Bewirtungsbeleg: Wo lauern die Steuerfallen?

Geschäftspartner, Lieferanten, Bewerber oder gute Kunden werden gerne zum Geschäftsessen eingeladen. Doch worauf muss ich eigentlich achten, damit das Essen steuerlich als Bewirtung gewertet wird?

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Firmenfeier und Betriebsausflug: Darauf sollten Arbeitgeber achten

Firmenchefs und Selbstständige, die Geschäftspartner und Kunden ins Restaurant oder Café einladen, können die Kosten für das Geschäftsessen bei der Steuererklärung einreichen. 70 Prozent der sogenannten Bewirtungsaufwendungen werden als Betriebsausgaben anerkannt, wenn sie angemessen sind und korrekt dokumentiert sind.

Da die Versuchung groß ist, auch die Belege von Restaurantbesuchen mit Freunden oder der Familie bei der Steuererklärung einzureichen, schauen sich die Betriebsprüfer die Bewirtungsaufwendungen ganz genau an. 

Achtung: Bei einem Geschäftsessen muss mindestens eine betriebszugehörige und eine betriebsfremde Person bewirtet werden.

Maschinell registrierte Quittung nötig

Mitarbeiterbewirtung: Werden etwa bei einer Schulung im Betrieb oder bei einem Meeting die Teilnehmer bewirtet, dann sind die Bewirtungsaufwendungen zu 100 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar und der Vorsteuerabzug ist ebenfalls möglich. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber seine eigenen Mitarbeiter schult.

Die Vorsteuer aus der Restaurantrechnung bei Geschäftsessen lässt sich zu 100 Prozent abziehen, die Bewirtungskosten werden lediglich zu 70 Prozent anerkannt. Unternehmer sollten dabei darauf achten, dass es sich um eine maschinell registrierte Quittung handelt.

Ein Beispiel (Quelle: Felix1.de): 

Ein Bauunternehmer lädt Geschäftspartner in eine Gaststätte ein und es werden Verträge besprochen. An dem Abend sind der Unternehmer selbst, sein angestellter Prokurist und drei Geschäftspartner anwesend. Die Bewirtung kostet 119 Euro brutto.

Die Vorsteuer (19 Euro) ist voll abziehbar. Die Bewirtung (netto 100,00 Euro) ist im Verhältnis 70 Prozent / 30 Prozent aufzuteilen.
70 Prozent als abzugsfähige Betriebsausgaben = 70,00 Euro
30 Prozent als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben = 30,00 Euro

Auf den korrekten Bewirtungsbeleg kommt es an 

Checkliste: Das muss der Gastgeber auf dem Bewirtungsbeleg eintragen!

• Name und Anschrift des Restaurants
• Tag der Bewirtung (maschinell gedruckt)
• Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel (wie Menü 1, Tagesgericht 2, Lunch-Buffet etc.. Nur "Speisen und Getränke" reicht nicht) 
• Rechnungsbetrag in einer Summe inklusive Mehrwertsteuer sowie anzuwendender Steuersatz  
• Ausstellungsdatum der Rechnung (auch wenn identisch mit Bewirtungsdatum)
• Trinkgelder (vom Empfänger unterschrieben)

Wenn auf der Restaurantrechnung kein Aufdruck für diese Angaben ist, dann muss man einen separaten Bewirtungsbeleg ausfüllen und an die Rechnung heften.

Das reicht aber nur bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro. Fällt die Restaurantrechung höher als 250 Euro aus, müssen zusätzliche Angaben gemacht werden. 

Checkliste Zusatzangaben

• Name und Anschrift des Gastgebers
• Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag in Euro – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
• Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte

Angaben vergessen?

In einem aktuellen Fall hatte ein Unternehmer nach einem Geschäftsessen mit Geschäftspartnern auf dem Beleg keine Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung gemacht. Das Finanzamt hatte daraufhin den Vosteuerabzug gestrichen.

Es gab ein Einspruchsverfahren bei dem der Unternehmer die fehlenden Angaben vier Jahre später nachholte. Da dies aber nicht zeitnah erfolgte, wurde sein Einspruch vom Finanzamt als unbegründet zurückgewiesen. Daraufhin reichte der Unternehmer Klage ein.

Das Finanzgericht  Berlin-Brandenburg (Az. 5 K 5119/18)  stellte sich auf die Seite des Unternehmers. Die Richter argumentierten auch damit, dass die Bewirtungsaufwendungen in dem konkreten Fall angemessen und nachgewiesen seien. (Die Revision ist zugelassen.) Aber was bedeutet eigentlich "angemessen"?

Was bedeutet "angemessen"?

Angemessen meint zum Beispiel, dass ein Firmenchef seinen Lieferanten nicht zum Mehrgang-Menü im Sterne-Restaurant einladen sollte, wenn es um einen relativ unbedeutenden Vertragsabschluss geht.

"Als Richtwert können 100 Euro pro Person angesetzt werden. Je nach Bedeutung können aber auch 200 Euro noch angemessen sein", sagt Steuerberaterin Manuela Pompino von felix1.de. Selbstverständlich sollte in dem Fall auch sein, dass man sich keine Flasche Champagner für 400 Euro bestellt, um den Vertragsabschluss zu feiern. 

Der Betriebsprüfer entscheidet das nach Einzelfall. Es kommt dabei auch auf die Größe des Unternehmens, den Umsatz und den Gewinn an, was er für angemessen hält. Mit 100 Euro pro Person und Anlass ist man auf der sicheren Seite.

Trinkgelder werden auch als Betriebsausgaben berücksichtigt, sie müssen dann direkt auf der Rechnung vermerkt und vom Mitarbeiter des Restaurants quittiert werden.

Wie ist das mit den Ehepartnern?

Kommen der Ehepartner oder andere Familienangehörige des Unternehmers mit zu dem Geschäftsessen, müssen die Kosten für deren Essen und Getränke herausgerechnet werden (wenn sie nicht selbst Geschäftspartner oder Mitarbeiter des Unternehmens sind). Die Kosten für den Ehepartner der Geschäftspartner können aber mit einbezogen werden.

Was, wenn der Unternehmer nach Hause einlädt?

"Bewirtungen innerhalb der Wohnung des Unternehmers sind gar nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig", erklärt Steuerberaterin Manuela Pompino. "Genauso können Bewirtungsaufwendungen nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden, wenn der Arbeitgeber oder ein Angestellter seinen Geburtstag oder ähnliches feiert. Diese Ausgaben sind immer Privatausgaben und müssen als Privatentnahme erfasst werden."