In welchen Einsatzbereichen lassen sich mit Apps rasch Vorteile erzielen? Worauf sollte bei der Anschaffung geachtet werden? Im dritten Teil der Digitalisierungsserie stellen wir vier branchenneutrale Lösungen vor.
Was versteht man unter Handwerker-Apps, und worin unterscheiden sie sich von branchenüblicher Handwerkersoftware? Im Gegensatz zu Branchensoftwarelösungen, die mit einem vielfältigen Funktionsumfang mehrere Bereiche in der Prozesslandschaft von Handwerksbetrieben – beispielsweise von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung – digital umsetzen können, sind Handwerker-Apps speziell für den Einsatz in der Planung und Ausführung entwickelt worden.
Konzipiert wurden die unterschiedlichen Lösungen, um vor allem die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Baustelle und Büro zu erleichtern, sowie das umfangreiche Dokumentations- und Berichtswesen zu vereinfachen – Stichwort "Zettelwirtschaft". Mittlerweile ist am Markt eine Vielzahl an Tools verfügbar, mit denen einzelne Tätigkeiten, wie die mobile Zeiterfassung, oder mehrere Anwendungsbereiche (siehe Abbildung) in der Projektabwicklung digitalisiert werden können.
Handwerker-Apps ermöglichen Betrieben einen schrittweisen und einfachen Einstieg in die Digitalisierung oder stellen eine ideale Ergänzung zur bereits bestehenden Systemlandschaft dar. Daher sollte bei der Anschaffung nicht nur auf einfache Bedienbarkeit und Funktionalitäten geachtet werden, sondern auch wie gut sich die Lösung mit anderen Anwendungen verknüpfen lässt: Ein einfacher Datenaustausch über CSV-Dateien sollte möglich sein, optimalerweise sind offene Schnittstellen – APIs – vorhanden. Denn eine App sollte keine Sackgasse für die darin erfassten Informationen sein.
Positive Effekte
Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich vor allem bei der Umsetzung einer mobilen Zeiterfassung und der Digitalisierung von handschriftlichen Formularen und Dokumenten rasch positive Effekte erzielen lassen. Wie schnell und stark sie sich in den Betrieben zeigen können, hängt davon ab, wie die Mitarbeitenden die neue Anwendung nutzen. Obwohl die Anbieter die einfache, intuitive Bedienbarkeit ihrer Produkte hervorheben, zeigt die Praxis, dass es dennoch Hürden bei der Einführung sowie bei der langfristigen Nutzung geben kann.
Die Verantwortung liegt hier bei den Eigentümern oder Chefs, ob und wie gut sich das ausgewählte Tool etablieren lässt. Sie können den Einführungsprozess positiv beeinflussen, indem sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über das Digitalisierungsvorhaben im Vorfeld ausreichend informieren und miteinbeziehen, um eventuell bestehende Unsicherheiten und Widerstände zu minimieren. Im Idealfall werden im Zuge der Anschaffung bestehende Abläufe und Arbeitsweisen gemeinsam mit den Mitarbeitenden überdacht und angepasst. Da der Umsetzungserfolg auch größtenteils von Umfang und Qualität der Schulung abhängt, ist es ratsam, dass dafür ausreichend Zeit berücksichtigt wird und Schulungsmaßnahmen gesetzt werden.
Cloudlösungen überwiegen
Handwerker-Apps werden überwiegend als Cloudlösungen, auch als Software as a Service (SaaS) bezeichnet, angeboten. Sie sind für Android- und iOS-Geräte und meist in Kombination mit einer Web-Anwendung zur Nutzung am PC erhältlich. Die Web-Anwendungen der Lösungen kommen vorwiegend im Büro zur Anwendung, um Projekte oder Aufträge anzulegen, zu verwalten und den Beteiligten auf der Baustelle zuzuweisen.
Handwerker-Apps werden in monatlichen oder jährlichen Abos – oft mit unterschiedlichen Lizenzpaketen – angeboten. Als Cloudlösungen bringen sie dahingehend Vorteile, dass die Kosten für Server und Installation wegfallen. Für Datenschutz und Updates tragen die jeweiligen Anbieter die Verantwortung. Daher sollte bei der Anschaffung von Cloudlösungen darauf geachtet werden, dass sich der Server in einem EU-Land befindet.
