Mit einer digitalen Projektakte die Prozesse auf der Baustelle optimieren

In der Projektakte von MemoMeister können Handwerker alle Arbeitsschritte eines Projekts ablegen. Eine lückenlose Dokumentation kann dabei helfen, Rechte gegenüber Bauträgern, Planern und Architekten durchzusetzen.

Fehler oder Störungen im Bauablauf können teuer werden. "Wenn sich die Pläne ändern oder wenn die ausgeschriebene Leistung nicht umsetzbar ist, müssen die Handwerker darauf schnell reagieren können", erklärt Achim Maisenbacher. Allerdings sei es oft nicht damit getan, dem Chef ein Foto, eine Notiz oder eine Sprachnachricht von der Baustelle ins Büro zu schicken. "Je mehr Kanäle involviert sind, desto größer ist der Stress, dass man etwas Wichtiges übersieht", beschreibt der Gründer der Freiraum GmbH aus Stuttgart das Dilemma.

Vor fünf Jahren ist er angetreten, um den Informationsprozess im Handwerk zu optimieren. Damit Handwerker bei all ihren Projekten ständig auf dem neuesten Stand sind, haben er und sein Team mit MemoMeister die digitale Projektakte auf den Markt gebracht.

Alle Daten zentral verfügbar

Im Dashboard sind alle wichtigen Informationen übersichtlich anlegt. Foto: © MemoMeister/Freiraum GmbH

Die Cloudsoftware MemoMeister wird im Handwerk genutzt, um den Ablauf von Projekten dokumentieren zu können. In die digitale Projektakte werden beispielsweise Fotos, Videos, Pläne oder Formulare als Memo in entsprechenden Projektordnern abgelegt. Ein Memo ist eine Datei, die durch Ort, Datum, Beschreibung, Versionierung und der Möglichkeit, diese zu kommentieren, ergänzt wird.

"Damit haben Handwerker, die an einem Projekt arbeiten, alle relevanten Informationen gebündelt, übersichtlich und schnell parat", verdeutlicht der Gründer und Geschäftsführer der Freiraum GmbH aus Stuttgart.

Ein weiterer Vorteil: Auf die Daten in MemoMeister könne von verschiedenen Geräten aus zugegriffen werden. "So lässt sich jederzeit und überall vom Smartphone, Tablet, Laptop oder PC prüfen, welche Fortschritte oder Schwierigkeiten es auf der jeweiligen Baustelle gibt."

Webanwendung oder App

Um MemoMeister zu handhaben, müsse man Achim Maisenbacher zufolge kein IT-Experte sein. Die Nutzer können über ihren Internetbrowser auf die Webanwendung zugreifen oder die Anwendung aus dem Google Play Store oder dem App Store von Apple auf ihr mobiles Endgerät herunterladen. "Die Software von MemoMeister ist in der Cloud gespeichert. Sie wird als Software as a Service genutzt."

Die Bedienung sei ebenfalls einfach. "Die Projektstruktur legt man im Unternehmen in einer Projektvorlage fest und ist dann für die Mitarbeiter vorgegeben, so dass die Anwender oft schon nach einer halben Stunden gut mit MemoMeister arbeiten können."

Neuerungen bei Weboberfläche

Zum Werteversprechen von MemoMeister gehört es, dass alle Informationen aus der digitalen Projektakte schnell verfügbar sein sollen. Foto: © MemoMeister/Freiraum GmbH

Im Mai 2022 konnte MemoMeister sein fünfjähriges Bestehen feiern. So wie seine Kunden ist auch das Software-Produkt mit der Zeit gewachsen. "Vor zwei Jahren haben wir eine neue Version der Mobile App entwickelt. Jetzt wurde die Webanwendung überarbeitet", sagt Achim Maisenbacher mit Blick auf die Neuerungen anlässlich des kleinen Jubiläums.

