geschäftsbetrieb eine Buchung am selben Tag nicht zu, weil etwa die Kasseneinnahmen einer Filiale oder einer Veranstaltung erst nach Geschäftsschluss abgeholt und am nächsten Tag geliefert und gebucht werden können, darf die Eintragung am nächsten Tag nachgeholt werden.
Gesetzliche Vorschriften für Buchhaltungsbelege beachten
Jede Einnahme und Ausgabe muss einzeln aufgeführt werden. "Ausnahmen erlaubt das Gesetz in Fällen, in denen Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter oder nicht feststellbarer Personen verkauft wird wie etwa im Fleischereibetrieb. Diese Ausnahme bezieht sich allerdings nur auf die Einnahmen. Vorfälle wie Betriebsausgaben oder Privatentnahmen sind weiterhin einzeln zu listen", erklärt Lückel.
Zu jeder einzelnen Einnahme und Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Das gilt auch für Privatentnahmen und -einlagen oder Einzahlungen bei der Bank. Gibt es keinen externen Beleg, weil der Chef beispielsweise privat Geld aus der Kasse genommen hat, erstellt er einen sogenannten Eigenbeleg. Macht der Unternehmer nach der Buchung noch Änderungen, fordert der Gesetzgeber, dass diese erkennbar sein müssen. Verlangt ein Kunde sein Geld zurück, kann der Verkauf nicht einfach gelöscht werden. In diesem Fall muss eine Gutschrift geschrieben werden.
Änderungen protokollieren!
EDV-basierte Buchführungen brauchen Sperren, die Änderungen oder Löschungen, die nicht zu erkennen sind, verhindern. Programme wie Excel dürfen deshalb nicht genutzt werden. Änderungen müssen protokolliert werden, dabei auch das Datum festgehalten wird. Kassenbücher und Belege müssen zehn Jahre aufgehoben werden, ebenso wie Kassenbons und Belege der Einnahmen, die im Kassenbuch nicht einzeln erfasst werden müssen. Deshalb sollten Betriebsinhaber auch Notizzettel über Einnahmen aufbewahren, selbst wenn diese noch am selben Tag ins Kassenbuch eingetragen wurden.
Stellt das Finanzamt Kassenmängel fest, kann der Betrieb anhand dieser Notizen aufzeigen, wie die Tageseinnahmen zustande kamen. "Bei der Kassenführung gibt es viele Kleinigkeiten zu beachten", so das Fazit von Lückel: "Um in Bezug auf das Finanzamt auf der sicheren Seite zu sein, ist es sinnvoll, einen Steuerberater hinzuzuziehen."
Kartenzahlungen müssen als Bareinnahme erfasst und als Geldeinzahlung bei der Bank eingetragen werden. Die Bankgutschrift ist keine erneute Einnahme. Wird das nicht beachtet, kommt es zweimal zu einer Erfassung ein- und derselben Einnahme und damit zu einer zu höheren Steuerbelastung.
Tägliche Kassensturzfähigkeit
Weist die Kassenführung ein Minus auf, was naturgemäß nicht möglich ist, ist die tägliche Kassensturzfähigkeit nicht gegeben. Für den Fiskus liegt der Verdacht auf Schwarz-einnahmen nahe – und das kann die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens nach sich ziehen.
Insika-Verfahren
Der Staat will bei elektronischen Registrierkassen und Waagen mit Registrierkassenfunktion das sogenannte Insika-Verfahren einführen. Damit will er die Steuerhinterziehung durch Manipulation von Einnahmen stoppen. Er fordert:
Einführung einer Software, die Manipulationen aufdeckt (Kosten trägt Unternehmen)
Verbot von Registrierkassen-Software mit Manipulationsmöglichkeiten
Berechtigung der Finanzbehörden, während der Geschäftszeiten ohne Ankündigung die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Registrierkassen zu prüfen und Auskünfte zu erhalten
EDV-basierte Buchführungen brauchen Sperren, die Änderungen oder Löschungen, die nicht zu erkennen sind, verhindern. Programme wie Excel dürfen deshalb nicht genutzt werden. Änderungen müssen protokolliert werden, dabei auch das Datum festgehalten wird. Kassenbücher und Belege müssen zehn Jahre aufgehoben werden, ebenso wie Kassenbons und Belege der Einnahmen, die im Kassenbuch nicht einzeln erfasst werden müssen. Deshalb sollten Betriebsinhaber auch Notizzettel über Einnahmen aufbewahren, selbst wenn diese noch am selben Tag ins Kassenbuch eingetragen wurden.
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