On-Premises-Lösungen sind bei Handwerker-Apps eher die Seltenheit und spielen gerade bei kleinen und mittleren Betrieben eine untergeordnete Rolle. Auch hier werden Lizenzen erworben, das Programm wird jedoch auf dem firmeneigenen Server installiert, um die Datensicherheit und die Softwareaktualisierungen muss sich der Betrieb selbst kümmern.
Manche Hersteller stellen ihren Anwendern kostenlose Einstiegsversionen mit eingeschränktem Leistungsumfang zur Verfügung. Das ist eine ideale Möglichkeit für Interessenten, um die App in einem unbegrenzten Zeitraum zu testen, oder um den Einstieg in die Digitalisierung ohne großes (Kosten-)Risiko in Angriff zu nehmen.
Passende Hardware finden
Speziell für Ein-Personen-Unternehmen und Kleinstbetriebe ergibt sich so die Möglichkeit, kostengünstig Digitalisierungsvorhaben umzusetzen – die passende Hardware muss dennoch verfügbar sein oder angeschafft werden.
Stehen Betriebe ganz am Anfang der Digitalisierung, müssen oftmals neue Smartphones oder Tablets gekauft werden. Wichtig: Nicht alle Geräte sind für den Einsatz auf der Baustelle geeignet. Gerne wird bei Tablets die günstigere Variante ohne SIM-Karte ausgewählt, was sich später oft als Nachteil herausstellt, denn ohne verfügbares W-Lan auf den Baustellen sind diese schlecht einsetzbar. Betriebe sollten sich hier gut beraten lassen und idealerweise die Geräte beim direkten Einsatz auf der Baustelle vorab testen können.
DigitalisierungsserieIn einer vierteiligen Serie im Themen-Special "Digitales Handwerk" auf handwerksblatt.de zeigt Birgit Plomberger vom Kompetenzzentrum Future Digital, wie sich Handwerksbetriebe digitaler aufstellen können. Dabei stellt sie exemplarisch verschiedene Tools und Software-Lösungen sowie Umsetzungsschritte vor. Teil 1: Der Weg zum digitalen Handwerksbetrieb; Teil 2: Handwerkersoftware – fünf Lösungen im Kurzporträt; Teil 4: Umsetzungsschritte zum digitalen Handwerksbetrieb
Vier Handwerker-Apps
Nachstehend werden exemplarisch vier branchenneutrale Handwerker Apps für mobiles Arbeiten vorgestellt, die gut für die Anforderungen von kleinen und mittleren Betrieben geeignet sind.
Mit der Meisterwerk App lassen sich Einsatzplanung und die Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Büro einfach und übersichtlich managen. Der Funktionsumfang der Anwendung beinhaltet je nach Lizenzpaket digitale Plantafel, mobile Zeiterfassung und digitale Formulare.
Mit der digitalen Plantafel hat die Meisterwerk App GmbH einen idealen Team-Planer für das Handwerk umgesetzt. Der übersichtliche Kalender hilft Handwerkern dabei, die Termine und Aufträge bestmöglich zu organisieren und Mitarbeitende sowie Fahrzeuge und Maschinen optimal auszulasten. Die App sorgt dabei für einen strukturierten Informationsaustausch zwischen Büro und Baustelle.
Mit der digitalen Berichtsfunktion können Formulare und Rapportlisten digital ausgefüllt und unterzeichnet werden. Die Formulare werden, so wie alle anderen erfassten Informationen, direkt mit dem Kundenauftrag verknüpft und abgelegt. Planer und Vorarbeiter behalten den Überblick über den Fortschritt der Aufträge.
Mit der mobilen Zeiterfassung können Arbeitszeiten auftragsbezogen zur Nachkalkulation sowie für die Lohnbuchhaltung erfasst werden.
Die Einstiegsversion beinhaltet die digitale Einsatzplanung und wird ab 129 Euro pro Monat (bei jährlicher Abrechnung) für zehn Nutzer angeboten. meisterwerk.app
Mit MemoMeister können Handwerksbetriebe ihre Aufträge, vom ersten Foto am Projektstart bis zum fertigen Bericht am Projektende, organisiert und effizient in einer Anwendung abwickeln. Die digitale Projektakte ist bei MemoMeister der zentrale Ort, an dem alle Daten und Details der jeweiligen Projekte als Memos – in Form von Dokumenten wie Bildern, Videos, Plänen und Formularen, ergänzt mit Beschreibungen, Markierungen oder Kommentaren – abgelegt werden.