Dazu zählen eine umgestaltete Benutzeroberfläche, leichte Änderungen bei den Funktionen sowie ein schnellerer Zugriff. "Unser Werteversprechen lautet, dass unseren Anwender alle Daten so schnell wie möglich zur Verfügung stehen."

Preise von MemoMeister

Die Cloudsoftware MemoMeister ist als Freemium-Produkt "Bronze" kostenlos sowie in den Varianten "Silber" und Gold" kostenpflichtig verfügbar. Die kostenpflichtigen Versionen seien so konzipiert, dass die Funktionen und Zeitersparnisse sich im Unternehmen schnell um ein Vielfaches auszahlen würden.

Bei allen Versionen seien keine Installationskosten oder manuellen Updates nötig. Im Unternehmen müsse – bis auf mobile Endgeräte – keine Hardware angeschafft werden. "Das bedeutet auch, dass die Nutzung keine Wartungsarbeiten nach sich zieht. In der Summe werden EDV-Investitionen im Betrieb gesenkt", so Achim Maisenbacher.

MemoMeister kostenlos nutzen

Beim Freemium-Produkt "Bronze" ist der Funktionsumfang beschränkt und die Zahl der Projektordner auf 100 begrenzt. Die kostenlose Version richtet sich nach Angaben des Unternehmens an Einsteiger, die erste Erfahrungen mit der digitalen Projektakte sammeln wollen.

MemoMeister kostenpflichtig nutzen

Verschiedene Vorlagen können in MemoMeister importiert werden. Foto: © MemoMeister/Freiraum GmbH

Bei der Variante "Silber" ist die Anzahl der Projekte unbegrenzt. Zudem können Projektvorlagen individuell erstellt und Projektberichte personalisiert werden.

Bei jährlicher Zahlung werden für die Nutzung der Silber-Variante von MemoMeister pro Anwender monatlich 9,35 Euro fällig. Bei monatlicher Zahlung liegt der Preis bei 11 Euro im Monat (Stand: Juni 2022) Bei allen Preisen muss die Mehrwertsteuer dazugerechnet werden.

Bei der Variante "Gold" ist die Anzahl der Projekte ebenfalls unbegrenzt. Neben den Funktionen, die in der Variante "Silber" dabei sind, kommen unter anderem eine Signatur-Funktion, PDF-Bearbeitung und ein 360-Grad-Bilder-Viewer hinzu.

Bei jährlicher Zahlung werden für die Nutzung der Gold-Variante von MemoMeister pro Anwender monatlich 16,15 Euro fällig. Bei monatlicher Zahlung liegt der Preis bei 19 Euro im Monat (Stand: Juni 2022) Bei allen Preisen muss die Mehrwertsteuer dazugerechnet werden.

Live-Demo oder Video-Bericht

Einen Einblick, wie MemoMeister funktioniert, erhalten Interessenten bei einem 30-minütigen Live-Demo-Termin oder von einem Anwender in einem dreiminütigen Video auf YouTube.

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Nutzer von MemoMeister

Handwerker können passend zu den eigenen Abläufen eine Struktur nutzen und ihre Abläufe digitalisieren. Foto: © MemoMeister/Freiraum GmbH

Nach Angaben von Achim Maisenbacher nähert sich die Zahl der Anwender der Grenze von 10.000. "Im Kern des Konzepts liegt es, dass sich Bronze-Nutzer für die Variante Gold oder Silber entscheiden, sobald sie den Nutzen im Projektverlauf erkannt haben."

SHK-Handwerk dominiert

"Die meisten Anwender von MemoMeister kommen aus dem Bereich Gebäudetechnik und des SHK-Handwerks." Dahinter folgen Dachdecker, Elektriker, Stuckateure, Maler, Fliesenleger und Tischler. "Gerade bei Gewerken, die hohe Materialkosten einkalkulieren müssen, wird die Lösung gerne angenommen", so Achim Maisenbacher. Dies sei auch nicht verwunderlich. Denn Monteure sollen dokumentieren, dass sie alles nach Norm, Montageanleitung und Werksvorgaben eingebaut und in Betrieb genommen haben. "Eine gute Dokumentation reduziert viele Probleme, Fehlerursachen und Gewährleistungsprobleme schon im Voraus."

