Fehlende TSE: Jetzt teure Bußgelder vermeiden

Auch wenn zum Jahreswechsel alle Übergangsfristen abgelaufen sind, gibt es immer noch Kosmetiker, Cafés oder Imbisse, die Kassen ohne TSE als Manipulationsschutz betreiben. Oft aus Unwissenheit. Doch das schützt nicht vor Bußgeldern.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Kassenführung: Worauf müssen Händler achten?

Seit 1. Januar 2023 muss jedes Kassensystem in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulationen geschützt sein. Sämtliche Übergangsfristen sind zum Jahreswechsel endgültig abgelaufen. Trotzdem gibt es immer noch einige Kleinstbetriebe und Solo-Selbstständige, die noch nicht auf das neue System umgestellt haben. Teilweise kennen sie die TSE-Pflicht noch gar nicht.

Betroffen sind laut dem Anbieter von Kassensystemen orderbird vor allem Kosmetiker, Friseure, Cafés, andere Handwerker, Kioske, Foodtrucks, Pubs oder Bars. "Eine fehlende TSE im Kassensystem kann bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau ein Bußgeld in einer Höhe von bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen. Das kann einen kleinen Handwerksbetrieb schon in Bedrängnis bringen", berichtet David Feichter, CPO von orderbird.

Offene Ladenkassen (Bargeldkassen) sind zwar immer noch erlaubt und von der TSE-Pflicht ausgeschlossen. Doch auch hier gilt, dass alle Buchungen lückenlos – durch tägliche Kassenberichte – dokumentiert werden müssen. Eine TSE würde diese Dokumentation automatisch abbilden und viel Arbeit bei der Buchführung ersparen, die bei einer offenen Ladenkasse anfällt. 

Die Umstellung der Kassensoftware könne in den meisten Fällen in nur wenigen Minuten erfolgen. "Inhaber älterer Kassenmodelle können ihr Gerät mit einer TSE-Hardwarelösung aufrüsten, sofern der Kassenbetreiber das zur Verfügung stellt. Wer eine neue elektronische Ladenkasse anschafft, hat meist automatisch eine Online-TSE integriert", berichtet David Feichter.

Kassennachschau Die unangekündigte Kassennachschau durch das Finanzamt ist bei allen Kassensystemen jederzeit möglich - sowohl bei TSE Kassen als auch bei offenen Ladenkassen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen dann wissen, wo die Daten zu finden sind. Auch wenn der Chef oder die Chefin nicht im Betrieb sind. 

Es gibt zwei TSE-Arten:

Die TSE als Cloud-Lösung

Bei Kassensystemen mit einer TSE in der Cloud werden alle Grundaufzeichnungen automatisch über das Internet in einer Cloud gespeichert. Man kann auf die Daten jederzeit und von überall zugreifen. 

Vorteile einer Online-TSE seien, dass sie keine extra Hardware-Installation benötigen und ohne zusätzliche Geräte wie besondere Druckermodelle oder USB-Sticks auskommen, sagt Feichter. Das biete zusätzlichen Schutz vor Verlust oder Beschädigung. "Vor allem die erhöhte Datensicherheit ist attraktiv, da alle notwendigen Daten mit Sicherungskopien im Datencenter gespeichert werden." Es fallen monatliche Kosten von etwa zehn bis 20 Euro an. 

Die TSE als Hardware-Lösung

Die TSE kann ein zusätzliches Speichermedium sein – etwa ein USB-Stick oder eine SD-Karte. Alle notwendigen Grundaufzeichnungen werden auf dem externen Speicher erfasst und gesichert. Vorteile hier: Die Daten liegen nicht in der Cloud und es ist keine Online-Verbindung erforderlich. Für den Stick zahlt man einmalig rund 200 Euro. Muss ihn aber nach ein paar Jahren neu kaufen, wenn die Speicherkapazität erschöpft ist. 

Beim Finanzamt anmelden

Wichtig ist in beiden Fällen, dass die TSE vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz: BSI) zertifiziert wurde. Darum kümmert sich der Hersteller. Außerdem muss die TSE einmalig beim Finanzamt angemeldet werden, Bislang gibt es dafür aber keinen Vordruck. Laut Bundesfinanzministerium soll es ab Herbst 2023  (voraussichtlich September) soweit sein. 

Hintergrund: Geregelt ist die TSE-Pflicht in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die Unternehmen seit 2020 dazu verpflichtet, elektronische Kassen mit Manipulationsschutz in Form einer TSE einzusetzen. Es gab aber noch eine Übergangsfrist bis 31. Dezember 2022 für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht aufgerüstet werden konnten. Diese ist seit 1. Januar 2023 abgelaufen.  

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