Zahlreiche Unterlagen, die bisher in Papierform erstellt wurden, wie Protokolle, Checklisten und Formulare, können mit MemoMeister digitalisiert werden. MemoMeister stellt dazu zahlreiche Musterexemplare für Formulare und Berichte zur Verfügung, die von den Betrieben auf das eigene Erscheinungsbild angepasst werden können. Alle erfassten Informationen werden geräteübergreifend direkt in der entsprechenden Projektakte gespeichert und stehen dort allen Beteiligten zur Verfügung. MemoMeister wurde von der Freiraum GmbH entwickelt und ist als Web-Anwendung sowie als mobile App im Abo-Modell verfügbar.
Die limitierte Dokumentationsfunktion ist bei MemoMeister als kostenlose Einsteigerversion erhältlich. Die Komplettversion mit digitaler Signatur und PDF-Bearbeitung gibt es als Gold-Variante für 19 Euro pro Nutzer pro Monat. memomeister.com
Mit der Lösung der Modocu Software GmbH können Handwerksbetriebe einfach und effizient ihre Dokumentationsprozesse digitalisieren. Erhältlich ist Modocu als mobile App für Android- und Apple-Geräte und als benutzerfreundliche Web-Applikation. Mit ausreichend Speicherplatz in der Cloud und einer intelligenten Synchronisationssoftware sind die Daten jederzeit und überall verfügbar. Mit der Lösung ist es einfach, Fotos, Notizen und Dokumente den entsprechenden Aufgaben und Projekten zuzuordnen.
Alle Projektbeteiligte sind stets auf dem aktuellen Stand und können die Daten mühelos verwalten. Darüber hinaus können jederzeit Dokumente hochgeladen, Sprachkommentare und Skizzen erstellt werden, sowie detaillierte Berichte generiert werden – von Tages- bis hin zu Regieberichten. Die Software bietet Projektleitern sowie Mitarbeitern vor Ort verschiedenste Features, die für eine reibungslose digitale Abwicklung und Dokumentation von deren Projekten benötigt werden.
Angeboten wird Modocu als flexibles Abo-Modell. Die Basic Version ist für 9,90 Euro pro Benutzer und Monat erhältlich, die umfassendere Pro Version mit den Berichtsfunktionen für 14,90 Euro. modocu.com
Mit Clockodo können kleine und mittlere Unternehmen ihre Arbeitszeiten und Projektzeiten schnell und zuverlässig digital erfassen. Die eingetragenen Zeiten können nach individuellen Kriterien gefiltert und ausgewertet werden. Die flexiblen Berichte decken unrentable Projekte und Leistungen auf. Durch automatisch generierte Stundenzettel können die Betriebe ihre Aufträge schneller und genauer mit ihren Kunden abrechnen. Die Zeiterfassung erfolgt in Clockodo über eine Stoppuhr mit Angaben zur aktuellen Tätigkeit: Kunde, Projekt und Leistung können ausgewählt werden und optional durch eine Beschreibung ergänzt werden.
Die Arbeitszeiterfassung entspricht einer digitalen Stempeluhr. Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende der Mitarbeitenden werden ebenso erfasst wie Urlaub und Krankheit. Die Clockodo GmbH verbindet mit ihrem Zeiterfassungstool optimale Funktionen mit einer einfachen, selbsterklärenden Bedienung. Ohne Einarbeitungszeit kann die Anwendung sofort für den täglichen Einsatz genutzt werden.
Die digitale Stempeluhr gibt es bei Clockodo im Starter-Abo für 4 Euro pro Benutzer pro Monat, weitere Funktionen wie Projektzeiterfassung und Leistungsabrechnung sind im Pro-Abo für 9 Euro erhältlich. clockodo.com
Die Autorin Birgit Plomberger ist im Kompetenzzentrum Future Digital für die Aus- und Weiterbildung und die Förderberatung zuständig.
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