Kostenlose Tipps für Nutzer

Alle vier Wochen lädt MemoMeister seine Anwender zum "MacherMittwoch" ein. Zwischen 11:30 und 12 Uhr werden die neuesten Entwicklungen der Software vorgestellt. "Das kann ein Update, die partielle Verbesserung einer Funktion oder ein neuer Prozess sein, den ein Kunde implementiert hat", erklärt Achim Maisenbacher.

Die kurze, kostenlose Fortbildung um die Mittagszeit passe nach seinen Erfahrungen gut in den Arbeitsalltag von Handwerksbetrieben. "Software wird meistens nur zu einem Bruchteil genutzt. In dieser halben Stunden können wir immer wieder neue Features vorstellen, ohne dass die Mitarbeiter dafür eine Schulungsmaßnahme besuchen müssen", so der Geschäftsführer der Freiraum GmbH zum Format der Video-Sprechstunde.

Gewerke übergreifende Projekte

Einen neuen Prozess von MemoMeister hat Martin Holl angestoßen. Der Gründer und Geschäftsführer der Handwerkerplattform Check and Work setzt die digitale Projektakte ein, um mit seinen Mitgliedern an Projekte in ganz Deutschland zu arbeiten.

"Funktionen, die dafür nötig waren, sind in Form von Berichten, Freigaben und Gruppen schon lange vorhanden, sie wurden für das Geschäftsmodell von Check and Work allerdings zu einem ,Killerfeature'. Martin Holl hat es dann zum Wohle der Auftraggeber von Check and Work auf die Spitze getrieben" , freut sich Achim Maisenbacher. Projektleiter könnten damit von jeder Baustelle bundesweit innerhalb von Sekunden einen Bericht erzeugen. "Eine derart professionelle Qualitätssicherung in dieser Geschwindigkeit sind die großen Filialketten und Bauträger nicht gewohnt."

MemoMeister & Check and Work Der Kooperationsplattform "Check and Work" gehören rund 1.200 Handwerksbetriebe an. Die digitale Projektakte von MemoMeister ist eines von mehreren Tools, die den Partnerbetrieben dabei helfen sollen, alle Arbeitsschritte während eines Großprojekts zu überblicken und effizient zu organisieren. "Da wir alle Unterlagen in MemoMeister ablegen, die jeweiligen Termine im Kalender der Betriebe eintragen und sogar teilweise die Materialien bestellen, können sich unsere Mitglieder auf das konzentrieren, was sie am besten können – ihr Handwerk", erklärt Gründer und Geschäftsführer Martin Holl im Online-Artikel "Check and Work installiert PV-Anlagen mit Solar Start-up" auf handwerksblatt.de.

Handwerker auf Augenhöhe

Für Achim Maisenbacher sind die Machtverhältnisse auf dem Bau vielfach unausgeglichen. Bauträger, Planer und Architekten seien organisatorisch oft bestens aufgestellt und durch die Kontrollfunktion im Ablauf auch vermeintlich besser informiert.

Die Nutzer von MemoMeister seien oft die ausführenden Gewerke, die nur Teile des gesamten Projekts sehen. Sie könnten nun ihrerseits ihr Tablet oder Smartphone zücken, um Wichtiges festzuhalten, jederzeit ihren Projektordner öffnen und haben durch die darin abgelegten Fotos, Pläne, Protokolle und Videos oder bei Baubesprechungen die Möglichkeit, auf Augenhöhe mitzudiskutieren und ihre Rechte durchzusetzen.

"Jetzt habe ich ein Laserschwert", zitiert der Entwickler der digitalen Projektakte einen Kunden. Das Bild passt aus seiner Sicht. "Mit dem Smartphone hat man Infos immer am Mann."

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